A házipénztár feladás könyvelése sok hasonlóságot mutat a számlák automatikus könyvelésével, de mivel ebben az esetben az adatok kontírozással együtt érkeznek, jóval bonyolultabb is.

A házipénztár program a feladás során egy „RPF” kiterjesztésű fájlt készít, melynek nevében szerepel a házipénztár programban megadott ügyfél azonosító (nem szükséges megegyeznie a kettősben megadott azonosítóval), a könyvelési és a készítés dátuma. Első feladatunk a könyvelendő fájl kiválasztása, melyet a „Kiválaszt” gombra kattintva tehetünk meg. Amennyiben sikeresen megadtuk az importálni kívánt fájl nevét, a következő lépésben a feladást leszűkíthetjük időintervallumra és pénztárral. Ha egy házipénztár programmal egyszerre több pénztár könyvelését végezzük, feladás esetén egyetlen fájlban feladható az összes pénztár forgalma, amit egyszerre le tud könyvelni a könyvelőprogram. Ebben az esetben hagyjuk üresen a „Pénztár főkönyvi száma” mezőt, ha csak egyetlen pénztár forgalmát szeretnénk lekönyvelni, adjuk meg az adott pénztár főkönyvi számát. Lehetőségünk van időintervallum megadására is, mikori bizonylatok kerüljenek könyvelésre, az alapértelmezett a teljes év, ennél nagyobb intervallum értelemszerűen nem adható meg. Mivel a pénztár naplóban partnerkód nélkül is rögzíthetünk tételeket (csak partnernévvel), megadható, hogy a partner törzs adatait bővítse-e a program az átadott tételekben szereplő partnerekkel (alapértelmezett beállítás: igen). Ezt követően a „Feltölt” gombra kattintva történik meg az adatok beolvasása, mely több részből tevődik össze:

• A program betölti a feltételeknek megfelelő tételeket (pénztár főkönyvi száma, időintervallum).
• A program először a pénztárbizonylat számok alapján megpróbálja beazonosítani a lekönyvelt tételeket. Az így beazonosított tételt „FELADOTT TÉTEL”-ként fog megjelölni a táblázat „státusz” oszlopában. Ha talál olyan tételt, aminek bizonylatszáma és összege is megegyezik az átadott eredeti bizonylatszámmal (hivatkozás), de a pénztárbizonylat sorszámára a már lekönyvelt tételben nem szerepel „LEKÖNYVELT TÉTEL” megjegyzést kap (feltételezve azt, hogy az adott számla már kézzel le lett könyvelve, esetleg át lett véve a számlázó programunkból is készpénzes számlaként).
• Ezt követően megpróbálja beazonosítani a program az új tételek partnereit a könyvelőprogram törzsében szereplő partnerekkel (ez mindenképpen megtörténik, ha nem kérjük a partnerek rögzítését a törzsben, akkor is – erről később bővebben). Ez a funkció a vevő számlák automatikus könyveléséhez hasonlóan működik: amennyiben talál a program azonos nevű és című partnert, kitölti a partnerkódot és a nevet. Ha nem talál, a partnerkódot üresen hagyja, és a névhez beírja az „ÚJ PARTNER” feliratot. Ha talál azonos nevű partnert, de a címe nem egyezik, kitölti a nevet és a partnerkódot, de a „státusz” oszlopban a „Partner cím nem egyezik” felirat fog szerepelni. Ettől a tétel lekönyvelhető, ha nem módosítunk, akkor az azonos nevű, de eltérő című partnerre kerül lekönyvelésre. Ha ez egy új partner azonos névvel, törölni kell a partnerkódot a táblázatban, így új partnerként fogja a program rögzíteni az illetőt. Ha a törzsben egynél többször szerepel az adott név, de a címe egyikkel sem egyezik, a „Több azonos nevű partner” megjegyzést kapjuk. Így a tétel nem könyvelhető le, vagy ki kell választanunk a megfelelő partnert: ehhez a táblázatban a partnerkódra állva nyomjuk meg az „F2” gombot, vagy új partnerként kell rögzítenünk: törölni kell a táblázatból a partner kódot.
• Ha a partnerek rögzítését választottuk, a táblázat „Rögzít” oszlopába a program bejelöli azokat a partnereket, melyeket rögzítenie kell a törzsben. Azok a tételek nem lesznek bejelölve (és kézzel sem jelölhetőek be – hibaüzenetet kapunk), amelyek olyan partnert tartalmaznak, aki már a házipénztár programban sem lett rögzítve a partner törzsbe. Ha nem kértük a partnerek rögzítését, egyik tétel sem lesz bejelölve a „Rögzít” oszlopban, de a könyvelés megkezdése előtt ezt felülbírálhatjuk.
• A házipénztár programban van lehetőség munkaszám megadására, ami szintén átadásra kerül (jelenleg bizonylatonként egy munkaszám adható meg).
• Devizás tételek esetén átadásra kerülnek az árfolyamok és a devizás értékek.
• A számlák könyvelése képernyőtől eltérően itt két táblázatot láthatunk, a felsőben a tételek fejlécei, míg az alsóban a kiválasztott tétel számlasorai láthatóak (a házipénztár programból max. 3 számlasor érkezhet). Minden sorban láthatjuk a nettó/áfa/bruttó értéket ill. a főkönyvi számokat, melyeket könyvelés előtt módosíthatunk (átírással, vagy a főkönyvi számon állva az „F2” megnyomásával). Amennyiben áfás tétel „érkezett”, attól függően, hogy bevétel vagy kiadás, a program kitölti az alapértelmezett bevallási sort, ami szintén módosítható szükség esetén átírással, vagy az „F2” megnyomásával. Figyelem! A számlasorokban az összegek nem változtathatóak meg, csak a főkönyvi számok (nettó és ÁFA) és a bevallási sor, a fejlécben pedig kizárólag a partnerkód és a munkaszám.
• Ha a pénztárbizonylat több sort tartalmaz, akkor a lekönyvelt tétel megjegyzés mezőjében és a kartonokon a pénztárbizonylat első sorának megnevezése fog megjelenni!
• A program ellenőrzi a nettó értékek főkönyvi számait. Amennyiben olyan főkönyvi számot talál, amely a főkönyvi törzsben vevő ill. szállító típusúként szerepel (4541, 911 stb.), a vevő/szállító naplóban olyan tételt próbál meg keresni, melynek a bizonylatszáma és a partner neve megegyezik a házipénztár bizonylaton szereplő névvel és hivatkozással. Ha talál, a tétel állapota a táblázat státusz oszlopában „Számla kiegyenlítés” lesz, a hivatkozás oszlopba pedig beírja a program a számla naplósorszámát. Ha ez a tétel könyvelésre kerül, a vevő/szállító naplóban módosítja a program a számla rendezettségét a pénztárbizonylat összegével (lehet részkiegyenlítés is).

Az adatok ellenőrzése és esetleges korrigálása után (partnerek, főkönyvi számok, bevallási sor, munkaszám) következhet a könyvelés, melyet a „Számlák könyvelése” gombra kattintva tehetünk meg. Előtte megadhatjuk, hogy hogyan szeretnénk rögzíteni a bizonylatszámot: a pénztárbizonylat sorszáma legyen a bizonylatszám mezőben és a hivatkozás mezőben tároljuk el az eredeti bizonylatszámot, vagy fordítva, az eredeti bizonylatszám legyen a bizonylatszám mezőben, és a hivatkozás mezőben a pénztárbizonylat sorszáma. Ez utóbbit választva ha nincs kitöltve a hivatkozás, a pénztárbizonylat sorszáma kerül a bizonylatszám mezőbe is. A pénztárbizonylat sorszámát muszáj valamilyen módon eltárolnunk, hogy következő feladáskor ellenőrizhessük, le lett-e már könyvelve az adott tétel.

A könyvelés gombra kattintva a könyvelés tényleges megkezdése előtt további ellenőrzések futnak le:

• A program ellenőrzi a pénztár főkönyvi számát: létezik-e és valóban pénztár jellegűre van állítva a törzsben.
• A többi főkönyvi szám (nettó és áfa) és a munkaszám is ellenőrzésre kerül, ha valamelyik nem létezik, vagy összesítő típusú főkönyvi szám lett valamelyik tételben megadva, a könyvelés nem történik meg, míg nem módosítjuk a törzseket, vagy az adott tétel adatait.
• A könyvelés végeztével a program kiírja, hány tétel lett lekönyvelve, majd lefuttatja a pénztáregyenlegek rendezését. Az új partnerek az alábbi adatokkal rögzítésre kerülnek a partner törzsben: név, cím, EVA alanyiság.

FONTOS TUDNIVALÓK AZ ÁTADÁSSAL KAPCSOLATBAN:

• Ha a házipénztár programban megváltoznak a tételek sorszámai feladás után (nem lezárt időszak kerül feladásra), a következő feladásnál problémák jelentkezhetnek, mivel a bizonylatsorszám szerint azonosítja a lekönyvelt tételeket. Lehetőség szerint csak lezárt időszakot adjunk át.
• Valutapénztár átadásakor ügyeljünk arra, hogy kézzel NE könyveljünk a pénztárba, csak az év végi átértékelést. A házipénztár programból a megfelelő árfolyammal kerülnek átadásra a tételek, ha „kézzel” is könyvelünk a valutapénztárba, az torzíthatja az árfolyamot!
• Áfás tételek könyvelése esetén a program nem könyveli le a fordított áfás szállítói számla vegyes tételeit. Azt a pénztár naplóban a tétel megnyitásával és mentésével lehet rögzíteni utólag.

Ha egy készpénzes számla összesítő nyilatkozatban is szerepeltetendő, egyelőre szintén kézzel kell módosítani a tételt, ezt nem tudja átadni a házipénztár program. Ha a tételhez tartozó partner a feladás során lett automatikusan rögzítve, a közösségi adószámot és országkódot ki kell tölteni a partner törzsben, mert ezeket sem tudja átadni a program.