2022.09.07 kiadott frissítések óta – „Számlázás és készletnyilvántartás (hálózatos)” V9.77 és „Számlázás és készletnyilvántartás” 8.74 –, ha a számlázó program úgy érzékeli, hogy a program adatállományai „kicserélődtek” (pl. programon belül biztonsági mentés visszatöltés, programon kívül fájlrendszerben történt változás), akkor számla mentéskor, még mentés előtt ellenőrzi a következő számlasorszám Online Számla rendszerbeli állapotát. Ha a számlasorszám már szerepel az Online Számla rendszerben, akkor a mentési folyamat figyelmeztetéssel megszakad és a számlakiállítás a számlasorszámok rendbetételéig nem folytatható.

Ha a számlasorszám ellenőrzés során az utoljára beküldött számla valami miatt nem lett feldolgozva – a számla státusza „várakozás alatt” (tranzakció állapota „mentés alatt” vagy „feldolgozás alatt”) – az Online Számla rendszerben, akkor a számlasorszám ellenőrzésen sikeresen átmegy a folyamat és előfordulhat olyan eset, hogy egy sorszámon két eltérő adattartalmú számla lett kibocsátva. Ebben az esetben a többszörösen előforduló számlák nem küldhetők be az Online Számla rendszerbe, azok el lesznek utasítva.

Az Online Számla oldalon lévő „Technikai kérdések és válaszok” II.28. kérdés szerint

https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/technikai_kerdesek_valaszok

II.28. kérdés: Egy eredeti számlát megpróbál beküldeni a számlázó program, de ERROR üzenetet kap válaszul. Kiderül, hogy a számlán szereplő adatok okozták a hibát, például tévesen szerepel az eladó adószáma vagy az újratelepített számlázó program elölről kezdte a számlák sorszámozását, így egy sorszámot újra kiadott. Mi a teendő ilyenkor, hiszen ha lesztornózom ezt a számlát, akkor lehet, hogy az érvénytelenítésről sem lehet adatot szolgáltatni?

Példa: A 100-as sorszámú számlából eltérő adattartalommal két példány lett kiállítva, ezek legyenek „A” és „B” példányok. Az összes számlapéldány sztornózása az alábbi módon oldható meg.

1.  Ellenőrizzük, hogy a számlázó programban és az Online Számla oldalon egyezik-e az adattartalom. Ha nem egyezik – mert a számlázóban „B” példány van, az Online Számla oldalon pedig „A” példány –, akkor javasolt az Online Számla oldalon lévő „A” példány technikai érvénytelenítése és „B” példány beküldése, amelynek menete a következő:

1. 1. Online Számla oldalon a „Kimenő számlák” menüpontban a 100-as sorszámú számla technikai érvénytelenítése.
   2. Online Számla oldalon az „Nyilatkozatok”, majd „Adatszolgáltatás érvénytelenítés” menüpontban technikai érvénytelenítés jóváhagyása.
   3. Számlázóban az „Online Számla adatszolgálatás” menüpontban 100-as sorszámú számla beküldése.
   4. Online Számla oldalon a számlázó programban lévő számlának kell szerepelnie. Ha nem az szerepel, akkor rossz számla lett érvénytelenítve vagy küldésre kiválasztva, ezért újra kell ismételni a műveletet.

2.       Számlázó programban a „Számlák kezelése” ablakban sztornózzuk a 100-as sorszámú számlát. Ez lesz a 101-es számla. Nyomtatással megtörténik az adatszolgáltatás is.

3. Egy új, üres számlázó program üzembe helyezése:

   1. Demó letöltése és telepítése.
   2. Program regisztrálása.
   3. Induló sorszám beállítása. Ez lehet 102 vagy teljesen más sorszám is. Teljesen más sorszám esetén a sorszámot fel kell venni a szigorú számadású bizonylatok nyilvántartásába. 102-es sorszám esetén az eredeti, éles számlázóban lévő sorszámot a „Beállítások”-ban a „Számla” fülön található „Sorszámok” gombbal módosítani kell 103-ra.
   4. Online Számla technikai felhasználó beállítása a „Beállítások”-ban az „Internet és hálózat” fülön (vagy „Egyéb” fülön) található „Online Számla beállítások” gombbal.
   5. Beállításokban a Beállítások 1. fülön az „Alapállapotban tétel kiválasztása a cikktörzsből” és „Alapállapotban tétel kiválasztása a cikklistából” opció legyenek kikapcsolva. (Ez utóbbi opció csak a Számlázás 2 programban érhető el.)

4. Sztornó számla elkészítése.

   1. Partner kiválasztás. Ugyanitt elérhető a partnertörzs is, ahol a partner rögzíthető.
   2. Új tételek felvitele. Nincs cikktörzs kezelés, ezért be kell gépelni minden adatot.
   3. Nyomtatás és ezzel együtt adatszolgáltatás. Az adatszolgatás el lesz utasítva!
   4. Az Online Számla adatszolgáltatás menüben lent További műveletek, majd "A számla adattartalom hibás, kibocsátása vagy jelentése nem történt meg" opció bepipálása. (így a program indításakor, bezárásakor az elutasított számla miatt nem ugrik fel az Online számla adatszolgáltatás ellenőrzése ablak)

5. Az esetről jegyzőkönyvet kell felvenni, aminek adattartalma kötetlen. Tartalmaznia kell az adózó és számlák adatait.