Regisztrálás: A ’Programok regisztrációs adatai’ adatlap segítségével regisztrálni kell a programot, hogy a 30 tételes korlátozás megszűnjön. Ld. Regisztrálás fejezet
Ügyfelek adatainak felvitele az ügyféltörzsbe: Ha új vállalkozásnak szeretnénk könyvelni először fel kell tölteni az adatait. Ld. Ügyfél törzs kezelése fejezet
Program működésének beállításai: ld. Beállítások fejezet
Ügyfél választás. Könyvelési év kiválasztása: Az ügyfél választása menüpontnál kiválasztjuk azt a vállalkozást, amelynek könyvelését szeretnénk végezni. Ekkor automatikusan elindul a ’Könyvelési év váltása’ menüpont, ahol meg kell adnunk, melyik évet nyissa meg a program könyvelésre.
Főkönyvi törzs átalakítása (ha szükséges): A főkönyvi törzs alapállapotban is fel van töltve, de átalakítható. Egy ügyfélnél elég átalakítani a számlatükröt, ez aztán átmásolható a többi ügyfél törzsadataiba a ’Törzsadatok, nyitó tételek átvétele’ menüpont segítségével.
Könyvelés beállításai: Adott ügyfél aktuális könyvelési évéhez tartozó, könyvelésre vonatkozó beállításokat adhatjuk meg, pl. alapértelmezett pénztár és bank, valamint kimenő és bejövő számlák, valamint a vegyes napló sorszámának előtagjait. Ld. Könyvelés beállítások fejezet
Partner törzs feltöltése: Adott vállalkozás üzleti partnereinek nyilvántartásba vétele. Ld. Partner törzs kezelése fejezet. Természetesen a törzs könyvelés közben is bővíthető.
Nyitás: ’Könyvelés’ – ’Nyitó napló’ - ’Új sor’ gombbal egyenként vihetjük fel a nyitó tételeket főkönyvi számonként. Csak nyithatóként beállított főkönyvi számot (mérlegszámlát) választhatunk, vevő-szállító típusú főkönyvi szám esetén pedig meg kell adni a partnerkódot is.
Nyitás utáni rendező tételek: Pl. jan.1-én mérleg szerinti eredmény átvezetése az eredménytartalékba
Nyitott szállítók és vevők felvitele az analitikába: ’Könyvelés’ – ’Vevő-szállító napló’ – nyitott vevő/szállító felvitele a ’tétel csak a pü-i nyilvántartásban jelenjen meg’ bepipálásával. (Természetesen ezt csak az első évben kell megtenni, a következő éveknél már a pénzügyi nyilvántartás átmásolható a Törzsadatok, nyitó tételek átvétele menüponttal.)
Az előző, még nem a programmal könyvelt időszak utolsó napjára rögzítjük az eddig elszámolt értékcsökkenéseket, megadjuk a főkönyvi számokat, a megnevezésbe pedig beírjuk, hogy Nyitó ÉCS könyvelése.
Majd a ’Tovább’ gombra kattintunk. (Az ’ÉCS elszámolása’-t nem szabad megnyomni, mert akkor a program számolja ki az adott dátumra az értékcsökkenést, ami kis értékben eltérhet a ténylegesen elszámolt ÉCS-től!)
Az eszköz kartonján, valamint az eszközök kezelésében is megjelenik az „előző év végéig elszám. ÉCS”.