Könyvelőprogramjainkban évek óta elérhető a Cashbook szolgáltatás, aminek segítségével többek közt lényegesen egyszerűbbé és folyamatossá válik a kapcsolattartás a könyvelő és a vállalkozó között, egyszerűen továbbíthatók és automatikusan könyvelhetők a vevő és szállító számlák, a könyvelőprogramból bármikor egyetlen kattintással elérhetőek a számlaképek, és a vállalkozó is folyamatos információkat kap a lekönyvelt adatairól. (A teljes tájékoztató a Cashbook kínálta lehetőségekről itt érhető el.)

Az évek során a Cashbook rendszerébe több mint 2500 ügyfelünk regisztrált, miközben az elérhető szolgáltatások köre folyamatosan bővült. 2023 szeptemberében egy párhuzamosan futó, évek óta tartó fejlesztés került abba a fázisba, hogy megismerhessék és birtokba vehessék a Cashbook felhasználók: ez a Cashbook Asszisztens.

Mire jó a Cashbook Asszisztens?

A Cashbook Asszisztens alapvetően az olyan időrabló és monoton feladatok automatizálásában segít, melyek elengedhetetlenek a könyvelők mindennapi életében, és automatizálás nélkül rengeteg erőforrást igényelnek. Ilyenek például az ügyfél- és cégkapuhoz köthető műveletek: a tárhely üzenetek lekérdezése és kezelése, az adófolyószámlák egyeztetése vagy a törzsadatok ellenőrzése (lényegében minden, amihez ügyfél- vagy cégkapu szükséges).

Milyen feladatokat tud elvégezni a Cashbook Asszisztens?

A rendszer indulásával az alábbi funkciók váltak először elérhetővé, mellyel előfizetéstől függően akár korlátlan számú vállalkozás adatainak kezelésére nyílt mód, korlátlan számú ügyfélkapu segítségével:

Értesítési tárhely lekérdezése és kezelése

A Cashbook Asszisztens képes akár az összes könyvelt vállalkozás tárhelyüzeneteit ütemezetten (akár 2 óránként) letölteni, kategorizálni és rendszerezetten megjeleníteni. Az üzenetek típusuk alapján 5 féle kategóriába sorolhatók (még nem kategorizált, nem fontos, fontos, kritikus és rejtett). Az összes letöltött üzenet egyetlen listában látható, mely szűkíthető címzett (érintett vállalkozás), feladó, típus és kategória szerint. Az egyes kategóriák különböző színnel jól elkülönítve jelennek meg a listában. Minden üzenettípushoz külön-külön beállítható, hogy magát a dokumentumot is azonnal letöltse-e a rendszer, vagy sem. Ez azért fontos, mert amikor az asszisztens letölt egy üzenetet, az a tárhelyen olvasottá válik, ugyanúgy, mintha kézzel töltötték volna le. Így pl. egy bevallás elfogadó nyugtája mindig nyugodtan letölthető, hogy azonnal rendelkezésre álljon, míg egy ellenőrzéshez kapcsolódó dokumentum, ami jogvesztő határidőt tartalmazhat, nem szerencsés, ha automatikusan letöltődik. Fontos tudni, hogy ha a Cashbook Asszisztens olyan dokumentumot talál a tárhelyen, amit korábban letöltöttek, azt az Asszisztens mindenképpen letölti, hiszen ekkor már nincs tétje a letöltésnek. 

 Az új tárhelyüzeneteket lehet láttamozni (ami nem azonos a tárhelyen lévő olvasottsággal), így egy több fős könyvelőirodában is mindig visszakövethető, hogy az adott üzenetet ki és mikor nézte meg. Az egyes üzenettípusokhoz beállítható továbbá, hogy a letöltött üzenetet elküldje-e a rendszer a vállalkozónak is e-mailben.

Adófolyószámlák letöltése, kezelése

A Cashbook Asszisztens képes automatikusan letölteni akár az összes könyvelt vállalkozásunk adószámláját, és rendszerezni, mely vállalkozásoknál rendezett a folyószámla, hol van tartozás, továbbá azt is képes megjelölni, ahol összességében nincs tartozás, de van olyan adónem, aminek az egyenlege negatív, így beavatkozást igényel. Az adószámlák lekérdezése a tárhelyhez hasonlóan elindítható kézzel, vagy időzíthető, ajánlott beállítás a naponta egyszer, éjszaka történő letöltés. Lehetőségünk van a korábbi letöltések megtekintésére, de egy adott (akár jövőbeli) dátumra történő lekérdezésre is. A letöltött adatok a NAV ÜPO által kínált mindhárom nézetben megtekinthetők (lista, tételes, adónem egyenleges), vagy letölthetők (akár csoportosan) PDF formátumban.

NAV Online Számlázóval kiállított számlák letöltése és kezelése

A Cashbook egyik alap funkciója, hogy a számlákat a vállalkozás eljuttathatja a könyvelőnek számlaképpel együtt, amit a könyvelő automatikusan, akár csoportosan, az OSA adatok párosításával együtt lekönyvelhet. A vevő (kimenő) számlák esetében lehetőség van a legtöbb számlázóprogram esetében, hogy maga a program küldje el a számlaadatokat és a számlaképet a Cashbooknak. Az egyik legnépszerűbb (legtöbb vállalkozás által használt) számlázóprogram viszont soha nem fogja beküldeni a számlaképeket és számla adatokat a Cashbooknak, ez pedig a NAV ingyenes Online Számlázója. Ebben segít a Cashbook Asszisztens, amely időzítve vagy kézzel elindítva letölti a könyvelt vállalkozások kiállított számláit és számlaképeit a NAV számlázóból, és átadja automatikus könyvelésre a Cashbooknak.

Fejlesztés alatt

Bár a várhatóan legtöbbet használt funkciók már elkészültek, hamarosan a fentieken kívül az alábbiakkal bővül az Asszisztens szolgáltatása:

• Az adózók törzsadatainak rendszeres lekérdezése és figyelmeztetés a változásokra
• Iparűzési adó folyószámla kezelése (az adófolyószámlához hasonlóan)
• Jogviszonyokkal kapcsolatos bejelentések letöltése és kezelése
• Beküldött bevallások letöltése és archiválás PDF-ben és KR fájlban

Miben különleges a Cashbook Asszisztens és hogyan működik?

A Cashbook Asszisztens telepít egy kisméretű programot a felhasználó számítógépére, ami a háttérben fut, letölti és továbbítja a szükséges adatokat a Cashbook felhős rendszerébe. Ennek két előnye van: az ügyfélkapuk bejelentkezési adatait adatvédelmi okokból semmiképpen sem szeretné a Cashbook tárolni, de még megismerni sem, és csak így lehetett megoldani, hogy az ügyfélkapu eléréshez szükséges bejelentkezési adatok kizárólag a felhasználó számítógépén kerüljenek tárolásra (titkosítva). A másik előnye, hogy minden felhasználónál az adatletöltés azon a gépen fog megtörténni, amelyikre a Cashbook Asszisztens segédprogramot telepítették. Ez azért fontos, mert ha azonos IP címről nagyon sok lekérdezés érkezik, a NAV rendszerei lassíthatják, vagy fel is függeszthetik a válaszadást. Mivel mindenki a saját IP-címéről kérdez le, így ez nem fordulhat elő, még ha valakinek több száz vállalkozás adatait is kell lekérdeznie.

Az igazsághoz hozzátartozik, hogy a fenti előnyökön kívül van a rendszernek egy hátránya is: annak a gépnek bekapcsolva kell lennie a tervezett időzített lekérdezéskor, amelyikre a Cashbook Asszisztens segédprogram telepítve lett. (Az adott számítógépből kijelentkezhetünk, vagy zárolhatjuk, de nem kapcsolhatjuk ki, és nem szabad engedélyezni az alvó üzemmódot sem.)

A Cashbook Asszisztensnek van még két különlegessége: amennyiben a vállalkozó is aktívan használja a Cashbookot, a könyvelő által letöltött rá vonatkozó tárhely üzenetek az ő Cashbook fiókjában is meg fognak jelenni, ahogy az adófolyószámlák és a többi rá tartozó adat is.

A másik nagyon fontos előny a kapcsolat a könyvelőprogramokkal. A Cashbook Asszisztens képes együttműködni a könyvelőprogramokkal: egyszerűen, néhány kattintással bevonhatók a könyvelőprogramok ügyféltörzse alapján a könyvelt vállalkozások a Cashbook Asszisztens használatába, és az Asszisztens által összegyűjtött adatok elérhetőek a könyvelőprogramban is. 
 

Hogyan valósult ez meg az RLB programoknál?

A könyvelőprogramok Cashbook menüjében (ahogy már évek óta) lehetősége van a könyvelőnek regisztrálni a Cashbookba. Ezt követően az „Ügyfelek Cashbook regisztrációinak kezelése” menüpontban lehetőségünk van meghívni a könyvelt vállalkozókat a Cashbook használatára, vagy lehetőségünk van a vállalkozások közreműködés nélküli rögzítésére (ez nélkülözhetetlen, mert létező Cashbook fiók szükséges az Asszisztens használatához is). Fontos tudni, hogy ha valaki több programot használ (pl. pénztárkönyv, kettős könyvvitel, bérszámfejtés), minden programból elvégezhető a regisztráció, de az egyes programokból regisztrált vagy meghívott ügyfelek (tehát a könyvelőiroda összes ügyfelének) adatai egyetlen helyen lesznek megtekinthetők összesítve. 

Első lépésben a Cashbook Asszisztens irányítópultja kikerül a gyorsmenü alá, ahol már a könyvelőprogramból tudunk tájékozódni, hogy hány új, még nem láttamozott üzenet található a Cashbook Asszisztensben (ezek közül mennyi a fontos és mennyi a kritikus), hány adószámlát kezel az asszisztens, és ezek közül hány problémás van (negatív adónem vagy adószámla egyenleg), illetve láthatjuk, mennyi vállalkozást és ügyfélkaput kezel a rendszer:

• Összes tárhely üzenet: az első, zöld színű mezőben láthatjuk az asszisztens által letöltött összes tárhely üzenetet: a jobb oldali szám mutatja az összes üzenet számát, míg a baloldali az új (az Asszisztensben még nem láttamozott) üzenetek számát. Az üzenetek kategorizálhatók a Cashbook Asszisztens felületén (kritikus, fontos, nem fontos, rejtett, és még kategorizálatlan típus adható meg). Ebben a mezőben az összes tárhely üzenet számában nem jelennek meg a rejtett üzenetek (alapértelmezetten az érkeztetés igazolások, melyek a tárhelyen is általában rejtve maradnak).
• Kritikus tárhely üzenet: ezen a piros színű csempén azoknak az üzeneteknek a száma (és azon belül a még nem láttamozott üzenetek száma) jelenik meg, melynek típusát a Cashbook Asszisztens beállításaiban kritikusnak jelöltünk (pl. „ellenőrzés” típusú üzenetek).
• Fontos tárhely üzenet: ezen a sárga színű csempén azoknak az üzeneteknek a száma (és azon belül a még nem láttamozott üzenetek száma) jelenik meg, melynek típusát a Cashbook Asszisztens beállításaiban fontosnak jelöltünk (pl. „elutasító nyugta” típusú üzenetek).
• Adószámla egyenleg: ezen a csempén láthatjuk jobb oldalt, hogy mennyi vállalkozás adószámláját kezeli az asszisztens, illetve bal oldalon nagyobb számmal, hány problémás adószámla van. A csempe színe ennek megfelelően változik:
  • zöld: amikor nincs olyan kezelt vállalkozás, akinek tartozása lenne (a bal oldali érték 0).
  • piros: van problémás adófolyószámla, és van köztük olyan, akinek tartozást mutat az egyenlege.
  • sárga: csak olyan problémás adófolyószámlák vannak, amelyek összességében nem mutatnak tartozást, de van köztük olyan adónem, aminek negatív az egyenlege, tehát beavatkozást (pl. átvezetést) igényelnek.
• Változás a törzsadatokban: (egyelőre szürke) itt fogjuk látni hamarosan, hogy hány vállalkozás törzsadatait kezeli a Cashbook Asszisztens, illetve ezek közül mennyinél volt változás az utolsó lekérdezést követően. Ez a funkció jelenleg tesztelés alatt áll.
• Kezelt vállalkozások: az utolsó kék csempe tartalmazza a Cashbook Asszisztens által kezelt vállalkozások és ügyfélkapuk számát. A csempére kattintva a Cashbook Asszisztens webes felületére, a beállításokhoz jutunk.
• Cashbook Asszisztens logora kattintva a Cashbook Asszisztens weboldalon található Dashboard (irányítópult) nyílik meg.
• A bal alsó sarokban található szinkronizálás ikonra kattintva azonnal frissíthetjük a Cashbook Asszisztensen rendelkezésre álló adatok alapján a csempéken lévő tájékoztató adatokat.
• Fentieken kívül láthatjuk az utolsó szinkronizálás időpontját (a beállításokban megadható az ütemezés), illetve láthatjuk, hogy az Asszisztens mikor töltötte le utoljára a tárhely üzeneteket ill. az adószámlákat (ennek ütemezése a Cashbook Asszisztens weboldalán állítható be).

A megfelelő „csempére” kattintva a program megnyitja a Cashbook Asszisztens honlapját, kiválasztja a megfelelő funkciót és betölti a megfelelő szűrőket (pl. kritikus üzenetek). A gyorsmenühöz hasonlóan a Cashbook Asszisztens irányítópultja is ki/be kapcsolható, illetve a beállításokban megadható, hogy program indításkor megjelenjen-e.

Érdekesség, hogy ha több programot használunk (pénztárkönyv, naplófőkönyv, kettős ill. bérszámfejtés), a különböző programokban szereplő ügyfelek adatai összesítetten érhetők el minden programból, tehát tulajdonképpen egy helyről látjuk akár egy könyvelőiroda összes ügyfelével kapcsolatos információkat.

De ez még csak a kezdet, mivel a Cashbook Asszisztens képes a könyvelőprogramnak átadni a letöltött dokumentumokat és adatokat, így várhatóan a jövőben közvetlenül a programból is elérhetővé és megtekinthetővé válhatnak a tárhely üzenetek, az adószámlák vagy a beküldött bevallások képei, sőt arra is lehetőség nyílhat, hogy pl. az adószámla adatait összevethessük a könyvelés adataival. 

Véleményünk szerint a Cashbook Asszisztens bevezetésével az OSA és online pénztárgépek kezeléséhez hasonlóan újra nagyot léptünk előre a könyvelők, könyvelőirodák munkájának segítésében, ráadásul ez a lépés rengeteg új lehetőséget is előrevetít a jövő fejlesztéseivel kapcsolatban.
 

Mennyibe kerül a Cashbook Asszisztens?

A Cashbook évek óta elérhető a könyvelőprogramjainkból, már több mint 2500 ügyfelünk regisztrált a használatára. A Cashbook Asszisztens azokra a vállalkozásokra, akiknek e-könyvelés előfizetésük van teljesen ingyenes, új szolgáltatásként jelenik meg a kínálatban, azonban az Asszisztens bevezetésével újragondolták az előfizetői csomagokat, aminek eredményeképp csomagtól függően akár korlátlan számú ingyenes Cashbook fiók is bevonható a szolgáltatásba. Mit jelent ez a gyakorlatban?

Azoknak a könyvelőknek, akik 1-4 db könyvelt vállalkozásukat vonták be a Cashbook használatába, csak erre az 1-4 db vállalkozásra tudják használni a Cashbook Asszisztenst, de felár nélkül. 5 db könyvelt vállalkozástól azonban csomagok kerültek kialakításra, melyek lehetőséget biztosítanak arra, hogy ingyenes Cashbook fiókot is hozzárendelhessünk a Cashbook Asszisztenshez:

• S-es csomag esetén 5 Cashbook e-könyvelés fiókot kapunk, de 25 vállalkozásra használhatjuk a Cashbook Asszisztenst,
• M-es csomag esetén 10 Cashbook e-könyvelés fiókot kapunk, és 50 vállalkozásra használhatjuk a Cashbook Asszisztenst,
• míg az ennél nagyobb csomagoknál már korlátlan cégre vehetjük igénybe a Cashbook Asszisztenst.

Előfordulhat, hogy valaki egyáltalán nem szeretné a Cashbook nyújtotta előnyöket kihasználni (nincs szüksége e-könyvelés előfizetésre), ugyanakkor a Cashbook Asszisztens szolgáltatásai felkeltették az érdeklődését. Nos, számukra ugyanaz a megoldás: választaniuk kell egy csomagot annak megfelelően, hány vállalkozás adófolyószámláját, tárhelyét stb. szeretné automatikusan kezelni. A csomagok árai így is versenyképesek, és ha innen nézzük, a csomaghoz kapnak „ingyen” 5, 10, 20, vagy akár korlátlan számú Cashbook e-könyvelés csomagot is, amit kockázatmentesen kipróbálhatnak néhány vállalkozásuk könyveléséhez.

A Cashbook és a Cashbook Asszisztens árai ide kattintva tekinthetőek meg!

Oktató és bemutató videók a Cashbook Asszisztens működéséről, előfizetői csomagokról ezen a linken találhatóak!