A számlázó programmal készített számlákat automatikusan lekönyvelhetők a naplófőkönyv, a pénztárkönyv, illetve a kettős könyvviteli programmal, amelynek az előkészítése végezhető el ebben a menüpontban.  Egy számla csak egy tételsorban adható át, kontírozás nélkül.

A Számlák előkészítése könyveléshez ablakban a könyvelendő számlákat tartalmazó adatállomány automatikusan elküldhető a könyvelőnek, ha az ablak felső részén található „„” gombbal megnyitott segédablakban az „Küldés e-mailben” listában ki van választva előzőleg a Levelek kezelésében rögzített levélsablon, és mellette meg van adva a könyvelő e-mail címe (tudnivalók Levelek kezelése a pontban).

Egyszeres könyvvitel kiválasztása esetén, a program azokat a tételeket fogja könyvelésre küldeni, amelyek a megadott idő intervallumban lettek kiegyenlítve, kettős könyvvitel esetén az adott intervallumban kiállított számlákat fogja feladni. A könyvelőprogram szempontjából fontos, hogy a kiegyenlítéskor (tudnivalók a Számlák kezelése pontban) megadjuk a pénzforgalom (kifizetőhely) helyét: bank vagy pénztár.

A kettős könyvvitel program tudja kezelni a forintos számlák forintos kiegyenlítését is, de ennek érdekében az intervallumnak tartalmaznia kell a már feladott, de eddig még ki nem egyenlített számlákat is.

A kettős könyvvitel (hálózatos) feladási mód jogcím szerint alábontással (főkönyvi számok, áfa bevallási sorok, pénztár és banki kiegyenlítés tételek átadásával) készül el az exportfájl. Ebben az esetben a „Részkiegyenlítések feladása” és „Mentés CSV fájlba” opciók nem értelmezhetők.

Pl.: ha feladásra kerültek a januári számlák a kettősbe, a februári feladásakor szintén úgy kell előállítani az állományt, hogy tartalmazza a januári tételeket is, hogy a januári számlák kiegyenlítését is le tudja belőle könyvelni a kettős program. További információ a kettős könyvvitel leírásában található.

Ha kiegyenlítéskor nem lett megadva a bizonylatszám, akkor a könyvelésben a bizonylatszám a számla sorszáma lesz, a szöveg pedig „Értékesítés árbevétele”. Ha van bizonylatszám, akkor az lesz a könyvelésben is a bizonylatszám, a szöveg pedig „X. sz. számla kiegyenlítése”.

A számla állapotáról az utolsó, státusz oszlopban kaphat információt. Ezek a következők lehetnek:

-     Devizaszámla csak korlátozott mértékben és kiegyenlítés nélkül adható fel: A státusz akkor jelenik meg, ha a számla devizaszámla. A számlázóban készült devizaszámlákat csak a „Kettős könyvvitel (hálózatos)” programba lehet átadni, a „Kettős könyvvitel” programba nem. A devizás számlák kiegyenlítései nem adható át.

-     Egyszeresbe kiegyenlítetlen számla nem adható fel: A státusz akkor jelenik meg, ha egyszeres feladás esetén a számla még egyáltalán nincs kiegyenlítve. A pénztárkönyvbe csak kiegyenlített vagy részben kiegyenlített számlák adhatók át.

-     Részben kiegyenlített számla csak kiegyenlítettként és csak az utolsó kiegyenlítéssel adható fel: A státusz akkor jelenik meg, ha a számla egy vagy több kiegyenlítéssel csak részben van kiegyenlítve. A könyvelőprogramok egyelőre nem tudják fogadni a részkiegyenlítéseket, ezért a részben kiegyenlített számlák teljesen kiegyenlítettként kerülnek könyvelésre az utolsó kiegyenlítés bizonylatszámával és dátumával.

-     Több tételben kiegyenlített számla csak az utolsó kiegyenlítéssel adható fel: A státusz akkor jelenik meg, ha a számla több kiegyenlítéssel lett kiegyenlítve. Ebben az esetben a teljes összeg kerül feladásra az utolsó kiegyenlítés bizonylatszámával és dátumával.  

-     Túlfizetés csal a számla összegével adható fel: A státusz akkor jelenik meg, ha a kiegyenlítések összege nagyobb, mint a számla összege. Ebben az esetben a teljes összeg kerül feladásra az utolsó kiegyenlítés bizonylatszámával és dátumával. 

EVA-s feladás opciót akkor kell választani, ha a számlakibocsátó EVA alanya. Részkiegyenlítés feladása esetén túlfizetés (de csak számla összegével), egy darab tétel esetén a részkiegyenlítés (szintén csak a számla összegével), illetve több tételes részkiegyenlítés esetén az utolsó részkiegyenlítés is feladható (szintén csak a számla összegével). Ha az opció nincs kapcsolva, akkor az ilyen jellegű tételek nem kerülnek feladásra. Ha be van kapcsolva, akkor átadásra kerülnek (viszont a kiegyenlítéseket a könyvelőprogramban módosítani kell). A Mentés CSV fájlba opció DBF típusú fájl helyett excelben szerkeszthető CSV típusú fájlt készít a feladáshoz.