Törzsadatokról általános tudnivalókat a következő linkre kattintva olvashat: Törzsadatok

A Törzsadatok menüpontban bemutatott funkciókon kívül az Alkalmazott törzs kezelésében található egy "Exp." gomb is, amellyel Online Munkaidő rendszerbe tudjuk az alkalmazottakat exportálni. A gombra kattintva egy ablakban választhatunk, melyik rendszerbe szeretnénk exportálni az alkalmazottakat (OLM, Beosztásom.hu).
Fontos, hogy mindegyik rendszer a megadott törzsszám alapján fogja párosítani a munkaidő adatokat!

Mielőtt béradatokat vinnénk fel, rögzíteni kell az alkalmazottak törzsadatait.
Új alkalmazott esetén nyomjuk meg az 'Új tétel' feliratú gombot. 
Az alkalmazottakról a felsorolt adatokat tudjuk eltárolni, ill. az alábbi beállításokat tehetjük meg: 

Személyes adatok 1.

• Törzsszám: A mező hossza 12 karakter hosszú lehet, bármilyen karaktert tartalmazhat, alapértéke az adott személy belső sorszáma nullákkal feltöltve. Pl. az 1. sorszámú alkalmazott törzsszáma alapesetben „000000000001” lesz. A törzsszám kialakításakor gondoljunk arra, hogy a későbbiekben az alkalmazottak csoportosítására adjon lehetőséget. 
  Pl. ezek segítségével csoportokat képezhetünk: T1/F-0001, T2/F-0002, T1/S-0003, KP/S-0004 …
  
  A fenti példában az első két karakter jelenti a szervezeti egységet:
  • T1 – Telephely 1.
  • T2 – Telephely 2.
  • KP – Központ

A 4. karakter a munkakör jellegét:

F – fizikai
S – szellemi

A 6-9 karakter egy egyszerű sorszám. A bérszámfejtéshez kapcsolódó képernyőkön megjelenik egy új „törzsszám” mező, melynek segítségével az egyes csoportokhoz tartozó emberek kijelölhetőek, vagy a lista ez alapján leszűkíthető a törzsszám egy részlete alapján. A fenti példa alapján a törzsszám szűkítés mező az alábbiak szerint alkalmazható:

T1/S  – Telephely 1. szellemi alkalmazottjai
T2/F – Telephely 2. fizikai alkalmazottjai
KP/S – Központ szellemi alkalmazottjai

A fenti példa jól szemlélteti, hogy többféle csoportosítás is elvégezhető a törzsszámok átgondolt használatával.

• Név
• EV: új alkalmazott esetén a név mellett megjelenik az „EV” gomb (amennyiben az ügyfél törzs kezelésében a Név (m.sz) kitöltött), melyre rákattintva az adott ügyfél törzsadataiból a program átmásolja az adatokat a megfelelő mezőkbe. Ez akkor hasznos, ha az alkalmazotti törzsbe magát a vállalkozót szeretnénk rögzíteni. Másolás során a név, adóazonosító, cím, e-mail cím és a telefonszám kerül átemelésre.
• Születési név
• Előző név
• Anyja neve
• Születési hely, idő
• Állampolgárság (A havi adatszolgáltatásban is használatos három betűs kódokat kell megadni, így nem probléma a külföldi állampolgár exportálása. Alapértelmezettként a „HU” kód van beállítva, ezt szükség esetén módosítani kell.)
• Neme
• Adóazonosító
• EU. adóazonosító: 2024-től bekerült opció, abban az esetben töltendő, ha az alkalmazottnak van az Európai Unió más tagállamában illetőséggel rendelkező adózó részére az illetőségnek tagállama által kiadott adóazonosító száma.
• TAJ szám

Személyes adatok 2.

• Nyugdíjas státusz: ahhoz, hogy a bevallásba helyesen tudjuk exportálni az adatokat 0-10 közötti kóddal kell jelölni a nyugdíjas státuszt. Alaphelyzetben a „0” kód van beállítva. A kódok jelentése a xx08 kitöltési útmutatójában található meg (1. számú függelék).
  2023-tól az Alapadatok / Alkalmazotti törzs menüpont „Személyes adatok 2” fülén lévő nyugdíjas kód átkerült a jogviszonyok közé is. Ha új jogviszonyt hozunk létre, akkor abba a személyes adatoknál megadott nyugdíjas kód fog automatikusan átkerülni, ami szükség ese-tén átírható. A program a jogviszonyban beállított kódot veszi figyelembe, mivel hóközi változás esetén előfordulhat, hogy az egyik jogviszonynál még figyelembe kell venni, a másiknál viszont már nem.
• Nyugdíj kezdete:
• Végzettség:
• Korkedv.-re jog.munkakör kódja:
• Szakképzettséget igazoló okiratok: erre a gombra kattintva rögzíthetjük az adott alkalmazotthoz tartozó képesítéseket. A program ezt az adóazonosító alapján tárolja, ezért ha egy alkalmazottat több példányban kell rögzítenünk a törzsben, mert több jogviszonya volt, csak egyszer kell felvinni a végzettségeket, az új jogviszonynál is láthatóvá válik. Ennek természetesen feltétele, hogy ki legyen töltve az adóazonosító mező, míg nincs kitöltve, nem vihetünk fel szakképzettséget.
• Saját jogú nyugdíjas: Az új (2020. július 1.) Tbj. szerint a saját jogú nyugdíjas összes jogviszonyára érvényes, hogy nem kell egyéni járulékokat fizetnie, és nem kell utána szociális hozzájárulási adót fizetni. Azért, hogy ne kelljen minden saját jogú nyugdíjas jogviszonyra új alkalmazotti státuszt létrehozni, a programot úgy módosítottuk, hogy az alkalmazott törzsben 3-as, 7-es ill. 8-as nyugdíjas kód esetén ne számoljon egyéni járulékokat, függetlenül a megadott státusz beállításaitól. 

• Önkéntes nyugdíjp: nyugdíjpénztár kódja, neve (törzsadatból kiválasztható) – FONTOS! TB nyugdíjasok esetében „0000” kóddal kitöltendő!
• Önkéntes nyugdíjpénztári befizetés: fix összeg vagy %. Csak az egyikbe írhat. Összegnél minden hónapban a megadott összeget vonja a program, %-nál a bruttó bér megadott százalékát. Az 
  adókedvezménybe figyelembe veszi a beállításokban megadott értékkel
• Magánnyugdíjpénztárba történő belépés ideje

• SZÉP kártya számlaszámai: Megadhatjuk a munkavállaló SZÉP kártyájának zsebeihez tartozó egyes bankszámlákat.
  2023.01.09-től a SZÉP kártya zsebeket összevonták a szállás számlára (S2), ezért ha a jogviszonyban a béren kívüli juttatásoknál volt rögzítve adat a vendéglátás (S1), és szabadidő (S3) jogcímekre, akkor frissítés után a program összevonja azokat a szállás (S2) jog-címre. Ha nem volt rögzítve szállás jogcím, akkor automatikusan létrehozza a program, és arra összesít. Ugyanígy összevonja a szállás határ feletti (S5) jogcímre a tételeket, amennyiben vannak rögzítve vendéglátás határ feletti (S4) és szabadidő határ feletti (S6) jog-címek.
  A 2023-as évben nem használható jogcímeket a program már ki sem engedi választani, erről figyelmeztetést küld. 
   
• Érdekképviseleti tagdíj: összege meghatározható a jövedelem százalékában, vagy fix összegként. Egyszerre csak az egyik mező tölthető ki!

Címek:

• Állandó, ill. ideiglenes lakcím irányítószám, település, cím bontás
• Telefon
• E-mail cím: alkalmazottnak küldendő e-mailek esetén kitöltendő
• E-mail jelszó: Alapértelmezetten a program az alkalmazott adóazonosítójával védi le a küldendő nyomtatványt. Ha attól eltérő jelszót szeretnénk használni, azt az e-mail jelszó mezőben kell megadni.
• Nincs magyar címe opció: Ha be van pipálva, akkor a program átadja a xx08M nyomtatvány címlapjának C blokkjába, ahol jelölni kell, ha a biztosítottnak nincs magyarországi címe.

Eltartottak:

• Itt rögzíthető a gyermek/gyermekek után után igénybe vehető családi kedvezmény. Az Új tétel gombra kattintva külön ablakban rögzíthetők az adott munkavállalóhoz tartozó eltartottak. 

• 2023.01.01-től változnak az Eltartottakra vonatkozó adatok megadásakor használt eltartotti minőség kódok és jogosultság jogcímek. 
  Az eltartotti minőség kódok kiegészültek két új értékkel, így a teljes lista a következő:
  1) Kedvezményezett eltartott
  2) Eltartott
  3) Felváltva gondozott gyermek
  4) Beteg gyermek
  5) Felváltva gondozott beteg gyermek

  A jogosultsági jogcímeket számok helyett ezentúl betűvel kell jelölni, melyek a következők (a program elvégzi a konvertálást a korábbi adatoknál):
  a) Gyermek után családi pótlékra jogosult, vagy ilyen jogosulttal közös háztartásban élő házastárs 
  b) Várandós nő, vagy várandós nő közös háztartásban élő házastársa 
  c) Családi pótlékra saját jogán jogosult, vagy ilyen jogosulttal közös háztartásban élő hozzátartozó (ideértve a gyermek szü-leinek hozzátartozóit is) 
  d) Rokkantsági járadékban részesülő, vagy ilyen személlyel közös háztartásban élő hozzátartozó
   

• Továbbá ugyancsak 2023.01.01-től az eltartottak rögzítésnél az igénybe vett kedvezmény típusa bővült a 30 év alatti anyák kedvezményével, így az eddig három helyett most ötféle választható
  (4 - 30 év alatti anyák kedvezménye, 5 – Együttes családi kedvezmény és 30 év alatti anyák kedvezménye). A másik változás, hogy újabb kódot lehet megadni (30 év alatti anyák kedvezményére való jogosultság jogcíme), melynek értéke lehet: 
  1.    - 2022. december 31. után született gyermek, 
  2.    - Magzatra tekintettel, a váradósság 91. napja 2022. december 31. után kerül betöltésre
  3.    - 2022. december 31. után örökbefogadott gyermek
  Amennyiben az igénybe vett kedvezmény típusa 4, vagy 5, akkor ennek a mezőnek a kitöltése kötelező.

Jogviszony:

• Ezen a felületen van lehetőség új jogviszony felvitelére, módosítására, másolására, törlésére. 
  Az egyes jogviszonyokhoz rögzített jegyzetek is elérhetők a felületről.

• Új jogviszony rögzítésekor az alábbi beállításokat szükséges elvégezni:
  • Jogviszony: Itt lehet megadni a foglalkoztatott jogviszonyát. A jogviszony törzsben állítható be, hogy mely fülek legyenek aktívak a jogviszony kiválasztásakor (lásd.: Jogviszony törzs).
  • Jogvi. megnev.: Alapértelmezetten a kiválasztott jogviszonyhoz a Jogviszony törzsben szereplő megnevezés kerül ide beemelésre, amely tetszés szerint módosítható.
  • Jogviszony kezdete: Belépés dátuma
  • Jogviszony vége: Kilépés dátuma
  • Jogviszony sorsz.: A program automatikusan sorszámozza a jogviszonyokat, így ha valaki egy éven belül többször létesít jogviszonyt, vagy párhuzamosan több jogviszonya van, annak a sorszáma ebben a mezőben fog szerepelni „001”, „002”….”013” stb. formátumban.

• Változások megjelenítése: A programban eddig, ha valamelyik munkavállalónál munkaidő változás történt, azt a „Heti munkaidő változás” gomb segítségével lehetett megoldani. Láthattuk az összes jogviszonyát, de ha egy alkalmazott több jogviszonnyal rendelkezett, akkor esetenként nehéz volt nyomon követni. Emiatt megváltoztattuk a jogviszonyok kezelését. Heti munkaidő változás rögzítése esetén a program már nem növeli a jogviszony sorszámát és az „összefűzött” jogviszonyokból is csak az utolsót jeleníti meg. Ha szeretnénk látni a jogviszonyok korábbi állapotait is, akkor a változások megjelenítése pipa segítségével megtekinthetjük ezeket. Új jogviszony rögzítése esetén továbbra is növekedni fog a jogviszony sorszáma.

• Jogviszony módosítás: Jogviszony módosításnál az ablak bal felső sarkában látható nyilak segítségével „lapozhatunk” a jogviszonyok között. A „+” jelre kattintva lehet új heti munkaidő változást létrehozni.
  A V24.10-es verzióban a könnyebb elérhetőség végett visszatettük az Alkalmazotti törzs/ Jogviszony fülre a „Heti munkaidő változás” gombot, amelyet eddig a jogviszonyba módosítással belépést követően, a dolgozó neve mellett balra található „+” gombbal tudtunk elvégezni. A módosítás nincs hatással a folyamat további részeire. Megnyílik az adott jogviszony és a kurzor a „Hatályos:” dátumhoz ugrik, ahol megadhatjuk a változás dátumát, a heti ledolgozott órát, a bért, illetve az esetleges egyéb módosulásokat.

• Bérszámfejtés, xx08: Amennyiben a heti munkaidő változás hóközben történt, úgy a program az adott hónap bérszámfejtésénél dinamikusan fogja megjeleníteni az időszakokra vonatkozó számfejtési adatokat. Ugyanúgy, mint a jogviszonynál, itt is lehet lapozni a számfejtések között. Amennyiben a számfejtés letiltást is tartalmaz, azt szükség esetén kézzel lehet korrigálni.

Ugyanez vonatkozik az xx08 feladásra is.

 Amennyiben a programban összevont jogviszonyok vannak, azt mindenhol egyként fogjuk látni. Hóközi változásnál továbbra is két bérjegyzék készül, de dolgozunk azon, hogy ezt is egyben kezelje a program. 

Ezután a következő füleken kell elvégezni a megfelelő beállításokat:

• Alapadatok
• EV/T. váll.
• Szabadság
• SZJA
• EKHO
• Szociális hj. adó kedv.
• Kifizetés
• Béren kív. jut.
• Letiltások
• Egysz. fogl.