Számlázás - Új megrendelés készítése dokumentáció
V9.84

Számlázás  «  Megrendelés
Oldal letöltése

9.1. Új megrendelés készítése

Ebben a menüpontban lehet új vevő megrendelést készíteni.

Első lépésben ki kell választani a partnert. Ha a partner nem szerepel a partnertörzsben, akkor az „Új partner” gombbal előhívható partnertörzsbe fel kell venni az adatait (tudnivalók a Partnertörzs kezelése pontban). A keresőmező mellett található partnerkövető ikonnal (nagyító ikon) a partner rögzített adószáma alapján partnerkövető szolgáltatással leellenőrizhető a partner közhiteles adatai (tudnivalók a Partnerkövető és Partnerfigyelő szolgáltatás pontban). Erre kattintva egy újabb ablakban összehasonlított név, cím illetve adószám adatok az „Adatok frissítése” gombbal frissíthetők a partnertörzsben. A Kiválasztás ellenőrzéssel gomb segítségével egy lépésben lefut az ellenőrzés és kiválasztás is. A vevő neve mellett feltünteti, hogy a partner melyik árkategóriába tartozik. A megrendelés tételek feltöltése során ezt az árkategóriát fogja felkínálni alapértelmezettként, ami természetesen megváltoztatható és rögzített tételek esetén a tételek átárazhatók.

A partner kiválasztása után módosítsuk a dátumot, ha a felkínált érték nem megfelelő. Új megrendelés esetén a megrendelés sorszáma a megrendelés mentése során kerül beállításra. Új megrendelés esetén a megrendelés sorszám ablakban az utolsó kiállított megrendelés sorszáma látható, módosításkor viszont az aktuális megrendelés sorszáma jelenik meg.
Az jobb felső sarokban található előző illetve következő gombokkal bal egérkattintással a partnerhez tartozó előző vagy következő bizonylat adatait, jobb kattintással partnertől függetlenül az előző vagy következő bizonylatot lehet betölteni.
A dátumok csoportban található megrendelés kelte és határideje a számítógép rendszerdátumát veszi fel. Lezárt számlázási évre vonatkozó dátumot, illetve az utolsó megrendelés korábbi dátumot nem lehet megadni.
A megrendelés típusa nem adható meg. Ha a programban készült megrendelést szeretnénk sztornózni, akkor inkább a megrendelés listában található „Törlés” funkciót használjuk.
„Közösségi”, „Harmadik” vagy „Fordított” opció beállítása esetén minden tétel a beállításokban megadott áfakulcsot fog kapni. Ha a partnertörzsben a vevő fordított adózásúnak van bejelölve, akkor a megrendelés nem lesz automatikusan fordított adózású, a program rákérdez a beállításra. Ha a partner fordított adózású, de a megrendelés nem fordított adózású, viszont a felvitt tétel – a cikktörzs vámtarifaszáma szerint – vas- és acélipari vagy mezőgazdasági termék, akkor tételfelvitelkor a program megerősítést vár, hogy a felvitt tétel (vagy egész bizonylat) fordított adózású legyen vagy sem (tudnivalók a Partnertörzs kezelése pontban és Cikktörzs kezelése pontban).
Az ablak jobb alsó sarkában beállítható a megrendelés végösszesen kedvezménye, amely a beállításoktól függően felveszi a partner kedvezményét (tudnivalók a Beállítások pontban). Ebben az esetben a megrendelés végösszege a beállított százalékkal csökkentve lesz, illetve nyomtatáskor a kedvezmény értéke is felsorolásra kerül áfakulcsokra bontva. A cikktörzsben megadott „nincs kedvezmény” típusú tételek nem képezik a kedvezmény alapját, így arra nem számol kedvezményt.
A kedvezmény alatt található devizanem mező segítségével beállítható a megrendelés devizaneme. A devizanem mező gyorskereső módban is működik, vagyis beírható a devizanem kódja illetve a mező mellett található „►”gombra kattintva listából is kiválasztható. Az árfolyam a devizatörzs szerint megadott utolsó árfolyam szerint kerül feltöltésre, ami módosítható. Élő internetkapcsolat esetén az Árfolyam címkére kattintva a dátum és devizanem alapján az árfolyam az MNB középárfolyama szerint on-line frissíthető. A devizamódosítás során a tételek értéke és a végösszeg automatikusan átszámításra kerül.
A megrendeléshez tetszőleges megjegyzés fűzhető. A szövegmezőre kattintva egy egyszerű szövegszerkesztő aktivizálódik, így a szöveg tetszőlegesen formázható is. A „Megjegyzés” gombra kattintva egy felbukkanó ablakból a megjegyzés törzsben található már felvitt megjegyzést szúrhatunk be a szövegbe. A beszúrás helye az aktuális kurzorpozíció lesz. Ügyeljünk arra, hogy a beszúrt megjegyzés végére automatikusan egy sortörés karakter is kerül.
Megjegyzés szerkesztésekor figyelembe kell venni, hogy a szövegrész a bizonylaton balra igazítva fog megjelenni és legfeljebb négy sort tartalmazhat. A további sorok nem jelennek meg a bizonylaton. A szöveg tetszőlegesen formázható a szerkesztéskor felbukkanó eszköztár segítségével.
Bizonylatnyomtatás során kiválasztható, hogy a megjegyzés formázva vagy formázás nélkül kerüljön-e nyomtatásra. Formázás nélküli nyomtatáskor a formázott szöveg betűformátumok (stílus, méret, stb.) és igazítás nélkül fog megjelenni, ezért javasoljuk, hogy a szövegpozicionálás TAB illetve SPACE billentyűk használatával kerüljön beállításra.
Figyelem! A formázott megjegyzések használata során a nyomtatási sor feldolgozása lelassulhat, esetleg feldolgozási hibát okozhat (tudnivalók a Bizonylatok nyomtatása pontban). A feldolgozási hiba nem okoz adatvesztést és a nyomtatás megismételhető.
A megrendeléshez tetszőleges melléklet fűzhető. A „Melléklet” gombra kattintva egy külön szerkesztőablakban megadható a melléklet fejlécének megnevezése illetve a melléklet szövegezése. A melléklet szövegének hossza maximum 75 sor lehet, erre a program az ablak bezárásakor figyelmeztet. A szövegezéshez a „Megjegyzés” gombra kattintva a megjegyzés törzsből lehet előre megadott szöveget betölteni. A melléklet egészen addig módosítható, amíg az adott nem volt kinyomtatva. Az előző illetve következő gombokkal bal egérkattintással a partnerhez tartozó előző vagy következő mellékletet, jobb kattintással partnertől függetlenül az előző vagy következő mellékletet lehet betölteni. A melléklet a megrendeléssel együtt vagy külön is kinyomtatható (tudnivalók a Beállítások pontban).
Ha beállítottuk a megrendelés adatait, akkor következhet a megrendelés tételek felvitele. Az „Új tétel” gomb segítségével kiválaszthatjuk a cikket és beállíthatjuk az új megrendelés tétel adatait. A „Módosítás” gomb segítségével a már rögzített tételen a cikk megváltoztatható vagy adatai módosíthatók. A „Törlés” gomb segítségével a kiválasztott tételsor törölhető. Tételismétlés esetén a program rákérdez, hogy a már meglévő és újra felvitt tételt a mennyiségek összegzésével összevonja-e, illetve eltérő egységár esetén rákérdez, hogy melyik áron vonja őket össze. Ha a bizonylat más bizonylatból vagy csoportosan több bizonylatból készül (pl. árajánlatból vagy csoportosan több árajálatból egy megrendelés), akkor az ismétlődő tételek nem vonhatók össze, mert összevonás esetén nem lenne kapcsolat a bizonylat tételei között.
Lehetőség van egyszerre több tétel módosítására vagy törlésére (tudnivalók a Tételsorok kijelölése pontban). Az új tétel kiválasztása vagy a felvitt tétel módosítása a tételablakon keresztül lehetséges (tudnivalók a Cikk kiválasztása ablak pontban).
Az ablak jobb felső részében található hármas gombcsoport segítségével a partnerhez tartozó előző megrendelés alapján, az előző megrendelés tételek adatai tölthetők be. A jobbra-balra nyíllal oda-vissza navigálhatunk a korábbi megrendelés tételek között, a „lap” gombbal kiüríthetjük a tételeket.
Ha befejeztük a tételek rögzítését, akkor következhet a megrendelés mentése a „Mentés” gomb megnyomásával. Hálózatos környezetben fontos, hogy ilyenkor történik meg a megrendelés tételek ellenőrzése, és  ekkor kap a bizonylat megrendelés sorszámot. A mozgások listájába csak a cikktörzsből választott cikkek kerülnek rögzítésre. A mentés után a megrendelés tételei „rögzített” állapotba kerülnek. Hiba esetén a mentési művelet egy figyelmeztetéssel leáll.
A sikeres mentés után következhet a megrendelés nyomtatása. A „Mentés” gomb átvált „Nyomtatás” gombra. Erre kattintva a „Nyomtatás” ablak jelenik meg, amelyen a bizonylat formátuma, példányszáma, lábléce, stb. beállítása mellett a bizonylat megtekinthető illetve kinyomtatható (tudnivalók a Bizonylatok nyomtatása pontban). Az elmentett megrendelés, ha még nincs kinyomtatva módosítható és kinyomtatható, vagy ha már kinyomtattuk, akkor megtekinthető, számlát vagy szállítólevelet készíthetünk belőle, és másolat is nyomtatható a megrendelés listán keresztül.
A megrendelés állapotának beállítása a nyomtatás és számlával vagy szállítólevéllel történt rendezés állapotától függ (tudnivalók a Megrendelt tételek listája  pontban).
A „Kilépés” gombbal a megrendelés ablak bezárható, vagy folyamatos számlarögzítés mellett („Beállítások”menüpont „Beállítások 1.” fül) új megrendelés készíthető.