2022.09.07 kiadott frissítések óta – „Számlázás és készletnyilvántartás (hálózatos)” V9.77 és „Számlázás és készletnyilvántartás” 8.74 –, ha a számlázó program úgy érzékeli, hogy a program adatállományai „kicserélődtek” (pl. programon belül biztonsági mentés visszatöltés, programon kívül fájlrendszerben történt változás), akkor számla mentéskor, még mentés előtt ellenőrzi a következő számlasorszám Online Számla rendszerbeli állapotát. Ha a számlasorszám már szerepel az Online Számla rendszerben, akkor a mentési folyamat figyelmeztetéssel megszakad és a számlakiállítás a számlasorszámok rendbetételéig nem folytatható.
Ha a számlasorszám ellenőrzés során az utoljára beküldött számla valami miatt nem lett feldolgozva – a számla státusza „várakozás alatt” (tranzakció állapota „mentés alatt” vagy „feldolgozás alatt”) – az Online Számla rendszerben, akkor a számlasorszám ellenőrzésen sikeresen átmegy a folyamat és előfordulhat olyan eset, hogy egy sorszámon két eltérő adattartalmú számla lett kibocsátva. Ebben az esetben a többszörösen előforduló számlák nem küldhetők be az Online Számla rendszerbe, azok el lesznek utasítva.
Az Online Számla oldalon lévő „Technikai kérdések és válaszok” II.28. kérdés szerint
https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/technikai_kerdesek_valaszok
II.28. kérdés: Egy eredeti számlát megpróbál beküldeni a számlázó program, de ERROR üzenetet kap válaszul. Kiderül, hogy a számlán szereplő adatok okozták a hibát, például tévesen szerepel az eladó adószáma vagy az újratelepített számlázó program elölről kezdte a számlák sorszámozását, így egy sorszámot újra kiadott. Mi a teendő ilyenkor, hiszen ha lesztornózom ezt a számlát, akkor lehet, hogy az érvénytelenítésről sem lehet adatot szolgáltatni?
Példa: A 100-as sorszámú számlából eltérő adattartalommal két példány lett kiállítva, ezek legyenek „A” és „B” példányok. Az összes számlapéldány sztornózása az alábbi módon oldható meg.
Ellenőrizzük, hogy a számlázó programban és az Online Számla oldalon egyezik-e az adattartalom. Ha nem egyezik – mert a számlázóban „B” példány van, az Online Számla oldalon pedig „A” példány –, akkor javasolt az Online Számla oldalon lévő „A” példány technikai érvénytelenítése és „B” példány beküldése, amelynek menete a következő:
Számlázó programban a „Számlák kezelése” ablakban sztornózzuk a 100-as sorszámú számlát. Ez lesz a 101-es számla. Nyomtatással megtörténik az adatszolgáltatás is.
Egy új, üres számlázó program üzembe helyezése:
Sztornó számla elkészítése.
Az esetről jegyzőkönyvet kell felvenni, aminek adattartalma kötetlen. Tartalmaznia kell az adózó és számlák adatait.