Pénzügyi nyilvántartás állapota egy megadott időpontban

A vevő-szállító napló megjelenítésére szolgáló menüpont tölti be a pénzügyi nyilvántartás szerepét is.

A „Vevő/Szállító napló” menüpontot elindítva a program megkérdezi, hogy a pénzügyi nyilvántartás aktuális állapotára vagyunk kíváncsiak, vagy szeretnénk, ha a kiegyenlítéseket „visszapörgetné” egy megadott dátum szerinti állapotra. Ezzel kapcsolatban az alábbiakat kell szem előtt tartani:

• A visszaállítást csak azoknál a tételeknél tudja elvégezni a program, amelyek a pénztár, bank ill. vegyes naplóban az automatikus kiegyenlítéssel lettek rendezve. Ennek oka, hogy a pénztár/bank, valamint vegyes naplóba a kiegyenlítés során bekerülő hivatkozás mező alapján tudja elvégezni a visszaállítást a program. Ezzel kapcsolatban módosítottuk a pénztár/bank és a vegyes napló listázását tartalmazó menüpontokat abban a tekintetben, hogy ha nem az automatikus kiegyenlítést  alkalmaztuk, akkor is létre tudjuk hozni a kapcsolatot a vevő/szállító tétel és a kiegyenlítése között. A pénztár/bank és a vegyes napló listájában található egy hivatkozás oszlop, amely a kiegyenlített vevő/szállító tétel sorszámára utal. A Vevő/szállító kiegyenlítés gombra kattintva utólagosan hozzárendelhetjük a hivatkozást az adott banki tételhez. Illetve ha a Vevő/szállító kiegyenlítés gombra az egér jobb gombjával kattintunk, akkor törlődik a kiegyenlítés. Ezzel a törléssel egy időben a vevő/szállító naplóban is törlődik a kiegyenlítés dátuma, és összege.  
• A korábbi állapot visszaállítása során csak a kiegyenlítések változnak, a megadott dátum utáni tételek ugyanúgy szerepelnek a listában, tehát ha ténylegesen egy korábbi állapotra vagyunk kíváncsiak (nem csak a kiegyenlítések tekintetében), a listát még le kell szűkíteni dátum szerint.
• Ha a listát korábbi állapot szerint kértük le akkor a Rendezések gomb kivételével az összes gomb inaktív.

A megjelenő táblázatban láthatóak a felvitt vevő-szállító számlák adatai, az utolsó oszlopban pedig hogy a számla végösszegéből mennyi lett rendezve. A sárga háttérrel jelöltek a főkönyvben nem szereplő tételek (pl. előző időszakból átvett rendezetlen számlák – lásd még: Vevő-szállító számlák rögzítése, Adatok átvétele előző évből).

A képernyő bal oldalán látható függőlegesen elhelyezkedő gombok (Szűkítés, Keresés, Összegzés, stb.) a Listázások menüpontban leírtak szerint működnek. Az oszlopainak fejlécére kattintva megváltoztathatjuk a lista sorrendjét. A táblázat fölött elhelyezkedő Gyorskeresés mező segítségével a kiválasztott oszlop adatai szerint kereshetünk. Pl: A partner neve van kiválasztva, és beírunk egy „P” betűt, csak a P-vel kezdődő partnerek maradnak a listában.

A Pénzügyi levelekről külön menüpontban találunk részletes leírást, részletek itt: Pü.levelek

Behajtási költségátalányt érintő számlák: A szűkítés alatt opcionálisan beállítható hogy ezekre a számlákra szűkítsünk. Ha bejelöljük a program kiveszi a vevő opcióból a pipát, és csak azokat a tételek maradnak a listában, amelyeknek lejárt a fizetési határideje, és még nincs kiegyenlítve teljes egészében, ill. ha ki lett fizetve, de a kiegyenlítés dátuma későbbi, mint a fizetési határidő. A listából kiszűri a program a  bankkártyás tételeket, mivel ezeknél a fizetési határidő a számla kelte, de a bank sokszor csak napokkal később szerepelteti a terhelést a kivonaton.

Kiegyenlítés dátuma oszlop: Az utolsó részkiegyenlítés(!) dátumával tölti fel a program ennek az oszlopnak az értékét. A program a pénztár/bank/vegyes naplóban szereplő hivatkozás alapját tudja kitölteni a dátumot, tehát csak akkor kapunk helyes értéket, ha a számlák kiegyenlítéseit a számla automatikus kiegyenlítése funkcióval végezzük el!

Lejárat oszlop: A teljes egészében kiegyenlített számla esetén az oszlopban a „rend.” felirat jelenik meg (rendezett számla), a kiegyenlítetlen, vagy csak részben rendezett számla esetén egy számot láthatunk az oszlopban, mely azt mutatja meg, hogy hány napot késtünk a fizetéssel. Értelemszerűen ha itt negatív számot látunk, még nem jött el a fizetési határidő, míg pozitív számok esetén már lejárt a fizetési határidő. A mező háttérszíne zöld, ha még nem járt le, illetve sárga-narancs-vörös attól függően, mennyi ideje járt le a fizetési határidő. A lejárat napjainak számát a program a napi dátumhoz képest számolja ha aktuális listát kértünk, és a megadott dátum alapján, ha a listát ez alapján kértük.

A kijelölt tétel a „Módosítás” gombbal módosítható, a „Törlés” gombbal törölhető. Lehetőség van egyszerre több tételt is törölni, ha előtte a space gombbal kijelöljük azokat. Figyelem! Ha a dátumon módosítunk ill. törlünk a naplóból, nem fut le automatikusan a rendezés és a naplók újra sorszámozása, mint azt az egyszeres programoknál megszokhattuk! Ennek oka, hogy a rendezési algoritmus bonyolultsága miatt - különösen sok tétel esetén - hosszabb ideig tart. Ha tételt módosítottunk vagy töröltünk, még a listák, kimutatások lekérése előtt ne felejtsük el lefuttatni a rendezést! (Lásd: Adatok rendezése).

A „Kiegyenlítés könyvelése” gombbal elvégezhetjük egy adott számla kiegyenlítését úgy, hogy a program a feljövő ablak segítségével, és annak kitöltésével elkészíti a pénztár ill. bankbizonylatot a pénztár, ill. banknaplóban. Lehetőség van csoportos kiegyenlítésre is. A kiegyenlítendő számlákat ez esetben a space gombbal tudjuk kijelölni (a kijelölt sor rózsaszínűre vált), majd a kijelölés után a kiegyenlítés könyvelése gombra kattintva a program elkészíti a pénztár ill. bankbizonylatokat. Devizás számlák kiegyenlítésére külön menüpontot találunk ezen a linken: Devizás számlák kiegyenlítése

A „Kiegyenlítés beállítása” gombbal kézzel beállíthatjuk, hogy az adott számla milyen mértékben van kiegyenlítve (ha nem automatikus könyveléssel egyenlítettük ki). Itt megadható a kiegyenlítés dátuma is.

A „Rendezések” gombbal megtekinthetjük, hogy a kiválasztott tétel mely pénztár vagy bank, esetleg vegyes bizonylat(ok)on lett kiegyenlítve. A program az előző időszaki kiegyenlítéseket is mutatja.

Az „Átértékelés” (csak devizás ügyfél esetén jelenik meg és devizás számlán állva aktív) az év végi, ki nem egyenlített devizás számlák átértékelését segíti. Az átértékelés során a program kiszámolja az árfolyam nyereséget ill. veszteséget, majd mentést követően automatikusan le is könyveli a vegyes naplóban, majd kiírja a Könyvelés sikeresen megtörtént üzenetet. Ezzel a funkcióval tulajdonképpen az analitika „szinkronizálását” végezhetjük el. Az automatikus könyvelés feltétele, hogy az Alapadatok főmenü – Könyvelés beállításai menüpontban ki legyen töltve a Főkönyvi számok 2 fülön a vevő ill. szállító számlák árfolyam különbözete mezőkben lévő főkönyvi számok. Az analitikában az átértékelés elvégezhető a pénzügyi nyilvántartás átvétele előtt az előző évben, illetve átvétel után a következő évben.

Az átértékelés tulajdonképpen abból áll, hogy a megjelenő képernyőben láthatjuk a számla deviza értékét és eredeti árfolyamát. Az árfolyamot át kell írni az új, év végi árfolyamra, így a program újraszámítja a számla forintértékét. Az új árfolyam a „Tovább” gombbal menthető.

FONTOS! Az átértékelt számláknak a fejlécében írja át a program a forintértéket az új árfolyam alapján, a számlasorokban nem. Ennek oka, hogy ha átszámolnánk a számlasorokat, ezzel megváltozna az áfa nyilvántartás is (ugyanis azt a számlasorok alapján készíti el a program). Ez a program működése szempontjából nem okoz problémát, viszont a hibakeresés „A naplófejléc adatai nem egyeznek meg a tételekkel” hibát fog kiírni az átértékelt tételeknél.

A V24.3-as verziótól lehetőségünk van a devizás tételek csoportos átértékelésére.  A pénzügyi nyilvántartásban a szóköz, Insert, vagy jobb egér gombbal jelöljük ki az átértékelendő devizás tételeket, majd kattintsunk lent az „Átértékelés” gombra.
A felugró ablakban láthatjuk a kijelölt tételek számát, a módosítás dátumát, illetve a deviza árfolyamot. A program automatikusan betölti az üzleti év utolsó napját (kivéve, ha a könyvelés adott évi, mert akkor a rendszer a „mai” napot készíti be), de a dátum kézzel átírható vagy a jobbra nyilacskával felugró naptárból kiválasztható. Ezt követően az MNB gombra kattintva a program lekéri a dátumhoz tartozó MNB árfolyamot. A „Tovább” -ra kattintva a program elvégzi a csoportos átértékelést, az árfolyameltérések-ből származó nyereségeket/veszteségeket pedig lekönyveli számlánként a vegyes naplóba.

A programban továbbra is elérhető a devizás tételek egyenkénti átértékelése, melynek használatában változás nem történt, viszont már ott is elérhető az „MNB” gomb. A pénzügyi nyilvántartásban az átértékelni kívánt tételen állva kattintsunk lent az „Átértékelés” gombra. A felugró ablakban az „MNB” gomb-ra kattintva a program bekészíti a módosítás dátumához tartozó MNB árfolyamot, módosítja az új árfo-lyammal kiszámított forint értéket és megjeleníti az árfolyam nyereséget/veszteséget. A „Tovább” gombra kattintva megtörténik az átértékelés, és az árfolyam nyereség/veszteség lekönyvelésre kerül a vegyes naplóban. 

Kerekítési különbözetből adódó (max.1-2 Ft-os) eltérés rendezése a Végösszeg és Rendezve oszlop között:  kattintsunk a tételre, nyomjuk meg az Átértékelés gombot, majd az "Érték forintban" sorba írjuk azt az összeget, amely a "Rendezve" oszlopban van.

Az Új vevő és Új szállító tétel gomb segítségével új vevő ill. szállító számlákat könyvelhetünk le anélkül hogy kilépnénk a menüpontból.

A „Nyomtatás” gombbal a napló kinyomtatható a képernyőn látható sorrendben és szűkítéssel, a kiválasztott formátumban. A kinyomtatott lista bal felső sarkába a program kiírja, hogy melyik dátumra szűrtünk, és milyen időszakra vonatkozik. A többféle kiválasztható számlaformátumok nevei általában utalnak a lista elrendezésére, kialakítására. Kivételt képez a „Számlalista kiegyenlítésekkel” formátum, ami egy kis kiegészítést igényel:

A táblázatban szereplő kiegyenlített ill. részben kiegyenlített tételek úgy jelennek meg a listán, hogy alatta összesítve és tételesen is látszódnak a kiegyenlítések bizonylatai (bank-, pénztár-, ill. vegyes napló tételek). Amire figyelni kell:

• Ezek a tételek kizárólag akkor jelennek meg, ha a számlák automatikus kiegyenlítésével egyenlítettük ki a számlát.
• Ha nem így történt, vagy kézzel is módosítottunk a számla kiegyenlítettségén a pénzügyi nyilvántartásban, nem fog megegyezni a vevő-szállító naplóban nyilvántartott rendezettség a felsorolt tételek összegével, amit a program jelez a listában egy „Tételes kiegyenlítés nem egyezik meg a nyilvántartott kiegyenlítéssel” felirattal.

Feltétlenül olvassa el az „Összes napló nyomtatása” menüpontról írtakat, mert az ott kinyomtatott naplók formátuma nem egyezik meg ezzel a formátummal!

"Bankszámla történet" gomb:  A „Bankszámla történet” gombra kattintva az Adriana Connect az éppen kiválasztott számla alapján jeleníti meg a tranzakciókat. Ha a kiválasztott számlához tartozik bank típusú kiegyenlítés, akkor a Connectben a kiegyenlítés főkönyvi száma alapján meghatározott bankszámla tranzakció jelenik meg, a kiegyenlítés dátumánál. Ha a számlához nem tartozik bank típusú kiegyenlítés, akkor a számla kelte dátumánál elérhető tranzakciókhoz navigál a Connect.
A pénzügyi nyilvántartáson belül a “Rendezések”-be is bekerült a “Bankszámla történet”, amely a táblázatban lévő banki kiegyenlítéseket mutatja meg a Connectben.
További információkat az alábbi linken találhatunk: Adriana Connect

Devizás könyvelés esetén:

A táblázatban devizás ügyfél esetén megjelenik a deviza végösszeg, deviza rendezve, és a devizanem oszlop, továbbá a lista szűkíthető devizanemre is. A kézzel történő kiegyenlítéskor („Kiegyenlítés” gomb) devizás tételnél a kiegyenlített összeget devizában kell megadni.

Az „Átértékelés” gomb (csak devizás ügyfél esetén jelenik meg és devizás számlán állva aktív) az év végi, ki nem egyenlített devizás számlák átértékelését segíti. Az átértékelés gomb használatakor az árfolyamnyereséget vagy veszteséget a program automatikusan lekönyveli a vegyes naplóban, majd kiírja a Könyvelés sikeresen megtörtént üzenetet. Ezzel a funkcióval tulajdonképpen az analitika „szinkronizálását” végezhetjük el. Az átértékelés tulajdonképpen abból áll, hogy a megjelenő képernyőben láthatjuk a számla deviza értékét és eredeti árfolyamát. Az árfolyamot át kell írni az új, év végi árfolyamra, így a program újraszámítja a számla forintértékét. Az új árfolyam a „Tovább” gombbal menthető. Az analitikában az átértékelés elvégezhető a pénzügyi nyilvántartás átvétele előtt az előző évben, illetve átvétel után a következő évben is.

FONTOS! Az átértékelt számláknak a fejlécében írja át a program a forintértéket az új árfolyam alapján, a számlasorokban nem. Ennek oka, hogy ha átszámolnánk a számlasorokat, ezzel megváltozna az áfa nyilvántartás is (ugyanis azt a számlasorok alapján készíti el a program). Ez a program működése szempontjából nem okoz problémát, viszont a hibakeresés „A naplófejléc adatai nem egyeznek meg a tételekkel” hibát fog kiírni az átértékelt tételeknél.

Három devizás lista található a nyomtatásnál: Számla lista (devizás), Számla lista partnerenként (devizás) és a Rendezetlen tételek csoportosítása (devizás). Az összesítések megjelennek forintban, és devizában is. A többi listaformátum csak forintban jelenítik meg az összegeket.