Beosztás tervezés

A beosztás tervezés szorosan kapcsolódik a munkaidő keret kezeléshez. Az alkalmazás akkor érhető el, ha legalább egy dolgozónál beállításra került a beosztás tervezés lehetősége. (Lsd.: Jogviszony beállítások)

Munkaidő keret beállítások

Alapadatok/Bérszámfejtés beállításai/ Munkaidő keret

Pihenőidő 6/9 óra: Itt lehet megadni az Mt. 103.§-ban foglaltak szerinti munkaközi szünetek időtartamát, napi 6, illetve 9 órát meghaladó munkavégzés esetén.

Műszakpótlék jogosultság ellenőrzése: Az opció bekapcsolásával a program ellenőrzi, hogy a munkavállaló beosztása alapján jogosult-e és, ha igen, akkor milyen műszakpótlékra az Mt. 141.§-142.§ alapján.

Ha az opció nem kerül kiválasztásra a foglalkoztatás 14:00-06:00 óra közé eső időszakára 30%-os műszakpótlék kerül elszámolásra.

Az automatikus pótlékszámítás kikapcsolására jelenleg nincs lehetőség a programban.
 

Egész óra figyelembe vétele: Ez az opció csak a pótlékokra vonatkozik, és kiválasztás esetén csak az egész órák kerülnek elszámolásra.

Munkaidő keret (hó): Itt lehet megadni, hogy hány havi munkaidőkeretben történik a dolgozók foglalkoztatása. A program egy éven belül kezeli a munkaidőkeretet, ezért a választható opciók: 1, 2, 3, 4, 6 havi munkaidőkeret, amely 01.01-jén kezdődik. (A hónap közben belépő foglalkoztatottak munkaidőkeret elszámolása az időszak végén megtörténik. A ledolgozandó munkaidő a belépés dátumának megfelelően kerül megállapításra ebben az esetben.)

Munkaidő intervallumok: A munkavállalók lehetséges napi munkaidejének rögzítésére van lehetőség. 9 különböző időszakot lehet megadni, amelyeket a beosztás tervezése során tudnak felhasználni a megadott kódok rögzítésével.

Jogviszony beállítások

Alapadatok/ Alkalmazotti törzs kezelése/ Jogviszony/ Alapadatok

A Jogviszony beállítása során fontos, hogy a számfejtés módja: „Havibér egyenlőtlen munkarend (munkaidőkeret)” legyen: 

A beosztástervezés lehetősége elérhető abban az esetben is, ha valaki az általános munkarendben foglalkoztat munkavállalókat és a műszakok beosztását és automatikus pótlékszámítás funkciót szeretné használni a programban. Ebben az esetben a számfejtési mód „Havibér normál munkarend” marad.

Órabéres munkavállalók esetében nincs lehetőség a munkaidőkeret kezelésére.

A Munkaidő beállításoknál van lehetőség a munkaidőkeret kezelésre vonatkozó beállítások elvégzésére:

Beosztástervezés: A munkaidőkeret kezeléséhez és a programban történő beosztás elkészítéséhez szükséges jelölni ezt az opciót.

Alap munkaidő: Az itt megadott munkaidő intervallumot a program a beosztás tervezése során a munkanapként jelölt napok esetében fogja alapértelmezett munkaidőnek tekinteni, ha nem kerül eltérő adat rögzítésre.

M. keret kezdete: Itt kell megadni a munkaidőkeret kezdő dátumát. Ezen dátum alapján számolja a keretidőben beosztható óraszámot a program, figyelembe véve az Alapadatok -> Bérszámfejtés beállításai menüpont Munkaidőkeret fülén megadott időszakot.

Pihenőidő figyelembe vétele: Itt van lehetőség jelezni, hogy a pihenőidő a napi munkaidő részét képezi-e? Amennyiben ez az opció kiválasztásra kerül, a program az időadatok összesítése során a munkaközi szünet idejével csökkenti az elszámolt munkaidőt.

Szabadság órában való nyilvántartása: Egyenlőtlen munkaidőbeosztás esetén az Mt. 124.§ (3) előírja, hogy a szabadságot órában kell nyilvántartani. Amennyiben ez az opció nem kerül kiválasztásra, alapértelmezetten a „Napi ledolgozott óra”-hoz rögzített óraszámmal kerül elszámolásra a szabadság.
 

Beosztás tervezés 

Számfejtés/ Beosztás tervezés 

A felületre belépve kiválasztható, hogy mely hónapra szeretnénk beosztást készíteni. (Alapértelmezetten az utolsó számfejtést tartalmazó hónapot követő hónapot kínálja fel a program.)

Az ablakban látható, hogy az érintett dolgozónak mely hónapra készült az utolsó számfejtése.

Az „Alkalmazotti törzs” gomb segítségével a munkavállaló alap- és jogviszony adatai is egyszerűen elérhetők, ha módosítást szükséges végezni.

Ugyanezen a felületen érhetők el a Jelenléti ív nyomtatványok, valamint a „Munkaidőkeret felhasználtság” lista is:

A munkavállalók keresésére több szempont szerint van lehetőség, amelyek közül legördülő listából lehet választani:

A funkciók elérhetőségével kapcsolatos információk a képernyő bal alsó sarkában kerülnek megjelenítésre piros színnel. 

Itt van lehetőség rögzíteni/módosítani a beosztás napi munkaidő adatait. Ez különösen napi egyenlőtlen munkaidőbeosztás esetén lehet hasznos. Abban az esetben, ha a dolgozók teljesen eltérő időszakokban dolgoznak, a programban itt van lehetőség annak megadására, hogy mettől-meddig fognak dolgozni.

Ezen a felületen már a tervezés során is lehetőség van távollét adatok (pl.: táppénz) rögzítésére a „Kieső idő” gomb segítségével.

A képernyő jobb oldalán az alábbi információs panelek érhetők el:

Információ: A gyári alapértelmezett, valamint a beosztáshoz használható kódokra vonatkozó adatok jelennek meg.

Szabadság/m.keret: A rögzített adatokat lehet megtekinteni összesítve.
 

A beosztás tervezés az alábbi módokon végezhető el:

Amennyiben csak azt szeretné megadni a felhasználó, hogy a munkavállaló mely napokon dolgozott az alapértelmezett munkaidő adatoknak megfelelően, akkor elégséges csak azt jelölni a naptárban, hogy mely napok voltak munkanapok (X) és mely napok pihenőnapok (M) a munkavállaló számára:

Ha a munkavállalók eltérő időszakokban végeznek munkát, használhatjuk az előre rögzített munkaidő intervallumokat, azok kódjainak használatával:

Abban az esetben, ha a munkavállaló teljesen eltérő időszakokban dolgozik, a program arra is lehetőséget biztosít, hogy naponta kerüljön megadásra, hogy várhatóan mettől-meddig fog dolgozni:
 

Jelenlét adatok kezelése:

A „Tényleges jelenlét” gombra kattintva egy új felület jelenik meg, ahol egyaránt látható a tervezett, és a ténylegesen ledolgozott munkaidő is. A felhasználó tetszőlegesen tudja megadni, hogy mely adatokat szeretné látni és módosítani.

A fejlécben információ jelenik meg, ha már készült számfejtés a munkavállaló részére, ami azt jelenti, hogy az adatok nem módosíthatók, csak a számfejtés törlését követően.

A felületre belépve a program automatikusan feltölti a jelenléti adatokat a beosztás alapján. Ha a dolgozó távolléten volt, vagy nem egyezik meg a napi ledolgozott munkaideje a beosztásban rögzített órákkal, itt kell rögzíteni a távolléteket, valamint a tényleges munkaidőt. Ezt követően az „Újraszámítás” gombra kell kattintani, hogy a program a rögzített módosításoknak megfelelően frissítse a számfejtéshez szükséges adatokat.

-    Ha a napi munkaidő több, mint a beosztásban szereplő órák száma, akkor az adott hónapban elszámolásra kerül a különbözet munkaidőkereten felül elrendelt túlóraként.
-   Ha a munkavállaló kevesebb órát dolgozott le, mint a beosztásában szereplő időadat, erről a számfejtés készítése során figyelmeztetést kap a felhasználó. Ha nem kerül módosításra sem a beosztás, sem a jelenlét adat, a keretidő végén annyival kevesebb óra kerül elszámolásra, amennyivel kevesebbet dolgozott a munkavállaló a beosztásához képest. 

A számfejtéshez szükséges adatok az alábbi összesítésben kerülnek megjelenítésre a felületen:

-    Túlóra összesen: Az adott hónapban a keretidőn belül elrendelt túlórák óraszáma. (Az itt feltüntetett túlóra adott hónapban elszámolásra kerül.)
-    Ledolgozott óra: Adott hónapban a ténylegesen munkában töltött idő óraszáma. (Beosztás szerinti órák száma csökkentve a távollét óráival.)
-    Kifizetett óra: Az adott hónapban kifizetett munkaórák száma. (Általános munkarend óraszáma csökkentve a távollétek óráival.)
 

A távollétek különböző szempontok szerint kérdezhetők le ezen a felületen. Ennek az az oka, hogy napi egyenlőtlen munkaidő beosztás esetén, illetve minden olyan esetben, amikor a napi munkaidő eltér a törzsadatban rögzített napi munkaidőtől, – tehát indokolt a távollétek órában történő nyilvántartása – eltérő lehet a távolléttel érintett napok és a tényleges távollét napok száma. 

Ilyen eset pl., ha a dolgozó heti 40 órában van foglalkoztatva, tehát napi 8 órás, de a beosztása szerint napi 12 órát dolgozik. Ha a hónapban 2 nap szabadságot vesz ki, akkor az 2 napot érint, ez fog megjelenni az „Érintett napok” opció kiválasztása esetén, ami 24 óra, ez fog az „Óra” opció kiválasztása esetén megjelenni. Mivel a napi munkaideje 8 óra, ezért ez ténylegesen 3 nap kiadott szabadságot jelen (24/8=3), ezért ez fog megjelenni a „Tényleges nap” opció kiválasztása esetén.

Számfejtés 

A munkaidőkeretben történő számfejtés során a havi számfejtéstől annyiban tapasztalható eltérés, hogy a számfejtésbe belépve az alábbi figyelmeztető üzenet jelenik meg:

 
A számfejtés során a ledolgozott munkaidőtől függetlenül az általános munkarend szerinti munkaidő óraszámára történik meg a bérelszámolás a dolgozót megillető bérpótlékokkal kiegészítve, valamint a keretidőn belüli túlóra, amennyiben ilyen került rögzítésre. (Több a napi munkaidő, mint a beosztott órák száma)

További figyelmeztető üzenet jelenhet meg, ha a beosztásban szereplők órák száma több, mint a ténylegesen ledolgozott munkaidő:

A keretidő végén a Túlmunka díjazása vagy az Állásidőre járó bér automatikusan elszámolásra kerül.