Ha volt az adott vállalkozásnak előző könyvelési éve, akkor a következő adatok átmásolására van lehetőség: partner törzs, gazdasági esemény törzs, munkaszám törzs, főkönyvi törzs, könyvelési beállítások, mérleg beállítások, pénzügyi nyilvántartás rendezetlen tételei, nyitó tételek, levelezés törzs, deviza törzs, tárgyi eszközök, a tárgyi eszköz mozgáskódok, online számlák, online pénztárgép törzs, valamint bank feltételek átvétele.

Nem csak az adott könyvelés előző évéből lehet átmásolni a törzseket, illetve megnyitni az évet, hanem tetszőlegesen megadott könyvelésből is. Meg kell adni a nevet és a könyvelési évet, és amennyiben a megadott könyvelés létezik, onnan veszi át a program az adatokat. Ennek előnyei:

• A számlatükör személyre szabható, de új könyvelés megnyitásakor mindig a programmal szállítottat másolja be a program. Amennyiben már egy vállalkozásnak kidolgoztunk egy másik számlatükröt, átvehetjük onnan.

• Előtársaság esetén egy éven belül kell lezárni és újra megnyitni a könyvelést, amit ennek segítségével könnyen megtehetünk (az előtársaságot és a végleges céget külön-külön kell rögzíteni az ügyfél törzsben).

Amennyiben a banki párosítási feltételeket egy másik ügyfél törzséből szeretnénk átvenni, akkor a „Honnan:” legördülő mezőből válasszuk ki a másik ügyfelet és azon évét, ahonnan át szeretnénk venni az adatokat. Figyelem! Eltérő ügyfélből csak azon párosítási feltételek kerülnek átvételre, amelyeknél be van pipálva az „Ez a feltétel minden bankra érvényes” opció. 

Előző évi partner törzs átvételekor a tárgyévben rögzített partnereket a program nem törli ki, hanem hozzáfűzi az előző évben rögzített partnereket. Minden esetben az előző évi partnerkód az elsődleges, azonosság esetén a tárgyévi partnerkódnak a következő szabad sorszámot fogja kiosztani a program, és átírja a már lekönyvelt tételeknél is.

Az importálás során, ha csak azokat a partnereket szeretnénk átvenni, amelyre az előző évben történt könyvelés, akkor ezt megtehetjük, ha bepipáljuk a „Csak aktív partnerek átvétele” lehetőséget.

Tárgyi eszköz törzs átvételét érdemes csak az előző év végi ÉCS futtatása után átvenni. A tárgyi eszközöket akárhányszor át lehet venni az előző évből, mert a program nem felülírja, hanem kibővíti a meglévő eszközöket. Viszont amennyiben előző évben bármilyen módosítás történik, ami hatással van a következő évre, akkor előbb ki kell törölni a tárgyévben lévő előző évekre rögzített tárgyi eszközöket és újra átvenni. Ilyen például, ha előbb vettük át a tárgyi eszközöket, mint ahogy elszámoltuk az előző év végi écs-t. Amenniyben már történt a tárgyévre új tárgyi eszköz rögzítése, azokat ne töröljük!

Fontos tudnivalók:

• A nyitó tételek átvételéhez legalább egyszer át kell venni a főkönyvi törzset és a partner törzset.

• A nyitó tételek csak akkor kerülnek átvételre, ha az előző év könyvelését lezártuk.

• A nyitó tételek átvétele a későbbiekben bármikor megismételhető, ha erre szükség van.

• Pénzügyi nyilvántartás átvétele esetén az átvett tételeknél a program bejelöli „A tétel csak a pénzügyi nyilvántartásban jelenjen meg” opciót (lásd: Vevő-szállító napló), és természetesen megmaradnak az eredeti naplósorszámok (lásd.: Könyvelés beállításai).

• A pénzügyi nyilvántartás átvételével az eltérő, következő évre áthúzódó áfa esedékességű tételek áfájának átvezetése a vegyes naplóba automatikusan megtörténik. 

• Javasoljuk, hogy az új évet a törzsadatok átvételével kezdjék, a pénzügyi nyilvántartást pedig akkor emeljék át amikor már biztos, hogy az összes tavalyi számlát lekönyvelték. Ha változás történt a vevő/szállító nyitott tételeiben, akkor a pénzügyi nyilvántartás átvétele indokolt esetben megismételhető. Ebben az esetben a program nem törli az adott évi vevő/szállító naplót, hanem a még át nem vett számlákkal kiegészíti a nyilvántartást. A következő esetekre viszont felhívjuk a figyelmet:
   
  • Ha a partnertörzs és a pénzügyi nyilvántartás adatai már egyszer átvételre kerültek, és utólag rögzítünk egy olyan számlát amihez új partnert kellett felvenni a törzsbe, akkor a számla átvételre kerül viszont a partner nem, mivel a partner törzs átvétele nem ismételhető meg. Ilyen esetekben alaposan gondolják át, hogyan érdemes eljárni: a pénzügyi nyilvántartás átvételének megismétlését futtatjuk, vagy rögzítjük az új tételt a következő év könyvelésében is úgy, hogy bejelöljük a "Tétel csak a pénzügyi nyilvántartásban jelenjen meg" opciót!
     
  • Ha a pénzügyi nyilvántartás adatai már egyszer átvételre kerültek és utólag rögzítünk egy számlát aminek rögzítése után lefuttatjuk a számlák újrasorszámozását, akkor előfordulhat az az eset hogy az utólag rögzített számla egy olyan naplótétel sorszámot kap, amit korábban már átemeltünk, így még egyszer nem fogja átvenni a program, mivel ő csak azt vizsgálja, hogy a nyitó naplóban szerepel-e már az a bizonyos naplótétel sorszám. 
     
  • Ha a pénzügyi nyilvántartás adatai már egyszer átvételre kerültek, majd utólag kiegyenlítünk részben vagy egészben egy tavalyi számlát, akkor újbóli átvétel után a számla kiegyenlítettsége nem fog megváltozni, mivel ahogy az előbbi pontban írtuk a program csak a naplótétel sorszámot figyeli. Ez esetben tárgyévben a számla kiegyenlítettségét kézzel kell módosítani.

•  Mivel előfordulhat, hogy rendezetlen könyvelésből próbálunk meg adatokat átvenni, ezért átvételkor ellenőrzi a program, hogy a forrás adatok le lettek-e rendezve. Ha nem, figyelmeztetést kapunk, hogy először futtassuk le az állományok rendezését erre (vagy az összes) a könyvelésre is.

• Az Alapadatok / Törzsadatok, nyitótételek átvételénél az online számlák listáját is át lehet venni, de csak azokat, amelyek státusza könyvelhető. Többszöri átvétel esetén a program ellenőrzi, hogy szerepel-e a listában az adott számla, így nem fordulhat elő duplázódás.

• 2024-ben bővült a Törzsadatok, nyitó tételek átvétele menüpont, bekerült az Online pénztárgép törzs átvétele opció, mely az előző évben felrögzített pénztárgép törzs adatait veszi át az új évbe. 

Az adatok átvétele előtt a program megmutatja, hogy az adott adatállományban az aktuális évben hány tétel szerepel. A „Betekint” gomb segítségével átvétel előtt betekinthetünk a jelenlegi adatállományba.

A menüpont használata után minden esetben futtassa le az adatok rendezését, ugyanis a főkönyvi törzs ill. a könyvelési beállítások átvételével ’átjönnek’ az átvett évből a záró egyenlegek és naplósorszámok!