Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 2021. január 4-től hatályos 10. mellékletének 1. és 6. pontja szerint adatszolgáltatási kötelezettség terheli az adóalanyt minden ügyletről kiállított számlája tekintetében (kivéve azon szolgáltatásnyújtásról, melynek teljesítési helye a Közösség másik tagállama, és amely tekintetében az adóalany adófizetési kötelezettségének az Art. távolról is nyújtható szolgáltatásokat nyújtó adózókra vonatkozó különös szabályai szerint tesz elege).

Az Online Számla adatszolgáltatás technikai feltételei a következők:

-     Windows operációs rendszer, ami Windows 7 vagy újabb (Windows XP már nem támogatja a NAV által megkövetelt TLS 1.2 kommunikációs protokollt). A kommunikációs protokoll az alábbi programmal ellenőrizhető: http://www.rlb.hu/ugyfelek/tlscheckszla2.exe. A programot futtatva a „TLS 1.2” sor értéke nem lehet hibás. Ha hibás és Windows 7 operációs rendszerrel rendelkezünk, akkor Microsoft Easy Fix 51044 nevű gyorsjavítást kell telepíteni, amely letölthető innen: http://www.rlb.hu/ugyfelek/MicrosoftEasyFix51044.msi

-     Állandó internet kapcsolat a számlázó programot futtató számítógépen.

-     Víruskereső és tűzfal szabályok esetén a szabályokat úgy kell meghatározni, hogy a program elérje az https://api.onlineszamla.nav.gov.hu/invoiceService oldalt. A számlázó program nem kezel proxy-szerver kapcsolatot.

-     Linux/Unix - pl. NAS – fájlmegosztáson használt számlázó esetén a samba szolgáltatás minimum 4-es verziójú, az SMB protokoll 2+ legyen, Windows szerver fájlmegosztáson használt számlázó esetén a szerver minimum Windows 2008 legyen.

-     Működő MSXML 6 xml-értelmező, ami a Windows rendszer része. Ha működés során „megadott argumentum érvénytelen” vagy „kapcsolódási hiba” van a számlázó programban, akkor újra kell telepíteni a számlázó program demóját úgy, hogy az összetevők közül ki kell venni a pipát vagy le kell tölteni és futtatni kell az MSXML6 telepítőjét (x86-os változat) innen:http://www.rlb.hu/ugyfelek/msxml6.msi

Ha Online Számla rendszerben még nem regisztrált, illetve nem készített technikai felhasználót, akkor a regisztrációt az alábbi oldalon teheti meg: https://onlineszamla.nav.gov.hu/regisztracio/start. A regisztráció menetéről az oldalon egy közérthető videóban, illetve a "Tájékoztatások" főmenü "Tájékoztató a regisztrációról" menüpontban kapunk információt a regisztrálás folyamatáról. Fontos, hogy a „Jogosultságok beállítása” alatt a „Számlák kezelése” és „Számlák lekérdezése” jogok be legyenek állítva. A számlázó programnak a technikai felhasználó felhasználói nevére, jelszavára, XML aláírókulcsára és XML cserekulcsára lesz szüksége.

Ha az Online Számla rendszerben már regisztrált és készített technikai felhasználót, akkor technikai felhasználó felhasználói nevét, jelszavát, XML aláírókulcsát és XML cserekulcsát a számlázó programban az „Alapadatok” főmenü „Beállítások” menüpont „Internet és hálózat” fülön található „Online Számla beállítások” gombra kattintva megnyíló ablakban teheti meg (tudnivalók a Beállítások pontban).

Online Számla adatszolgáltatás működése és ellenőrzése:

FIGYELEM! Az Online Számla adatszolgáltatás folyamata a számla kibocsátásakor, a nyomtatás gombra kattintva, az első nyomtatási példány nyomtatása után fog automatikusan indulni. A mentés, nyomtatás előtti nyomtatási kép nem fog adatszolgáltatást indítani, és természetesen másolat nyomtatásakor sem fogja újra lefuttatni az adatszolgáltatást. A „Számlázás” főmenü „Számlák kezelése” ablakban jobbra görgetve az oszlopok végén lévő „Online Számla” oszlop mutatja meg, hogy az adott számla éppen milyen státuszban van (tudnivalók a Számlák kezelése pontban).

Az Online Számla státusz hétféle állapotot (hatféle értéket) tartalmazhat:

-     Üres: A számla nem adatszolgáltatás köteles (és nem is lett önkéntes beküldésre jelölve).

-     Küldésre vár: A számla adatszolgáltatási kötelezettség alá tartozik, azonban küldése még nem kezdődött meg. Ebbe az állapotba akkor maradhat egy számla, ha még nincs kinyomtatva, nincs internetkapcsolat, a NAV Online Számla rendszere nem működik, vagy a számlaállomány hibás.

-     Várakozás alatt: A adatszolgáltatási kötelezettség alá tartozó számla be lett küldve, azonban visszaigazoló nyugta még nem érkezett meg. Ebbe az állapotba akkor maradhat, ha a beküldött számlát a NAV Online Számla rendszere még nem dolgozta fel vagy garantál időn túl már fel lett dolgozva, de a „Lekérdezés” (vagy „Várakozók lekérdezése”) gombbal állapota nem lett újra lekérdezve. Az Online Számla beállításokban a „Visszaigazolás” legördülő listadobozban megadható, hogy a program beküldés után ne kérjen automatikusan visszaigazoló nyugtát, ilyenkor várakozás alatti számlák esetén minden program indításkor és bezáráskor figyelmeztetést kaptunk (tudnivalók a Beállítások pontban).

-     ELUTASTÍVA: A számla be lett küldve, viszont a NAV Online Számla rendszere nem fogadta be, azaz a számla blokkoló hibát tartalmaz. Ilyen lehet hibás adószám miatt, hibás eredeti számlára való hivatkozás miatt (ld. következő 4. pont), sorszámegyezőség miatt (mentés visszatöltés miatt vagy telephelyek sorszáma hibásan van beállítva).

-     Teljesítve (HIBÁS): A számla be lett küldve, a NAV el is fogadta, azonban olyan hibát tartalmaz, ami a befogadást technikai értelemben megengedi, azaz a számla nem blokkoló hibát tartalmaz. A számla kibocsátójának a státuszüzenetet ellenőrizni kell és el kell döntenie, hogy szükséges-e a számlát érvényteleníteni és új számlát kibocsátani vagy sem. Például, hibás vagy hiányzó vevő adószám, adószámtól eltérően alkalmazott áfakulcs, módosító számla esetén előre állított rendszeridő miatt bekövetkezett hibák esetén érvényteleníteni kell. Hibás hivatkozás esetén elég a hivatkozást javítani (ld. következő 4. pont) és újra kell küldeni a számlát. Üres tételsor, mennyiség nélküli számlázás esetén nincs teendője.

-     Teljesítve: A számla be lett küldve, a NAV el is fogadta, hibát nem tartalmaz.

-     Nincs kibocsátva: Adatszolgáltatás előzőleg el lett utasítva, az hibás adat miatt nem lesz teljesíthető, a számla sztornózva lett, vevő részére átadás nem történt és ennek ténye a „További beállítások” gombbal jelölve lett.

Az ablakban található felső listában – a számlák kezelése ablakhoz hasonlóan – a számlák alapadatai és rövid státusza látható. Az alatta lévő listában az adatszolgáltatáshoz tartozó műveletek és alapadatai láthatók. A legalsó szövegdoboz tartalmazza a felette lévő listában kijelölt tranzakció beküldése során visszakapott esetleges hibaüzeneteket. Amennyiben a sorhoz tartozik üzenet, azt a listában lévő üzenet oszlopban pipa jelzi. Az ablakban alapértelmezett módon csak a várakozás alatt lévő vagy hibás adatszolgáltatású számlák találhatók meg, azaz teljesítve és nincs kibocsátva opciók nincsennek bepipálva. A pipákkal státusz szerint, a „Sorszám” mezőben számlasorszámra lehet szűkíteni (sorszám esetén figyelmen kívül hagyja a pipákat).

A bal oldalon található „Várakozók lekérdezése” gombbal a beküldött (várakozás alatt), de még vissza nem igazolt számlák állapota kérdezhető le újra. küldhető újra egy (vagy az összes) még be nem küldött számla. A jobb oldalon található gomb többfunkciós, amely alapból „Lekérdezés” műveletet hajt végre a várakozás alatti számlák státuszának vizsgálatára. Ha a gomb tiltva van, akkor a számla teljesített. Ha a gomb „Küldés”, akkor a számla „Küldésre vár” állapotban van, ha „Újraküldés”, akkor „Elutasítva” állapotú. Újraküldeni csak akkor van értelme, ha a számlán a „…” gombbal hibásan adtuk meg az eredeti számla adatait (tudnivalók a Új számla készítése pontban) A „További műveletek” gomb segítségével a programban nem teljesített adatszolgáltatások lezárhatók (számlára vonatkozó figyelmeztetés törölhető), vagy a teljesített adatszolgáltatások újra beküldhetők.

A további műveletek a következők lehetnek:

-     Online Számla oldalon gépi számla adatrögzítése megtörtént: Akkor kell ezt az opciót választani, ha a valamilyen hiba (hibás adat, programhiba, számítógép meghibásodás, stb.) miatt nem sikerült az adatszolgáltatás, viszont Online Számla oldalon a számla rögzítés megtörtént. A programban a számlára vonatkozó indításkor, illetve bezáráskor lefutó figyelmeztetés törlődik. A beküldés tranzakció azonosítója az Online Számla oldalon a Számlák főmenü Adatszolgáltatások menüpontban kereshető ki. A számlasorszám csak adatszolgáltatásonként a részletek (háromszög) gombra kattintva deríthető ki. A tranzakció azonosító megadása nem kötelező.

-     Online Számla oldalon teljesített számla technikai érvénytelenítése megtörtént: Akkor kell ezt az opciót választani, ha a valamilyen oknál fogva az Online Számla oldalon a számlát technikailag érvényteleníteni kellett és újra be kell küldeni a számlát. Technikai érvénytelenítést akkor kell futtatni, ha a mindenkori frissítés leírásban, vagy velünk, vagy NAV-val folytatott ügyfélszolgálati támogatás keretében ez szükséges. Technikai érvénytelenítés az Online Számla oldalon a Számlák főmenü Kimenő Számlák menüpontban az adott számlát megnyitva a Technikai érvénytelenítés gomra kattintva kell indítani és a Nyilatkozatok főmenü Adatszolgáltatások érvénytelenítése menüpontban kell jóváhagyni. A beküldés tranzakció azonosítója az Online Számla oldalon a Számlák főmenü Kimenő Számlák menüpontban az adott számlát megnyitva az Adatszolgáltatás megtekintése ablakban deríthető ki. A tranzakció azonosító megadása nem kötelező.

-     A számla adattartalom hibás, kibocsátása vagy jelentése nem történt meg: Akkor kell ezt az opciót választani, ha hibás adat miatt nem sikerült és nem is fog sikerülni az adatszolgáltatás. Ezeket a számlákat a számlakibocsátó vagy kézi-rögzítéssel a lehető legpontosabb adattartalommal bejelentette, vagy nem jelentette be és a számlát érvénytelenítette (sztornózta) és a sztornózott és sztornó számlát a vevőnek nem adta át. (Bizonyos esetekben megengedhető, ha az adatszolgáltatás nem teljesült. Ld. Online Számla oldal Technikai kérdések és válaszok menüpontja alatt található II.28 és III.12 kérdés. A kérdések és válaszok jelenleg itt érhetők el: https://onlineszamla.nav.gov.hu/technikai_kerdesek_valaszok)

-     Tévesen megadott további művelet visszavonása: Akkor kell ezt az opciót választani, ha az előző három műveletet véletlenül vagy nem megfelelő számlára futtattuk le és a téves műveletet vissza szeretnénk vonni. Csak további művelet gombbal futtatott utolsó művelet vonható vissza (ld. a számla tranzakciós listájához tartozó „T” oszlop).

Fontosnak tartjuk továbbá megjegyezni, hogy az adatszolgáltatás az érintett számlák esetében - az előírásoknak megfelelően - teljesen automatikusan történik, felhasználói beavatkozást csak a fent említett hibák esetén igényel. Mivel a számlák jelentéséért az adózó tartozik felelősséggel, kérjük, feltétlenül győződjenek meg róla, hogy a bármi okból hibás adatszolgáltatás végül beküldésre és elfogadásra került-e! A program ehhez annyi segítséget nyújt, hogy a programból való kilépéskor, illetve belépéskor figyelmeztetést ad a függőben lévő és hibás adatszolgáltatásokról.

A V9.77-es verziótól: az Online Számla adatszolgáltatás következő, 3.17-es verziója néhány kisebb programmódosítást követelt meg. 

Átutalás fizetési móddal készült számlák esetén ezentúl a program jelenteni fogja az eladó bankszámlaszám adatát is. Az a bankszámlaszám kerül jelentésre, amivel a számla először nyomtatva lett, mivel első nyomtatás kerül a számla adatszolgáltatási kötelezettség alá. (Ennek hiányában az Online Számla rendszer 2022. június 27 és 2022. augusztus 12. időpontok között értesítést küldött, ami nem minősült hibának. Az értesítés az Online Számla rendszerben jelenleg ki van kapcsolva.) Az adatszolgáltatás miatt fontos, hogy a bankszámlaszám mezőben valóban bankszámlaszám legyen!

Visszaigazolások esetén az Online Számla rendszer küldhet csak tájékoztatást (INFO) is. pl. az adatszolgáltatás 10 nappal a kibocsátás után történt. Ebben az esetben a számla státusza „Teljesítve (hibás)” helyett „Teljesítve”. Ugyanilyen tájékoztatás várható, ha az alapszámla és sztornó/helyesbítő számla számlakibocsátó vevő adószáma eltér, vagy alapszámla és sztornó/helyesbítő számla teljesítés dátuma eltér, vagy átutalás esetén eladó bankszámlaszáma hiányzik. 
 

Számlasorszám ellenőrzés

A program a V9.77-es verziótól új számla készítéskor folyamatosan figyeli a számla nyilvántartásokat tartalmazó adatállományok elkészítésének időpontját és ha az megváltozott, akkor számla mentésekor ellenőrzi az Online Számla rendszerben, hogy az adott számlasorszámmal már készült-e számla vagy sem. Az ellenőrzés azért szükséges, mert biztonsági mentés visszatöltés vagy felhőalapú szinkronizálás esetén lehetett olyan eset, hogy a felhasználó a számlázót egy korábbi állapotba állította vissza, így azonos számlasorszámmal, de eltérő adattartalommal két különböző számla jött létre. Figyelem! Felhőalapú szinkronizálás esetén előfordulhat, hogy az adatállományok elkészítésének időpontja számláról-számlára változik, ezért az ellenőrzés minden új számla esetén lefut. Ez jelentősen lassíthatja, hibás internetkapcsolat vagy Online Számla üzemzavar esetén blokkolhatja a számlakibocsátást.

Egy számlasorszámon több eltérő adattartalmú, elutasított Online Számla státuszú számlák kezelése

Részletes leírást a következő linken találhatunk itt: Link