A tárgyi eszközök kezelése gyakorlatilag nagyon hasonlít a törzsadatok kezeléséhez. Az ’Új tétel’-lel vihetünk fel új eszközt, a ’Módosítás’-sal módosíthatjuk, a törléssel pedig törölhetjük az adatokat. Új tárgyi eszköz rögzítésekor amennyiben az „Új tétel” gombra jobb egérgombbal kattintunk, akkor a program lemásolja azt az eszközt, amelyen állunk és az új eszköz adataiba minden adatot bemásol a leltári szám kivételével. Ez akkor hasznos, ha több egyforma, vagy nagyon hasonló eszközt kell egymás után rögzíteni, így csak a változásokat kell átírni.

Lássuk az egyes fülek tartalmát:

Eszközök alapadatai:

• Leltári szám: Az eszköz azonosítója, a felhasználó adja meg, de a program nem enged meg két egyforma leltári számot. A leltári szám melletti mező azt a célt szolgálja, hogy ha a leltári számokat következesen adtuk pl.: 21/001, 21/002 stb., akkor a „21” beírása után a program az adott mezőben megjeleníti az utolsó eszköz leltári számát. Ebből tudható, hogy milyen számot kell adni a következő eszköznek. Amennyiben a leltári szám mezőben megnyomjuk az F2 billentyűt, akkor megjelenik egy lista az eszközökről, melyben lehet leltári szám szerint keresni.
• Megnevezés: értelemszerűen.
• Eszköz típusa: Négyféle lehet: Tárgyi eszköz, Immateriális javak, vagy Kis értékű tárgyi eszközök, Kis értékű immateriális javak. Ha a kis értékűt választjuk, a program azonnal elszámolja az értékcsökkenést az aktiválás napján, és felvezeti a kartonra.
• Hely/helyiség: az eszközök elhelyezésük szerinti csoportosítását szolgálja.
• Munkaszám: kitöltése nem kötelező.
• Gyári szám: kitöltése nem kötelező.
• Beszerzés ideje: értelemszerűen.
• Cashbook számla társítása: a CashBook-ból érkezett számlákat társíthatjuk az eszközhöz
• Számlakép megtekintése: megnézhetjük a számla képét. Amennyiben a CashBook-ból kézzel könyelünk számlát, és fel is rögzítjük a tárgyi eszközt, akkor ez automatikusan össze lesz rendelve.

• Bizonylatszám: a beszerzésről szóló számla száma tárolható el.

• Partner: az eladó tárolható el.
• Üzembe helyezve: értelemszerűen. Ekkortól kezdődik az ÉCS számítása.
• Beszerzési egységár: a tárgyi eszköz ÁFA nélküli egységára. Lehetőség van csoportosan nyilvántartott tárgyi eszközök rögzítésére, ezért van a bruttó érték egységárra és mennyiségre osztva.
• Mennyiség: értelemszerűen.
• Bruttó érték: Az eszköz aktuális bruttó értéke, a program számítja ki az egységárból és a mennyiségből. A bruttó érték alakulását a kartonon követhetjük, ebben a mezőben mindig az utolsó érték szerepel.
• Fejlesztési tartalék: A program figyelembe veszi az adótörvény szerinti értékcsökkenés számításakor. Az értékcsökkenés elszámolása a beírt fejlesztési tartalék mértékének megfelelően előbb fog befejeződni. Mentéskor a program automatikusan elszámolja az ATV szerinti ÉCS-t a fejlesztési tartalék mértékében a beszerzés dátumával, miután a Szeretné elszámolni a fejlesztési tartalékot? kérdésre "igen"-nel válaszolunk. (Ha a régi programból veszünk át adatokat, akkor az eredeti fejlesztési tartalék  berögzíthető ebbe a mezőbe. Ilyenkor viszont a program nem ajánlja fel automatikuson a könyvelést,  Csak abban az esetben ha még más mozgás nem volt.)
• DEMINIMIS: csak tájékoztató adatként lehet megadni, figyelmen kívül hagyja a program. Az eszköz listán lehet rá szűkíteni, illetve a kartonon továbbra is megjelenik.
• Eszköz főkönyvi száma (T): a tárgyi eszköz nyilvántartási számla főkönyvi száma (pl.: 131)
• ÉCS főkönyvi száma (K): az értékcsökkenés nyilvántartási számla főkönyvi száma (pl.: 139)
• ÉCS ellenszámla száma (T): a terv szerinti értékcsökkenés költségszámla száma (pl.: 571)
• Kivezetve: Az eszköz nyilvántartásból történő kivezetésének dátuma.

A tárgyi eszköz kezelésben lehet rögzíteni nullás eszközöket, de üzembe helyezni nem engedi a program, ezért sem kivezetni, sem ÉCS-t elszámolni nem lehet az adott eszközre.

Értékváltozás esetén (ha a bruttó érték nagyobb, mint nulla) akkor már üzembe helyezést, ÉCS elszámolást és a kivezetést is engedni fogja (az utóbbi kettőt természetesen csak akkor, ha már az eszközt üzembe helyeztük).

Értékcsökkenés adatok:

A következő értékeket külön kell megadni az adótörvény szerinti és a számviteli törvény szerinti értékcsökkenés számításához:

• Leírási kulcs (%): a leírás kulcsát kell megadni. Ezekből számolja ki a program a leírás várható végét, amit felhasznál az ÉCS elszámolásakor.
• Leírás várható vége: a program számolja ki a „Mentés” gomb megnyomásakor az aktiválás dátumából és a leírási kulcsból. Értéke a számviteli törvény szerinti számítás esetében módosítható: ha értéknövelő beruházás esetén a törvény szerint újra kell értékelnünk az eszközt: megváltozhat a maradvány értéke és/vagy a használati ideje. Adótörvény szerinti értékcsökkenés számításnál csak a leírás várható vége módosul, de azt a program kiszámolja, felhasználó által nem módosítható.
• Nullára írva: az a dátum, amikor az eszköz nettó értéke elérte a nullát (számviteli törvény esetén a maradványértéket). Nem feltétlen egyezik meg a leírás várható végével (selejtezés, káresemény, értékesítés), lásd: értékváltozások, kivezetés.
• Utolsó elszámolás dátuma: a program tölti ki, közvetlenül nem módosítható.
• Maradványérték: Az aktuális számviteli törvényben előírt érték, mellyel csökkenteni kell a bruttó értéket a számviteli törvény szerinti értékcsökkenés számításakor.
• Beruházási kedvezmény: Az igénybevett beruházási kedvezménybe beírt adat csak tájékoztató jellegű, nem számol vele a program.
• Aktuális bruttó érték: értéke akkor tér el az eredeti bruttó értéktől, ha ráaktiválás történt.
• Előző év végéig elszámolt ÉCS: Az aktuális könyvelési év előtt elszámolt ÉCS közvetlenül nem módosítható, lásd: Értékváltozások.
• Idén elszámolt ÉCS: Az aktuális könyvelési évben elszámolt ÉCS (ami az aktuális évi eredményt csökkenti). Közvetlenül nem módosítható, lásd: Értékváltozások.
• Aktuális nettó érték: Az eszköz nyilvántartás szerinti nettó értéke. (Bruttó érték - Eddig elsz. ÉCS - idén elsz. ÉCS). Közvetlenül nem módosítható, lásd: értékváltozások.

Az Értékcsökkenés számításáról további információt a következő linkre kattintva olvashatunk: Értékcsökkenés számításáról

Tartozékok, feljegyzések

Az eszköz tartozékai tárolhatók el, ill. feljegyzéseket készíthetünk. Nyilvántartásuk csak mennyiségben történik, értékben nem. A táblázatba az „Új tartozék” gombbal vihetünk fel új sort, a mennyiséget közvetlenül a táblázatban lehet megadni, ill. módosítani. A „Törlés” gombbal törölhetjük a kijelölt sort a táblázatból. A tartozékok nyomtatásban sehol sem jelennek meg, kizárólag ebben a táblázatban láthatók.

Értékváltozások (kartonok)

Az eszközön történt értékváltozások (bruttó érték változása, ÉCS elszámolása, kivezetés, kontírozás módosítása) kezelésére szolgál. Az első és legfontosabb tudnivaló, hogy csak időrendben dolgozhatunk benne! A táblázatban lévő adatokból számolja ki a program az Értékcsökkenés adatok fülnél ismertetett egyes mezők értékét (ÉCS, nettó érték).

Az első sor - ami a beszerzést tartalmazza - automatikusan kerül a nyilvántartásba, nem törölhető! A táblázatban sárga oszlopokban találhatóak a számviteli, világoskékkel az adótörvény szerinti értékcsökkenésre vonatkozó adatok, a táblázat utolsó oszlopaiban pedig a főkönyvi számok. Az adatok is különböző színekkel vannak feltüntetve: feketével a bruttó érték és a számviteli törvény szerinti ÉCS változások (könyvelendő adatok), míg kékkel az adótörvény szerint számolt ÉCS változások.

Kartont természetesen külön lehet nyomtatni adó- ill. számviteli törvény szerint az ablak jobb felső sarkában található nyomtatás ikon megnyomásával.

A törlés gombbal törölhetünk egy sort a táblázatból, de mindig CSAK AZ UTOLSÓT! Ha bruttó érték változást törlünk, ellenőriznünk kell a leírási kulcsot, mert valószínűleg meg kell változtatni. Bővebben az „Értékcsökkenés számítása” fejezetnél.

Az „ÉCS elszámolása” és a „Bruttó érték változás” és „Kivezetés” gombok használatáról külön fejezetekben olvashat.

Módosítás esetén az „Eszköz alapadatai” fülön a megnevezés, helység, munkaszám, gyári szám, bizonylatszám és partner, a főkönyvi számok és a fejlesztési tartalék módosíthatók. Ha főkönyvi számot módosítunk, akkor csak a módosítás utáni elszámolásoknál tudja a program az új főkönyvi számokat figyelembe venni.  Ha módosítjuk az eszközhöz tartozó munkaszámot akkor megkérdezi a program, hogy az összes eddigi mozgásnál figyelembe vegye a módosítást, vagy sem. Fejlesztési tartalék módosítása esetén a program automatikus könyvelést csak akkor végez, ha még a beszerzésen kívül nem volt más mozgás, egyéb esetben csak figyelmeztet, hogy az automatikus könyvelés nem történt meg.

Az „Értékcsökkenés adatok.” fülön csak a leírási kulcs, a leírás várható vége és a maradványérték módosítható. Ekkor valamely érték módosítása esetén a program módosítja a többi értékét is, melynek módját a „Bruttó érték változása” fejezetben ismertetjük. Amennyiben más értéket írtunk el, törölni kell a tételt, majd újra rögzíteni.

Kontírozás módosítása azoknál a mozgásoknál aktív, ahol meg van adva főkönyvi szám. Ha még nincs üzembe helyezve az eszköz, vagy a beszerzés és az üzembe helyezés dátuma eltér, akkor a beszerzés nem módosítható. A beszerzés mozgásnál a megjegyzés nem módosítható.

A „Kontírozás módosítása” gombra kattintva a következő ablak jelenik meg, ahol módosíthatjuk a főkönyvi számokat, és bizonyos mozgásoknál a megjegyzést is:

Tárgyi eszközök importálása: A programban lehetőség van külső állományból importálni a tárgyi eszköz adatokat. Az importálást az Alapadatok / Törzsadatok importálása csv-ből menüpontban tudjuk elvégezni, az ehhez szükséges struktúra leírást a menüpontban található "i" gombra kattintva találjuk.

 Amennyiben a betöltendő állományban van olyan eszköz, amelynek a státusza "nullára írva", importálást követően "ÉCS folyamatban" státuszúként fog megjelenni. A betöltést követően le kell futtatni a Könyvelés / Hibakeresés menüpontban található Tárgyi eszközök újraszámítását, ezt követően a nullára írt eszközök is helyesen fognak megjelenni a tárgyi eszközök kezelésében.