A kiválasztott ügyfél aktuális könyvelési évéhez tartozó, könyvelésre vonatkozó beállításokat adhatjuk meg. Ezek a beállítások a törzsadatokhoz hasonlóan átvihetők a következő könyvelési évre a „Törzsadatok, nyitó tételek átvitele” menüponttal. A beállítások egy része kényelmi szempontból került ide: pl. alapértelmezett pénztár ill. bank, hiszen ha adott esetben a leggyakrabban használt főkönyvi számot felajánlja a program, akkor sokkal hatékonyabban dolgozhatunk a programmal.

Minden könyvelésnél külön beállíthatók a következő adatok:

SORSZÁMOK:

• Az aktuális időszak beállításai: a kimenő számlák (vevő napló), bejövő számlák (szállító napló) és a vegyes napló sorszámozásának az előtagját lehet (kötelező) megadni, mivel ezek sorszámozása is külön fut.

• Az előző időszaki beállításai: vevő, ill. szállító számla előtagot nem lehet kitölteni - ennek tartalma csak a „Törzsadatok, nyitó tételek átvétele” menüpont lefuttatásakor módosulhat. Két egyforma előtag nem használható (pénztár, ill. bank előtagjával sem egyezhet). Csak akkor lehet módosítani, ha még nincs egyetlen tétel sem a naplóban. Itt megtekinthetjük az aktuális naplósorszámokat.
  Figyelem! A bejövő és kimenő számlák előtagjánál célszerű a könyvelési évre is hivatkozni (pl.: K12/; S12/), ugyanis a pénzügyi nyilvántartás tartalmazhat áthúzódó tételeket, és ezért az előtagot a sorszámok átfedésének elkerülése miatt minden könyvelési évben meg kell változtatni (ezért jelenik meg tájékoztatásként az előző időszak előtagja)! Ha azonos évből nyitunk meg egy új évet (pl.: előtársaságból a véglegeset), a program úgy képezi az előtagot, hogy a könyvelési évnek csak az utolsó számjegyét használja (pl.: K2/; S2/).

• Pénztárbizonylatok nyomtatásának felajánlása rögzítéskor: ha bejelöljük ezt az opciót, pénztárbizonylat rögzítésekor a „Mentés” gombra kattintva a program felajánlja a pénztárbizonylat nyomtatását. Ha utólag, egyszerre szeretné kinyomtatni a pénztárbizonylatokat a „Házipénztár (pénztárjelentés)” menüpont használatával, kapcsolja ki ezt a funkciót.

FŐKÖNYVI SZÁMOK 1:

• Alapértelmezett pénztár, bank, vevő, szállító, valamint a hozzájuk kapcsolódó áfa főkönyvi számok adhatók meg a gyorsabb adatfelvitel érdekében.

• Továbbá megadható még a nyitó mérleg számla, adózott eredmény elszámolása számla, mérleg szerinti eredmény, valamint a záró mérleg számla főkönyvi száma.

FŐKÖNYVI SZÁMOK 2:

• Vevő és szállító számlák árfolyamkülönbözete: Devizás könyvelés esetében megadhatjuk a vevő ill. szállító számlák árfolyamnyereség és veszteség főkönyvi számait. Ebben az esetben, ha devizás számlát egyenlítünk ki, a tétel mentésekor a program felajánlja, hogy a kiszámított árfolyamnyereséget, ill. veszteséget lekönyveli a vegyes naplóban.

• Másodlagos költséghely/költségnem könyvelés opció: Ha másodlagosan szeretnénk költséghely/költségnem könyvelést végezni akkor jelöljük meg ezt az opciót. Ebben az esetben meg kell adni a költségnem átvezetési számla főkönyvi számát is.

• Automatikus pénztári kerekítés könyvelése: Aktiválás után meg kell adni a bevételi és kiadási főkönyvi számokat. Ezután a pénztári tétel rögzítésekor a kerekítési opció automatikusan be lesz jelölve. Amennyiben nem 5-re vagy 0-ra végződik a bruttó összeg, akkor a program automatikusan új tételsort hoz létre, amellyel kiegészíti a kerekítés szabályai szerint a bruttó összeget úgy, hogy a számla végösszege 5-re vagy 0-ra végződjön.
   

FŐKÖNYVI SZÁMOK 3:

• Reprezentáció főkönyvi száma: amennyiben a program össze van kötve az RLB (hálózatos) bérszámfejtő programmal, úgy az itt megadott főkönyvi szám(ok)ra könyvelt tételeket az új bérszámfejtő programban a reprezentáció menüben fel tudjuk tölteni.
• Pénztár/bank átvezetési főkönyvi száma: A pénztárban ill. bankban erre a főkönyvi számra történő könyvelés esetén a program alapértelmezetten felajánlja az átvezetés lehetőségét. Devizás tételnél csak kiadásnál működik. A program az alapértelmezett pénztár ill. bank főkönyvi számot fogja felajánlani, a dátumot és a bizonylatszámot pedig a könyvelt bizonylat alapján. Az összeg nem változtatható meg, és kizárólag azonos devizanemű pénztár vagy bank esetén működik az átvezetés.

• Őstermelő főkönyvi számai: Az Alapadatok è Könyvelés beállításai è Főkönyvi számok 3 fülön megadhatunk egy főkönyvi szám intervallumot, amely esetben a program minden olyan tételt be fog gyűjteni, ami ezen főkönyvi számokra került könyvelésre olyan partnerre, ahol a partnertörzsben az őstermelő jelölve van.

• OSA-ból letöltött magánszemélyeknek kiállított számlák alapértelmezett partnerkódja: A magánszemély részére kiállított számlákat eddig nem lehetett csoportosan feldolgozni, mivel ezeket a számlákat úgy kell az Online Számla Rendszerbe beküldeni, hogy a magánszemélyt ne lehessen beazonosítani. Emiatt viszont üres partner adatokkal jelennek meg, az így lekért számlák. A V22.2 verziót követően a kimenő számlák OSA-ból történő csoportos könyvelésekor a táblázatban megjelennek a magánszemélyeknek kiállított számlák is, de könyvelés előtt a jogszabályoknak megfelelően meg kell adni a számlához tartozó partnert. Tisztában vagyunk vele, hogy fentiek ellenére sokan különböző segédprogramokkal a magánszemélyeknek kiállított számlákat egyetlen, azonos „magánszemély” partnerre adják fel. Bár továbbra sem értünk ezzel egyet, - és nyomatékosan felhívjuk a figyelmet, hogy a könyvelésben partnerenként kell értékelni a vevőket és a szállítókat, illetve az áfalistán a valós partnernévnek kell szerepelni, ha az ismert, - a könyvelés beállításaiban lehetőséget biztosítunk, hogy a magánszemély számlákat egy alapértelmezett partnerkóddal töltse fel a program, melyet könyvelés előtt számlánként módosítani szükséges! Felhívjuk továbbá a figyelmet, hogy léteznek olyan segédprogramok, amiknek a segítségével szabályosan, partneradatokkal és akár számlaképekkel együtt is átadható az összes kimenő számla, a magánszemélyeknek kiállítottak is! Ilyen szolgáltatás pl. a Cashbook, amelyről bővebben itt tájékozódhatnak.

BEÁLLÍTÁSOK

• Könyvelés beállításai:
  • Naplózás engedélyezése: A programban lehetőség van a könyvelő által végzett rögzítéseket, módosításokat, törléseket és beállításokat naplózni, melyhez be kell állítani ezt az opciót. Amennyiben be van kapcsolva a felhasználó jogok kezelése, akkor a felhasználó nevét, egyéb esetben a számítógép nevét is tárolja a program. További tudnivalók a Napló menüpontban.
  • Pénztár/bank egyenlegek automatikus újraszámítása: A pénztár/bank naplóban tétel módosításánál ill. törlésénél a program az egyenleget automatikusan újraszámítja, ha ez az opció be van jelölve.
• Időszaki zárás: Az opció bejelölése esetén megadható, hogy csak figyelmeztessen a program, vagy tiltsa is le a könyvelést, ha lezárt időszakra szeretnénk könyvelési tételt rögzíteni. Bejelölésekor a zárás dátumát kötelezően meg kell adni és zárási időszakonként újra módosítani kell. További tudnivaló ezzel kapcsolatosan, hogy az Adatok rendezése csak a megadott dátum után sorszámozza újra a tételeket. A lezárt időszakban megnézi a legnagyobb naplósorszámot a program, és az lesz a kezdő sorszám az adatok rendezésekor. Így előfordulhat, hogy  rendezés után lesznek olyan sorszámok amik nem kerülnek kiosztásra.
• Készpénzes számlák automatikus kiegyenlítése: amennyiben be van pipálva az opció, a szállító/vevő számlák könyveléskor, ha készpénzes fizetési módot választunk, a számla mentésekor program érzékelni fogja, hogy készpénzes számlát könyveltünk és ezért felajánlja a kiegyenlítést a pénztárba.
• Kontírozás beállítása megjegyzés alapján:
  • Főkönyvi szám szerint összegző*: A már megszokott módon történik a kontírozás. A nettó és áfa főkönyvi szám szerint összesít a program. A karton megjegyzés a fejlécben megadott feljegyzés lesz.
  • Bruttó és áfa főkönyvi szám szerint összegző*: a program figyeli a megjegyzés szövegét, és ha azonos főkönyvi számot, de eltérő megjegyzést talál, akkor új nettó kontírozási sort hoz létre. A kontírozás alsó részén megjelenik a megjegyzés szövege is. Ennél a beállításnál a tételsorok rögzítésekor munkaszámot is lehet megadni.
  • Nem összegző: A program a vevő/szállító, pénztár/bank és vegyes kontírozást külön kezeli. A vevő/szállító, pénztár/bank napló kontírozásánál a program csak a bruttó főkönyvi számot összesíti, a nettót és áfát külön soron jeleníti meg függetlenül a megjegyzéstől és a főkönyvi számoktól. A vegyes naplóban viszont a bruttó főkönyvi számot is külön soron jeleníti meg.
• Dátum kezelés:
  • Teljes dátum: a dátum mezőben a teljes dátum kerüljön kijelölésre egérkattintásra, vagy TAB-bal a mezőre lépve: [2022.01.26], ez tulajdonképpen az eddigi működés,
  • a hónap-nap legyen kijelölve (ilyenkor csak a hónapot és napot kell beírni, az évet nem): [2022.01.26]
  • csak a nap legyen kijelölve (ilyenkor csak a napot kell beírni, az évet és a hónapot nem): [2022.01.26]

Tudnivalók a dátumbevitelről:

• • egyelőre nem minden képernyőn működik, csak az adatbeviteli képernyőkön,
  • F2-vel a dátum továbbra is kiválasztható naptárból,
  • F3-F4 billentyűkkel a dátum léptethető,
  • ha mégis módosítani szeretnénk az éven, a nyilakkal, vagy a HOME billentyűvel léphetünk a mező elejére vagy a megfelelő helyre,
  • dupla kattintással minden esetben a teljes dátum lesz kijelölve.

*Ha munkaszámra való bontást használunk, akkor az alábbi linken találhatunk hozzá részletes leírást: Munkaszámok használata