A pénzügyi nyilvántartásban a képernyő bal oldalán megjelenő eszköztárban található a „Pü. levelek” gomb. A törzsben korlátlan számú levelet tudunk készíteni.

A feljövő Pénzügyi levelezés ablakban ki kell választani:

• A levél formátumát: a formátumok az „Alapadatok” főmenü „Levelezés törzs” menüpontjában alakíthatóak ki.
• Nyomtatás formátumát: dátum, bizonylatszám ás az összeg mellett tartalmazza-e a kiegyenlítéseket vagy sem. Ha a pénzügyi nyilvántartás a bizonylatszám, kelt, teljesítés vagy fizetési határidő alapján van sorba rendezve, akkor az elkészült levélben felsorolt tételek szintén a kiválasztott oszlop szerint lesznek sorba rendezve. Egyéb esetben a rendezés a számla kelte alapján történik.
•  További opciók:       
  • a listában szereplő összes partnernek lesz kinyomtatva
  • a kiválasztott tételekről (csak akkor aktív ha a listában ki van választva egy vagy több tétel)
  • egy adott partnernek készül.    
• Keltezés: levél alján szereplő dátum.

Partnerenkénti leválogatás opció: segítségével pdf-be történő nyomtatásnál partnerenként is le lehet válogatni a listát. Csak akkor lesz aktív az opció, ha az összes partnerről szeretnénk listát készíteni.

Nyomtató beállítások megjelenése opció: bejelölése esetén a nyomtatásra kattintva először megjelenik a nyomtatás beállítása ablak.

A levél kialakítása ablakos borítékhoz lett igazítva. Ha a lapot háromfelé hajtjuk a partner neve és címe az ablakos boríték ablakába esik.

E-mail küldés: A programból lehetőség van a pénzügyi nyilvántartás pénzügyi levelezés menüpontjából PDF-ként elkészített bizonylatok e-mailben való elküldésére. Ehhez szükséges beállítani az Alapadatok -> Beállítások menüpont Internet fülön található „E-mail beállítások” gombra kattintva az e-mail küldést biztosító, kimenő levelező kiszolgáló (SMTP szerver) kezeléséhez szükséges adatokat kell megadni. A „Mentés” gombra kattintva a program egy „RLB Kettős könyvviteli rendszer tesztlevél!” tesztüzenetet küld vissza a „Feladó e-mail címe” sorban megadott e-mail címre. Ezután ellenőrizni kell a levelezőben, hogy a tesztlevél megérkezett-e. Ha megérkezett, akkor a beállítás sikeres volt. Ha nem érkezett meg, akkor a valamelyik beállítás hibás, vagy az e-mail szolgáltatás nem működik megfelelően, így nem lehet e-mailt küldeni a programmal.
Az e-mail küldéséhez szükség van levélsablonok létrehozására. A sablonok az Alapadatok --> Levelezés törzs kezelése menüpontban vihetők fel. A levél küldéséhez majd a levél megnevezésekből lehet választani, a küldendő levél tárgyaként a megadott cím fog megjelenni. Az E-mail szöveg gombra kattintva lehet megadni az e-mailben megjelenő szöveget. Az címzett e-mail címét a partnertörzsből veszi a program.

Itt még lehetőség van a levelezés törzsbe belépni és módosítani a levélsablon beállításait, vagy akár új sablont is létrehozni. Ha minden megefelelően került beállításra, akkor az „E-mail küldés” gombra kattintva megjelenik egy újabb ablak, ahol ki lehet választani, hogy ténylegesen mely partnereknek menjen el a levél és ellenőrizni lehet, ha valakinek véletlenül nem, vagy nem helyesen került kitöltésre az e-mail címe. Ez utóbbi esetben a Partner törzs gombbal behívható a partnertörzs, ahol el lehet végezni a szükséges módosításokat. Az E-mail szövege gombbal ellenőrizni lehet a küldendő üzenet szövegét, módosítani itt nem lehet.

Kijelöléshez használható a szóköz, az Insert gomb, az egér jobb gombja, illetve a teljes lista kijelölésére a numerikus billentyűzeten található „*” gomb. A Küldés gombbal pedig megtörténik a kiválasztott partnerek részére a levelek elküldése.