A programban lehetőség van a NAV rendszeréből letölthető szállítói számlák fogadására. Mivel az ehhez szükséges beállítások ügyfelenként eltérőek, ezért először az Alapadatok ⇒ Ügyfél törzs kezelése ⇒ Adatok 1. fülnél az „Online számla beállítások” gombra kattintva meg kell adni a NAV Online Számla rendszerben létrehozott technikai felhasználó felhasználói nevét, jelszavát és XML aláírókulcsát. Lásd itt.

Amennyiben a beállítások megtörténtek, akkor be kell lépni a Könyvelés ⇒ Online számla fogadás menüpontba, majd a megfelelő időszakot megadva a „Letöltés” gombra kell kattintani. A letöltés függ az időintervallumtól és a NAV rendszer sebességétől. A program megpróbálja a tételeket párosítani a már lekönyvelt tételekkel és ha sikerült, akkor ezek a tételek zöld színnel fognak megjelenni. A törlés gombbal törölhetjük az esetlegesen nem megfelelő szállító számlákat.

Az online számla fogadásnál a szállítói és vevői számlákat is le lehet tölteni, amelyeket természetesen könyvelésnél ki is tudunk választani.

Letöltés előtt eldönthetjük, hogy csak a fejlécet, egyszerűsített számláknál a tételsorokat is, vagy minden számlának töltsük-e le a tételsorait. Az egyszerűsített számlákat azért lehet külön letölteni, mert korábban azoknak csak a bruttó összege került át. Ezzel a lehetőséggel a korábban letöltött egyszerűsített számlákat a tételsor adatokkal is ki lehet egészíteni.
Természetesen, ha minden számlát választunk, a számláktól függően több időt is igénybe vehet, de a program erre figyelmeztet is letöltés előtt és eldönthetjük, hogy valóban elindítjuk-e a letöltést. A letöltött listában tájékoztató adatként fel van tüntetve, hogy az adott számlának le vannak-e töltve a tételsorai, vagy csak a fejléce. Ezt a "Letöltve" oszlopban láthatjuk. Tételes (Teljes) letöltés esetén a Letöltve oszlopban zöld, míg "Csak fejléc" esetén piros háttérrel jelenik meg a szöveg. 
 

Ha a tételsoros lekérdezés valamilyen hiba miatt nem sikerül, akkor a fejléc letöltése után nem ír ki semmilyen hibaüzenetet, hanem folytatódik a feldolgozás a következő számla letöltésével és a feldolgozás végén fogja kiírni az eredményt. Ha voltak olyan számlák, amelyeknek nem tudta letölteni a tételsorait, akkor rákérdez, hogy megpróbálja-e újra letölteni. Amennyiben 10 másodpercen belül nem történik felhasználói beavatkozás, akkor automatikusan elindul ezen számlák újbóli letöltése.

A „Nem könyvelhető” gombbal jelölhetjük, hogy a számla nem könyvelendő, így az nem fog megjelenni a számlák könyvelésénél az OSA gombra megjelenő listában, a csoportos könyveléskor, illetve a tételes Áfa ellenőrző listán sem.
A letöltött listát szűkíteni tudjuk szövegrészlet, számla kelte vagy teljesítés időintervallum megadása alapján, illetve a lista sorba is rendezhető. Továbbá a lista nyomtatható, így lehet küldeni egy adott időszakra a nem könyvelt számlákról listát a vállalkozónak, hogy mi lesz a sorsuk ezeknek a számláknak: valóban nem kell ezeket könyvelni, vagy csak nem adta át őket a könyvelőnek. A program lekérdezést követően az összes tételre lefuttatja az egyeztetést, hogy mely tételek kerültek könyvelésre, és frissíti az állapotukat.

A „Nem könyvelhető” gombbal jelölhető, hogy a számla nem könyvelendő, így az nem fog megjelenni a számlák könyvelésénél az OSA gombra megjelenő listában, illetve a tételes Áfa ellenőrző listán sem.

Tételsor megjelenítése: Az Online számla lekérdezés menüpontban a fejléc jobb szélén megjelent a „Tételsor megjelenítése” gomb, melynek segít-ségével lehetőség van a tételesen letöltött számlák tételsorainak megjelenítésére.
Ez egy külön ablakban jelenik meg és az Online Számla Redszerbe ténylegesen feltöltött tételsorokat mutatja meg.

A V22.2 verziót követően a kimenő számlák OSA-ból történő csoportos könyvelésekor a táblázatban megjelennek a magánszemélyeknek kiállított számlák is, de könyvelés előtt a jogszabályoknak megfelelően meg kell adni a számlához tartozó partnert. Tisztában vagyunk vele, hogy fentiek ellenére sokan különböző segédprogramokkal a magánszemélyeknek kiállított számlákat egyetlen, azonos „magánszemély” partnerre adják fel. Bár továbbra sem értünk ezzel egyet, - és nyomatékosan felhívjuk a figyelmet, hogy a könyvelésben partnerenként kell értékelni a vevőket és a szállítókat, illetve az áfalistán a valós partnernévnek kell szerepelni, ha az ismert, - a könyvelés beállításaiban lehetőséget biztosítunk, hogy a magánszemély számlákat egy alapértelmezett partnerkóddal töltse fel a program, melyet könyvelés előtt számlánként módosítani szükséges! Felhívjuk továbbá a figyelmet, hogy léteznek olyan segédprogramok, amiknek a segítségével szabályosan, partneradatokkal és akár számlaképekkel együtt is átadható az összes kimenő számla, a magánszemélyeknek kiállítottak is! Ilyen szolgáltatás pl. a Cashbook, amelyről bővebben itt tájékozódhatnak.

OSA számlák letöltése Cashbookból

Fontosnak tartjuk kiemelni az OSA és OPG adatok Cashbookból történő letöltését, ami korábban csak a Cashbook könyvelői fiókkal volt lehetséges. Az utóbbi időben a NAV rendszerében tapasztalt problémák miatt a Cashbook úgy döntött, hogy ez a funkció átkerül a Cashbook Asszisztensbe, így jóval kedvezőbb áron érhető el vállalkozásonként. Ennek a szolgáltatásnak a lényege, hogy a Cashbook éjjel folyamatosan próbálja letölteni az OSA és OPG adatokat, ami reggelre nagy valószínűséggel rendelkezésre fog állni, a könyvelőprogramokból pedig lehet választani, hogy a NAV rendszeréből szeretnénk letölteni az OSA illetve OPG adatokat, vagy annak hibájakor a Cashbookból. 
Az OPG adatok fogadását már korábban elérhetővé tettük könyvelő programjainkban. A jelenlegi frissítésbe pedig bekerült az OSA számlák letöltése Cashbookból opció is, mely ugyancsak a Könyvelés / OSA és OPG adatok fogadása és könyvelése / Online Számla fogadás menüpontban kapott helyet. Az eddigiekben használt „Letöltés” gomb átnevezésre került „Letöltés OSA-ból” gombbá. Mellette helyezkedik el az új, „Letöltés Cashbookból” gomb, melynek használati funkciója gyakorlatilag megegyezik az OSA letöltésével. Az eddigi „Letöltés” melletti „Törlés” gomb átkerült a „Könyvelhető”/”Nem könyvelhető” gomb mellé.   
 

Az Online Számla lekérdezés ablakban megjelenő lenti gombok segítségével közvetlen lehet rögzíteni, módosítani a számlákat a Pénztárkönyvben / Naplófőkönyvben, illetve a Kiegyenlítetlen számlák kezelésében. A könyvelést követően a listában zöldre változik a tétel. Ezt követően a tételt már csak a módosítás gombbal tudjuk ebben a menüben megnyitni. Téves könyvelés esetén a tételt csak a saját naplójába belépve tudjuk törölni.

A letöltött számlák könyvelése természetesen továbbra is megoldható:

• Könyvelés/Könyvelés menüpontban (részletesebb tájékoztatót talál erre a linkre kattintva)

• OSA számlák csoportos könyvelése (részletesebb tájékoztatót talál erre a linkre kattintva)