A számítógép meghibásodása vagy a lefagyás miatt bekövetkező adatvesztés elkerülése érdekében célszerű az adatokról időszakonként biztonsági mentést készíteni. A biztonsági mentés menüpontban az adatállományok elmentése, illetve az adatállományok visszatöltése a biztonsági mentésből végezhetők el.
A mentés, illetve visszatöltés alatt senki sem tartózkodhat a programban, ellenkező esetben a mentés egy figyelmeztető üzenettel leáll. A folyamatban lévő mentés alatt az adott ügyfélbe más felhasználó sem tud belépni.
A programmal biztonsági mentést készíthetünk cserélhető adathordozókra (USB pendrive), merevlemezre (másik könyvtár vagy meghajtó), vagy hálózati meghajtóra, viszont nem készíthetünk mentést közvetlenül optikai lemezre (CD/DVD lemez). Ha optikai lemezre szeretnénk mentést készíteni, akkor először készítsünk mentést a merevlemezre, majd a CD/DVD íróhoz kapott szoftverrel végezzük el a lemezre írást.
A mentés és visszatöltés csak akkor érhetők el, ha senki sem tartózkodik a rendszerben, illetve a mentés és visszatöltés művelet futtatása alatt senki sem tudja elindítani a programot. Mindkét esetben a művelet egy figyelmeztető üzenettel leáll.
Mentés és visszatöltés esetében is szükséges a biztonsági mentés mappájának kijelölése, amely a Beállításokban a „Könyvtárak” fülön akár előre is beállítható.
Könyvelés mentése:
Ha meg kívánjuk változtatni a mentés helyét, akkor kattintsunk a ► jelölt gombra, navigáljunk el a megfelelő mappára (ha szükséges, akkor új mappát is létrehozhatunk), majd nyomjuk meg az „OK” gombot.
A listában kiválasztható, hogy melyik ügyfél melyik könyvelési évét szeretnénk menteni. A „Mindet kijelöli” gombbal az összes ügyfél összes könyvelési éve mentésre kerül. A könyvelések egyesével, a „Szóköz” billentyű lenyomásával vagy jobb egérgombbal kattintva is kijelölhetők. Egyetlen könyvelési év mentéséhez nem kell azt kijelölni, csak rajta kell állni.
Lehetőség van könyvelési évre is szűkíteni. Ez esetben kattintsunk a zöld színű "Gyorskeresés" szövegre, ami ennek hatására átvált "Szűkítés"-re, majd írjuk be egy évszámot a mezőbe. Kattintsunk az összes kijelölés gombra, ekkor az összes ügyfél egy adott évét tudjuk lementeni.
A mentési művelet elindításához kattintsunk a „Mentés” gombra. Ha az adott napon készült már mentés a megadott mappába, akkor a program megerősítést kér az előző mentés felülírására. A mentési folyamat megszakítható. Könyvelés mentésénél, a program a mentés befejeztével kiírja a mentés útvonalát is.
Könyvelés visszatöltése:
Ha tudjuk, hogy hova készültek a biztonsági mentések, akkor a mentés helyének meghatározása legegyszerűbben a „Mentés helye:” mappa megadásával történhet. Kattintsunk a ► gombra, navigáljunk el a megfelelő mappára, majd nyomjuk meg az „OK” gombot. Ha a megfelelő mappában vagyunk, akkor a listadoboz tartalmazni fogja a biztonsági mentéseket ügyfelenként, könyvelési évenként és dátum szerint megjelenítve.
A listában kiválasztható, hogy melyik ügyfél melyik könyvelési évét szeretnénk visszatölteni. A „Mindet kijelöli” gombbal az összes ügyfél összes könyvelési éve visszatöltésre kerül. A mentett könyvelések egyesével, a „Szóköz” billentyű lenyomásával vagy jobb egérgombbal kattintva is kijelölhetők.
A visszatöltés gomb megnyomásakor a program ellenőrzi az ügyfél azonosítóját és a visszatöltendő ügyfél nevét is. Amennyiben mind az azonosító, mind a név megegyezik, a megszokott módon a program megkérdezi a felülírást, azonban ha nem egyezik meg, de az ügyféltörzsben már van ezzel az azonosítóval ügyfél létrehozva, akkor a program felajánlja, hogy vagy felülírja az aktuális ügyfél adott évét, vagy létrehozza az ügyféltörzsben új ügyfélként. Ez esetben kér hozzá egy új azonosítót.
A visszatöltés gomb megnyomásával elindul a visszatöltési folyamat. A biztonsági mentés a listában látható könyvelés szerinti – azonosító és könyvelési év – könyvelésbe fog betöltődni.
Utána a jelenlegi adatokról egy biztonsági mentés készül, amely automatikusan visszatöltődik, ha a mentés visszatöltése sikertelen lenne pl. lemezhibából. A gyorsmentés készítése után elindul a biztonsági mentés visszatöltése. A sikeres visszatöltés után az állományok újra indexelése fog lefutni. Ha az indexelés sikeresen lefutott, akkor törlésre kerül a rejtett másolat.
Ha a művelet megszakítása miatt, vagy a visszatöltés alatt bármilyen fellépő hiba esetén a visszatöltés megáll, akkor a rejtett másolat automatikusan visszatöltésre kerül.