Készletkezeléssel rendelkező programban – illetve bekapcsolt készletkezelés esetén – lehetőség van a NAV rendszeréből letölthető bejövő (szállítói) számlák fogadására, amely alapján bevételezés készíthető. Alapértelmezett esetben a letöltött számla tételeit tölti be a program, amelyeket a program megpróbál a cikktörzshöz hozzárendelni készletváltoztatás céljából. A számlák betöltése két módon lehetséges: Bevételezés Online Számla adatszolgáltatásól menüpontból vagy új bevételezés készítése menüpontból.

Bevételezés Online Számla adatszolgáltatásból

A Bevételezés főmenü Bevételezés Online Számla adatszolgáltatásból menüpontban a megadott dátumintervallum alapján kérdezhetők le a bejövő (szállítói) számlák. A kívánt szűkítési mód (időszak, bevételezett számlák állapota) megadása után a „Leválogatás” gombra kell kattintani. A letöltés függ a dátumintervallum szerint érintett számlák mennyiségétől és a NAV rendszer sebességétől. A program megpróbálja a számlákat számlasorszám és adószám szerint párosítani a már meglévő bevételezéssekkel és ha sikerült, akkor ezek a tételek szürke színnel fognak megjelenni. A kék színű számlák bevételezés nélküli bejövő (szállítói) számlák.

A „Leválogatás” gombot nem szükséges minden belépéskor használni. Ablak megnyitásakor az időszak aktualizálására rákérdez a program és ebben az esetben Online Számla rendszerből nem a teljes időszakot kérdezi le a program, hanem az utolsó, már letöltött számlák előtti öt nap számláit frissíti újra a program, majd az utolsó nappal kezdődően időszak záródátumáig lekérdezi az adatokat. Ha nem találunk egy adott számlát vagy eltérő adatokkal ugyan megvan a számla, de az adattartalma eltérő – pl. mert a számlakibocsátó technikai érvénytelenítést és újraküldést végzett –, akkor a „Leválogatás” gombbal újra le kell kérdezni a teljes időszakot. Az ablak felső részén lévő „Keresés” művelettel a mellette lévő legördülő lista szerinti oszlopot megadva lehet számlát keresni. A „Keresés” címkére kattintva a művelet „Szűkítés”-re váltható. A jobbra lévő nagyító gombbal a számlán állva a partnerről információk kérhetők le a Partnerkövető rendszerből. A „Betekint” címkére kattintva a számla tételsorai kérhetők le, amelyek a tételek nevét, besorolásait (Online Számla rendszerben szerepeltetett egyéb, illetve saját besorolások), mennyiségét, mennyiségi egységét és bruttó értékét tartalmazzák.

A megfelelő számlára állva az „Új bevételezés” gombbal az „Új bevételezés készítése” ablak a számla adataival feltöltötten betöltésre kerül. Bevételezés készítésekor a partner tárolva lesz a partnertörzsben. Az adatok felöltése után a letöltött számlatételeket a program megpróbálja a cikktörzshöz hozzárendelni.

Felhasználói jogok használata esetén a „Bevételezés Online Számla adatszolgáltatásból” menüpont elérhetősége jogosultság függő. A jogosultság az „Alapadatok” főmenü „Felhasználói jogok kezelése” ablakban „Bevételezés Online Számla adatszolgáltatásból” joggal engedélyezhető vagy tiltható. (A felhasználói jogok használata az „Alapadatok” főmenü, „Beállítások kezelése” ablakban a „Beállítások 1.” fülön a „Felhasználói jogok használata” opcióval engedélyezhető vagy tiltható.)

Új bevételezés készítése

Ha nem szeretnénk az Online Számla lista alapján számlákat lekérdezni és bevételezést készíteni, akkor az Online Számla lekérdezés az „Új bevételezés készítése” menüponttal a „Bevételezés készítése” ablakban is használható. Ebben az esetben a partnertörzsben névvel és adószámmal már szerepelnie kell a partnernek és bevételezés indításakor, partner kiválasztása után a hivatkozásba meg kell adni a számla sorszámát, majd a mellette jobbra lévő nagyító gombbal (vagy „F2” gombbal) lekérdezhető a számla. Az adatok felöltése után a letöltött számlatételeket a program megpróbálja a cikktörzshöz hozzárendelni.

Hozzárendelések

Alapértelmezett esetben a letöltött számla tételeit tölti be a program, amelynek számla tétel és cikktörzs tétel összerendelése a számla tétel megnevezése, illetve cikkszáma (Online Számla rendszerben szerepeltetett egyéb, illetve saját besorolások), vagy egyéni cikkszám, illetve egyéni megnevezés szabályok (hozzárendelések) megadásával automatizálható. Az automatikus hozzárendelés a „Beállítások” menüpont „Készlet” fülön található „Online Számla bevételezéskor cikktörzs hozzárendelés” opcióval kikapcsolható. A hozzárendelések kézzel is elvégezhetők, ha az automatikus hozzárendelés sikertelen lenne vagy ki van kapcsolva.

A készletváltozás csak a cikktörzshöz rendelt cikkeken fog végrehajtásra kerülni. Bevételezés mentésekor a program egy listaablakkal figyelmeztet, ha cikktörzs hozzárendelés nélküli számlatételek vannak a bevételezett tételek között. A hozzárendelés nélküli tételek nem változtatják meg a készlet mennyiségi adatait, viszont a bevételezés összegszerű adatait megváltoztatják.

A bevételezés tételeiben az eredeti számla tétel megnevezése és besorolásai (Online Számla rendszerben szerepeltetett egyéb, illetve saját besorolások) zöld hátterű oszlopokban láthatók. A szintén zöld hátterű „Státusz” oszlop ad információt arról, hogy a cikktörzs hozzárendelés sikeres volt vagy sem. A „Szabály” oszlopban a sikeres hozzárendelés esetén alkalmazott hozzárendelés szabály sorszáma látható.

A fehér hátterű oszlopok a hozzárendelt cikktörzs tételek alapján adják a bevételezés tételeit.

A bevételezés ablakban található „Hozzárendelés” gombbal egy „Cikk hozzárendelése” ablak jelenik meg, amivel az alábbi műveletek végezhetők:

-     „Hozzárendelés” gomb: A kiválasztott cikk a bevételezés tételhez rendelhető.

-     „Leválasztás” gomb: A bevételezés tételhez rendelt cikk hozzárendelése megszüntethető.

-     „Szabályok” gomb: Automatikus hozzárendelések szabályai szerkeszthetők.

-     „Cikktörzs” gomb: Cikktörzs kezelése ablak megnyitása.

Szabályok

A „Cikk hozzárendelése” ablakban a „Szabályok” gombbal megnyitott ablakban az automatikus cikktörzs hozzárendelések szabályai kezelhetők. A zöld háttér oszlopok a számlatétel szerinti szabályokat, a fehér oszlopok a hozzárendelt cikktörzs adatokat jelenítik meg.

Az ablakban az alábbi műveletek végezhetők:

-     „Új szabály” gomb: A bevételezés ablakban lévő letöltött és kiválasztott számlatétel alapján új szabály készítése indítható. Az ablak felső részén kell a cikktörzsbeli cikket megadni. Az ablak alsó részén a letöltött számlatétel adatok adhatók meg. Szabály alapján automatikus hozzárendelés úgy működik, hogy ha a letöltött számlatétel megnevezése vagy egyéb vagy saját besorolása illeszkedik a szabályban megadott számlatétel megnevezése vagy egyéb vagy saját besorolásához, akkor rendelje hozzá a cikktörzsbeli cikket. Adószámok egyikének megadása esetén az adott szabály csak az adott szállító esetén veszi figyelembe a program, ami pl. akkor lehet szükséges, ha ugyanazon megnevezést más-más szállító a cikktörzsben más-más cikkre értendő.

-     „Módosítás” gomb: Meglévő szabály módosítása. Működése megegyezik az új szabály felvitelével.

-     „Másolás” gomb: Meglévő szabály alapján új szabály megadása. Működése megegyezik az új szabály felvitelével.

-     „Törlés” gomb: Szabály törlése.

-     „Cikktörzs” gomb: Cikktörzs kezelése ablak megnyitása.

-     „Alkalmaz” gomb: Szabályok alkalmazása a bevételezés száma tételekre. Ez akkor kellhet, ha új szabályokat rögzítettünk vagy meglévőket módosítottunk. A szabályok csak azokra a tételekre lesznek lefuttatva, amelyek még nem tartalmaznak cikk hozzárendelést.

Adatok Online Számla adatszolgáltatásból adódó korlátok

Az Online Számla adatszolgáltatásból adódó korlátok a következők lehetnek:

-     A „Leválogatás” gombbal Online Számla adatszolgáltatásból nem a számlákat tölti le a program, hanem egy kivonatlistát. A kivonatlista korlátozott, nem tartalmaz minden adatot, ezért az „Új bevételezés készítése” gomb a teljes számlaadatot is lekérdezi bevételezés készítéshez.

-     Egyszerűsített számla adatai a kivonatlistában jelenleg nulla értékkel jelennek meg, bevételezés készítésekor már helyes összeggel szerepel.

-     Régebbi számlák – 2020 július előtti adatszolgáltatások – esetében előfordulhat, hogy a kivonatlistában más a nettó, áfa és bruttó adat, mint ami bevételezés készítéskor a számlán van, mivel ebben az időszakban kevésbé volt szigorú a beküldött számlaadatok számszaki ellenőrzése. Ilyenkor bevételezés készítésekor már helyes összeggel szerepelnek az adatok.