Törzsadatokról általános tudnivalókat a következő linkre kattintva olvashat: Törzsadatok

Ha új vállalkozásnak szeretnénk könyvelni, először itt kell feltölteni az adatait.

Új vállalkozó esetén nyomjuk meg az 'Új tétel' feliratú gombot. Először egy négyjegyű azonosítót kell megadnunk (erre az állománynevek kialakításához van szükség). Az azonosító megválasztásánál a következőkre kell ügyelni:

• lehetőleg csak az angol ABC betűit használjuk (ékezetest ne!),
• ne tartalmazzon szóközt (space),
• legalább egy karakter hosszúnak kell  lennie,
• ajánlott a vállalkozás nevéhez hasonlót választani (pl. monogramot)
• az azonosító később nem módosítható.

Keresés mező: A táblázatban lévő oszlopokban kereshetünk (ügyfél neve, város, adószám) attól függően melyik oszlop van kiválasztva.

Importálás: az „Importálás” gomb segítségével más RLB-s programokból lehet az ügyfelek törzsadatait importálni. 

A funkció kizárólag az ügyféltörzsben szereplő adatokat veszi át, semmilyen más könyvelési, bérszámfejtési, vagy házipénztár adat nem kerül átvételre. Olyan esetben használható jól, ha pl. újonnan került megvásárlásra a könyvelő program és a bérprogram, és hogy az ügyfeleket csak egyszer kelljen rögzíteni a bérprogramba, a kettősbe pedig át lehessen azt venni.

Az ügyfelekről sok hasznos adatot eltárolhatunk, de az azonosítón és a néven kívül a többit nem kötelező kitölteni (de célszerű, mert itt egy helyen mind megtalálható lesz, valamint a bevallások exportálásához szükség is lesz rá).

Ha az ügyfél magánszemély vagy egyéni vállalkozó a „Név (m.sz.) sorban a titulus/vezetéknév/keresztnév mezőket kell kitölteni, ekkor a program automatikusan kitölti a „Név” mezőt is, mivel a program listáiban és több bevallásban továbbra is egyetlen mezőben kell megadni a nevet. Ha nem magánszemély az ügyfél akkor a Név (m.sz.) mezőt üresen kell hagyni, és a „Név” mezőbe kell írni. Az ügyféltörzs név mezője maximum 60 karakter lehet.

Az ügyféltörzs kezelésében megjelent a Partnerkövető funkció, mellyel az ügyfelek adatai lekérdezhetők. A partnertörzshöz hasonlóan az adószám átkerült az Adatok 1. fülre. Amennyiben a név, vagy adószám valamelyikét kitöltöttük, akkor az adott mezőben állva elég, ha megnyomjuk az F2 billentyűt és a Partnerkövető megkeresi az ügyfél adatait, majd kitölti a megfelelő sorokat. Az F2 billentyű megnyomásával egyenértékű a gomb megnyomása, melynek felirata attól függően változik, hogy a név, vagy az adószám mezőben állunk. 

Ellenőrzés: Az ellenőrzött ügyfél nevét, címét, adószámát megjeleníti a program partnerkövető.hu-ról kapott adatok alapján, valamint a saját ügyfél törzs alapján. Az egyező adatokat zöld színnel láthatjuk, míg a nem egyezőket pirossal. Ez lehet elírásból vagy változásból adódóan, sőt így ellenőrizhető az adószám változása is, ha az áfa alanyiságot jelző szám, vagy a megyekód változik. A szöveges mezőket a program úgy veti össze, hogy csak a betűket és a számokat vizsgálja, és nem különbözteti meg a kis és nagybetűt. 
Amennyiben egyetlen piros mezőt is láthatunk, megjelenik az „Adatok frissítése” gomb, aminek segítségével a pirossal jelölt adatok aktualizálhatók az ügyfél törzsben a partnerkövető.hu adataira. Ha a név nem teljesen egyezik minden karakterben, de zöld színű a mező, nem kerül felülírásra, illetve az adatok melletti pipákkal beállíthatjuk, hogy mely adatok kerüljenek frissítésre. Az „ellenőrzés eredménye” sáv színével is felhívja a program a figyelmet a négy féle ellenőrzési szempont eredménye alapján: ha minden rendben van, a sáv zöld, ha csak a múltbeli eljárásra kaptunk figyelmeztetést, mely már lezárult, akkor narancssárga, ha bármely más figyelmeztetést kaptunk, akkor a sáv pirosra vált. Információkat kapunk továbbá a Partnerkövető előfizetésünk állapotáról.

Inaktív opció: Az ügyfél törzsben beállíthatók a vállalkozások inaktívként. Erre akkor lehet szükség, ha már nem könyvelünk az illető vállalkozásnak, így ezeket a vállalkozásokat nem választhatjuk ki az ügyfél kiválasztása menüpontban. Ha viszont újra szükségünk van az adatokra, csak ki kell vennünk a pipát a törzsben az „inaktív” opcióból, és máris újra kiválaszthatók a könyvelések. Alapesetben az állományok rendezése sem fut le ezekre a könyvelésekre. Természetesen az éppen kiválasztott ügyfél nem állítható be inaktívként.

Online számla beállítások: a programban lehetőség van a NAV rendszeréből letölthető vevői, szállítói számlák fogadására. Mivel az ehhez szükséges beállítások ügyfelenként eltérőek, ezért először az Alapadatok ⇒ Ügyfél törzs kezelése ⇒ Adatok 1. fülnél az „Online számla beállítások” gombra kattintva meg kell adni a NAV Online Számla rendszerben létrehozott technikai felhasználó felhasználói nevét, jelszavát és XML aláírókulcsát. Amennyiben minden adatot helyesen beírtunk, akkor célszerű a teszt gombra kattintani. Amennyiben a NAV rendszer megfelelően működik és helyesek az adatok, akkor a program visszajelzést ad a sikeres tesztelésről. 

ADATOK 2. FÜLÖN BEÁLLÍTHATÓ OPCIÓK:

• EVA alany: EVÁ-s cég esetén pipáljuk be az „EVA alany” opciót, és ekkor a bérösszesítőben és a bérfeladásban a szakképzési hozzájárulást nem a számfejtett bér alapján számolja a program, hanem mindenkinek a minimálbér kétszerese után. Ezen funkciónak az EVA megszüntetése miatt már nincs hatása, 2021-től nem választható ez az opció a programban.

• Mezőgazdasági kompenzációs felár kezelése: Ha a vállalkozó mezőgazdasági jellegű tevékenységet folytat, pipáljuk be ezt az opciót. Ekkor az áfa százalékok között megjelenik a 7%-os és a 12%-os mezőgazdasági kompenzációs felár, valamint elérhetővé válnak a mezőgazdasági termékek tételes bevallásával kapcsolatos opciók.

• Pénzforgalmi áfa: ha a vállalkozás ezt választotta be kell jelölni. Ennek hatása van a vevő/szállító számlák rögzítésére.

• Áfaalany: Alapértelmezetten minden újonnan rögzített ügyfélnél a pipa be van jelölve. Ha egy ügyfél nem Áfaalany, akkor a külső forrás-ból fogadott számlák esetén a program minden számlát úgy fogad, hogy a tételsorokban nem lesz benne az Áfa pipa és függetle-nül attól, hogy a tétel Áfás, vagy sem, a program bruttó módon, Áfa nélkül fogja könyvelni. A régi programból való importálás esetén a program az adószámból próbálja meg eldönteni, hogy az ügyfél Áfaalany-e. Ha nincs megadva adószám, akkor auto-matikusan adóalanynak fogja tekinteni. Könyvelés visszatöltésekor figyeli, hogy a kapott mentésben szerepel-e ez a mező és ha nem, akkor automatikusan Áfaalanyként fogja bejelölni.

• Eltérő üzleti év: Ha a vállalkozás a naptári évtől eltérő üzleti évet használ lehetőség van beállítani ezt a programban úgy, hogy be kell pipálni az „Eltérő üzleti év” funkciót és meg kell adni az üzleti év fordulónapját.

• Devizás: Devizás ügyfelek esetén jelöljük be ezt az opciót, mert a devizás funkciók csak a devizásként megjelölt ügyfeleknél jelennek meg.

• KATA alany 

• KIVA alany

• MSZ bontás: Munkaszámmal kapcsolatban részletes leírást találhatunk az alábbi linken: Munkaszámok használata

• Eredménykimutatás típusa: Kiválaszthatjuk, hogy az adott ügyfél összköltség vagy forgalmi típusú eredménykimutatást készít. A főkönyvi törzs kezelése menüpontban azoknál a főkönyvi számoknál amelyeknek az eredménykimutatásban kell megjelennie, a program az itt megjelölt típusú eredménykimutatásnak megfelelő sorokat ajánlja fel kiválasztásra.

• Gazdasági események használata: Kiválasztható, hogy az adott ügyfélnél kívánjuk-e használni ezt az opciót. Ha nem szeretnénk használni, akkor válassza ki a „Nincs használatban” feliratot. Ha használni szeretnénk a funkciót, akkor választhatunk az „Egyszerű” és az „Összetett” mód közül. További tudnivalók a „Gazdasági eseménytörzs használata” menüpontban.

• PDF jelszó (e-mail): Az e-mail küldésből elkészített mellékleteknél lehetőségünk van jelszót adni a pdf megnyitásához. A jelszónál kiválaszthatjuk, hogy mindig ugyanazt a jelszót használjuk (adott jelszó), vagy kérdezzen rá minden előállításnál (mindig rákérdez). Ez esetben az alapértelmezetten megadott jelszót fogja bekészíteni, de az szabadon átírható. Továbbá dönthetünk úgy is, hogy nem használunk jelszót (nincs használatban).

BANK FÜL:

Itt adhatja meg az ügyfél banki adatait.

CÍMEK FÜL:

Itt adhatja meg az ügyfél székhely és telephelyi adatait. 

JOGOSULTSÁGOK FÜL:

Ez a fül csak abban az esetben aktív, ha az ’Alapadatok’ főmenü – ’Beállítások’ menüpont – ’Alapbeállítások’ fül alatt a ’Felhasználói jogok használata’ opció be van jelölve, valamint adminisztrátorként vagyunk bejelentkezve, mivel a Jogosultságok fül kizárólag adminisztrátorok számára elérhető! Lásd még Alapadatok főmenü – Felhasználói jogok menüpont.

A jogosultságok fülön a bal oldali négyzetben a felhasználói jogosultsággal rendelkező személyek nevei láthatók. A következő négyzetben pedig a kiválasztott ügyfélhez hozzárendelt felhasználók. A bal oldali négyzetből a nevek a két négyzet közötti nyilak segítségével helyezhetők át a másik négyzetbe a nyilak irányának megfelelően. A szimpla nyilakkal egy kiválasztott felhasználót, a dupla nyilakkal az összes felhasználót tudjuk az egyik listából a másikba áthelyezni. Ha a második négyzetben lévő nevekből egyet kijelölünk, akkor hozzárendelhetjük, hogy a főkönyvi könyvelés, valamint a tárgyi eszközök tekintetében milyen jogosultsága van az adott ügyfélre vonatkozóan. A jogosultág három féle lehet: letiltva, betekintés, engedélyezve.