A bankszámlatörténet adatállományok feldolgozása segítségével kiállított számla kiegyenlítése, illetve díjbekérőként kiállított megrendelésekből számla készítése oldható meg. A bankszámlatörténet feldolgozás a Számlázás főmenü Bankszámlatörténet kezelése menüpontban érhető el. Egyelőre tizenkét bank export adatállományát tudjuk feldolgozni (OTP, K&H, Raiffeisen, MBH, MBH Duna Bank, CIB, Unicredit, Erste, Wise, Polgári Bank, Magnet Bank, Gránit Bank, OFSZ). Ezen felül lehetőséget biztosítunk egy általános „RLB” struktúrára való átalakítást követően más banktól kapott pontosvesszővel tagolt CSV kiterjesztésű állomány betöltésére is. A bankszámlatörténetek letölthetők a bank online felületéről, melynek folyamatáról a bank tud további segítséget nyújtani.

A „Bankszámlatörténet kezelése” ablakban három lista látható. A felső listában a betöltött bankszámlatételek adatai láthatók. A második listában egy adott bankszámlatételhez társított megrendelések (díjbekérők) láthatók, amelyből kiegyenlített számla készíthető. A harmadik listában egy adott bankszámlatételhez, illetve megrendelésekhez (díjbekérőkhöz) társított számlák láthatók, amelyből számla kiegyenlítés készíthető.

Bankszámlatörténet betöltése

A jobb felső sarokban található „Megnyitás” gombbal indul az bankszámlatörténet adatállományok betöltése. A „Bank kiválasztása” legördülő listadobozban a „Kifizetőhely törzsben” megadott bankszámlaszám adható meg. (A második, „Automatikus” legördülő listadobozban az adatállomány fajtája adható meg, ha az automatikus felismerés nem ismerné fel a bankhoz tartozó adatállományokat.) A „Fájlok helye” sorban a „Kiválaszt” gombbal adható meg a banki adatállományokat tartalmazó mappa helye. Az „Összerendelések” opciókkal megadható, hogy betöltéskor a program a banki tételsorokhoz számlákat vagy megrendeléseket keressen vagy sem. Mivel a banki adatállományok nem tartalmaznak adószám adatot, viszont a számlák és megrendelések tartalmazhatnak, ezért az „Adószám keresés Partnerfigyelővel” segíti az banki tétel-megrendelés-számla összerendelést bankszámlaszám-adószám keresés alapján. Ennek eléréséhez Partnerfigyelő előfizetés szükséges. A banki adatállományokban általában megtalálható a banki tétel könyvelési dátuma és értéknap dátuma, így a „Dátum feldolgozás” opcióval megadható, hogy összerendelés kereséshez, számla készítésekor teljesítés dátuma beállításhoz, számla kiegyenlítésekor kiegyenlítés dátuma beállításakor melyik dátumot vegye figyelembe a program. Számla kiegyenlítéshez kiegyenlítés bizonylatszám generálásához a „Bizonylatszám” sorban adható meg a generálás módja. Ha az adatállomány nem tartalmaz devizanem adatot, akkor figyelmeztetést kapunk és a banki tételek devizás vagy forintos jellege - „összeg” és „összeg dev.” oszlopok beállítása – a kifizetőhely törzsben megadott „Devizás” opció jelölése szerint történik.

Ha a fájlok helye megfelelően van beállítva és a kiválasztott bankszámlaszámhoz talál a program import adatállományokat, akkor a lista feltöltésre kerül a betölthető fájlokkal. A betöltéshez több fájl is kijelölhető. A „Megnyitás” gombbal elindul a feldolgozás.

A jobb felső sarokban található „Előzmények” gombbal az eddigi betöltések tekinthetők meg és szükség esetén újra betölthetők. Az előzményekből a „Törlés” gombbal lehet törölni egy korábbi betöltést.

Bankszámlatörténet feldolgozása

A fájlok sikeres beolvasása után elindul egy automatikus összerendelés feldolgozás, ha az „Összerendelések” opcióval „Számlák”, illetve „Megrendelések” összerendelése be lett kapcsolva. Az automatikus összerendelések keresése az alábbi módon és sorrendben működik:

1.   Megrendelés sorszám keresése banki tétel közleményben.

2.   Ha előzőben nincs találat, akkor banki tételen vagy közleményben szereplő név keresése megrendelés partner nevében (és fordítva),

a.    és banki tétel összege megegyezik a megrendelés összegével,

b.   és banki tétel dátuma későbbi, mint megrendelés dátuma.

3.   Ha előzőben nincs találat, számla sorszám keresése banki tétel közleményben.

4.   Ha előzőben nincs találat, akkor banki tételen vagy közleményben szereplő név keresése számla partner nevében (és fordítva),

a.    és banki tétel összege megegyezik a számla összegével,

b.   és kiegyenlített számla esetén banki tétel dátuma megegyezik a számla kiegyenlítés dátumával,

c.    és kiegyenlítetlen számla esetén, ha a banki tételtől későbbi számla esetén a banki tétel dátuma megegyezik a számla teljesítés dátumával.

5.   Ha előzőben nincs találat, akkor Partnerfigyelő előfizetés esetén banki tétel bankszámlaszám szerinti adószám lekérdezés után adószám keresése megrendelés adószámban,

a.    és banki tétel összege megegyezik a megrendelés összegével,

b.   és banki tétel dátuma későbbi, mint megrendelés dátuma.

6.   Ha előzőben nincs találat, akkor Partnerfigyelő előfizetés esetén banki tétel bankszámlaszám szerinti adószám lekérdezés után adószám keresése számla adószámban,

a.    és banki tétel összege megegyezik a számla összegével,

b.   és kiegyenlített számla esetén banki tétel dátuma megegyezik a számla kiegyenlítés dátumával,

c.    és kiegyenlítetlen számla esetén, ha a banki tételtől későbbi számla esetén a banki tétel dátuma megegyezik a számla teljesítés dátumával.

Ha az automatikus összerendeléskor talált megrendelésnek vannak számlái, akkor a megtalált számlák bekerülnek a társított számlák közé. (Fordítva ez nem igaz, az összerendeléskor talált számlák megrendelései nem kerülnek be a társított megrendelések közé, hiszen a számlázott megrendeléssel már nincs teendő. Ez az eset nem is fordulhat elő, mert ilyenkor eleve a megrendelést találja meg először a program.)

Az automatikus összerendelések alapján a banki tételnek ötféle státusza lehet. A banki tételek státusza a tételen végrehajtott műveletek szerint később megváltozik.

A banki tétel státuszok a következők lehetnek:

-     „Nincs találat” (kék színű tételek), azaz a bank tételhez nem társítható megrendelés vagy számla.

-     „Rendben” (zöld színű tételek), azaz a bank tételhez egy darab megrendelés vagy kiegyenlítetlen számla társítható.

-     „Több találat” (piros színű tételek), azaz a bank tételhez több darab megrendelés vagy kiegyenlítetlen számla társítható.

-     „Kiegyenlítve” (fekete színű tételek), azaz a bank tételhez talált számlák összege és bank tétel összege szerint ki vannak egyenlítve.

-     „Részben kiegyenlítve” (bordó színű tételek), azaz a bank tételhez talált számlák összege és bank tétel összege szerint nincs teljesen kiegyenlítve.

-     „Összeg nem egyezik” (narancssárga színű tételek), azaz a bank tételhez talált számlák, illetve megrendelések összege és bank tétel összege eltér. Többféle devizanemben összerendelt banki tételek, számlák, illetve megrendelések esetén is ezt a státuszt kaphatjuk, mert vegyes devizanemben kezelt tételeket a program nem kezeli.

Az automatikus összerendelések során természetesen kaphatunk téves összerendeléseket is, hiszen gyakran előfordul, hogy a banki tételen a hivatkozásként megadott megrendelés vagy számla sorszáma elgépelésre került, vagy a banki tételen szereplő név eltér a megrendelésen vagy számlán szereplő partner nevétől, vagy nem arról a bankszámlaszámról utaltak, ami megrendelésen vagy számlán szereplő partnerhez tartozik. Ezekből adódóan lehet, hogy a program egy banki tételhez vagy nem talált társítható megrendelést vagy számlát, vagy a banki tételhez nem kapcsolódó megrendelést vagy számlát talált a program. Ezekhez a banki tételekhez a társítások utólag a „Megrendelés hozzárendelése”, „Megrendelés leválasztása”, „Számla hozzárendelése”, „Számla leválasztása” gombokkal javíthatók.

Megrendelésből új számla készítése

Ha a banki tételhez társított megrendelés megfelelő, akkor a „Megrendelésből új számla készítése” gombbal a megrendelés alapján új számla készíthető. Számla készítése előtt a „Megrendelés megtekintése” gombbal a megrendelés megtekinthető. Több kijelölt társított megrendelés esetén a program rákérdez, hogy megrendelésenként külön-külön készüljön új számla, vagy a megrendeléseket vonja össze és egy számla készüljön. Több kijelölt banki tételhez is kérhető csoportos számlakészítés, ha azoknak a státusza egyértelmű, azaz „rendben”. Ilyenkor egy lépésben készíthető ki több banki tétel egy-egy társított megrendelés számlája. A számla elkészülte után a számla a banki adatok alapján kiegyenlítésre kerül és bekerül a társított számlák listájába. A banki tétel státusza a státuszok felsorolása szerint változik.

Számla kiegyenlítése

Ha a banki tételhez társított számla megfelelő, akkor a „Számla kiegyenlítése” gombbal a számlához – a „Számlák kezelése” ablakban megszokott módon – számla kiegyenlítés ablaka nyitható meg, amelynek segítségével új kiegyenlítés menthető (vagy meglévő kiegyenlítés törölhető). Kiegyenlítés kezelés előtt a „Számla megtekintése” gombbal a számla megtekinthető. Több kijelölt társított számla esetén – szintén a „Számlák kezelése” ablakban megszokott módon – a számlákhoz a kiegyenlítés csoportosan kezelhető. A számla kiegyenlítése ablak a számla a banki adatok alapján kerül előkészítésre. Több kijelölt banki tételhez is kérhető csoportos kiegyenlítés, ha azoknak a státusza egyértelmű, azaz „rendben” vagy „kiegyenlítve”. Ilyenkor egy lépésben egyenlíthető ki több banki tétel egy-egy számlája. A banki tétel státusza a státuszok felsorolása szerint változik.

Új számla készítése

Ha a banki tételhez nincs társított megrendelés vagy a társított megrendelés alapján nem készíthető megrendelésből új számla, akkor az „Új számla készítése” gombbal a teljesen új számla készíthető. A számla elkészülte után a számla a banki adatok alapján kiegyenlítésre kerül és bekerül a társított számlák listájába. A banki tétel státusza a státuszok felsorolása szerint változik.

Szabályok kezelése

A jobb felső sarkokban található „Szabályok” gombbal bankszámlaszám-adószám párosítások kezelhetők. Ha a banki tételhez nincs hivatkozás megadva és a banki tételen szereplő partner neve eltér a megrendelésen, illetve számlán szereplő partner nevétől, akkor szabályként felvehetünk egy bankszámlaszám-partner szabályt, amit a jövőben alkalmazhatunk. Ennek akkor van értelme, ha a partner a várhatóan jövőben is ugyanerről a számlaszámról fog utalni felénk. Ezeket a párosításokat az „Adószám keresés Partnerfigyelővel” opció bekapcsolása esetén is feltölti a program automatikus összerendelések keresése során. Új szabály felvétele mellett egy meglévő szabály módosítható, törölhető (vagy ki is üríthető). Új szabályok felvitele után a szabályok a banki tételekre az „Alkalmaz” gombbal lefuttathatók azokra a tételekre, amelyekre nincs összerendelés találat.

Egyéb műveletek

Az ablak még az alábbi funkciókat tartalmazza.

-     A banki tételek felett található keresőmező és annak beállításai a megszokott módon működnek (keresés vagy szűkítés működési mód, keresőmező és keresési mód beállítás).

-     Egy banki tételhez is használható a Partnerkövető funkció.

-     A jobbra fent található „Szűkítés” gombra megnyíló ablakban társítás találatok szerint, kiegyenlítés állapotok szerint, illetve banki tételek terlhelés/jóváírás jellege szerint szűkíthetjük a banki tételek listáját.

-     A társított bizonylatokra nincs keresés, szűkítés.

-     Kilépéskor a banki tételeket automatikusan eltárolja a program. (Korábban betöltött banki tételek jelenleg nem nézhetők vissza, viszont újabb bankszámlatörténet importfájl betöltésekor – ami átfedésben van egy korábbi importfájl adataival –felhasználja azt.)