Ha új ügyfélnek szeretnénk könyvelni, először itt kell feltölteni az adatait. 

ÁLTALÁNOS:

Új ügyfél esetén nyomjuk meg az 'Új ügyfél' feliratú gombot. Először egy négyjegyű azonosítót kell megadnunk (erre az állománynevek kialakításához van szükség). Az azonosító megválasztásánál a következőkre kell ügyelni: 

− lehetőleg csak az angol ABC betűit használjuk (ékezetest ne!), 
− ne tartalmazzon szóközt (space), 
− legalább egy karakter hosszúnak kell lennie, 
− ajánlott a vállalkozás nevéhez hasonlót választani (pl. monogramot). 

Az azonosító és a név kitöltése kötelező. Ha módosítani szeretnénk egy ügyfél adatait (az azonosítót kivéve minden adatot meg lehet változtatni), azt a 'Módosítás' gomb megnyomása után tehetjük meg. 
Ha a beírt illetve módosított adatokat el szeretnénk menteni, nyomjuk meg a 'Mentés' gombot, ha nem, nyomjuk meg a 'Mégsem' gombot és visszaáll az eredeti állapot. Mentés során már létező azonosító esetén figyelmeztetést kapunk és az ügyfél nem menthető.
 

A 'Törlés' gombbal törölhetünk egy ügyfelet. Ekkor a lekönyvelt adatai nem törlődnek a winchesterről. Ha vissza szeretnénk állítani, ugyanazt az azonosítót adjuk meg, amit eredetileg adtunk. Ha nem emlékszünk a kitörölt ügyfél azonosítójára, akkor a kitörölt ügyfelek adatait visszaállíthatjuk úgy is, hogy az „Új tétel” gombra rákattintunk a jobb egér gombbal. Ekkor megjelenik egy ablak, amelyben a következő kérdés olvasható: „Keressem meg és rögzítsem az ügyféltörzsben a található ismeretlen könyveléseket?” Ha igennel válaszolunk, akkor az ügyfelek listájában megjelennek a korábban kitörölt ügyfelek azonosítói. Ha megtaláltuk azt amelyikre szükségünk van, akkor a módosítás gomb megnyomásával újból rögzítenünk kell az adatait.

Az „Online Számla beállítások” gombbal adhatók meg a könyvelt ügyfél Online Számla technikai felhasználó adatai. Az Online Számla rendszerben a technikai felhasználó úgy kell beállítani, hogy legyen joga lekérdezni a számlákat. Online Számla adatszolgáltatáson keresztül könyvelt számlák esetén az adószámot is meg kell adni. Technikai felhasználó adataiból a felhasználónevet, jelszót és XML aláírókulcsot kell megadni. Mentés gombra kattintva a program ellenőrzi az adatokat, sikertelen kapcsolat esetén a program hibaüzenetet ad.

Az Online Számla adatszolgáltatás technikai feltételei a következők:

• Windows operációs rendszer, ami Windows 7 vagy újabb (Windows XP már nem támogatja a NAV által megkövetelt TLS 1.2 kommunikációs protokollt). A kommunikációs protokoll az alábbi programmal ellenőrizhető: http://www.rlb.hu/ugyfelek/tlscheckszla2.exe. A programot futtatva a „TLS 1.2” sor értéke nem lehet hibás. Ha hibás és Windows 7 operációs rendszerrel rendelkezünk, akkor Microsoft Easy Fix 51044 nevű gyorsjavítást kell telepíteni, amely letölthető innen: http://www.rlb.hu/ugyfelek/MicrosoftEasyFix51044.msi
• Állandó internet kapcsolat a házipénztár programot futtató számítógépen.
• Víruskereső és tűzfal szabályok esetén a szabályokat úgy kell meghatározni, hogy a program elérje a https://api.onlineszamla.nav.gov.hu/invoiceService oldalt. A házipénztár program nem kezel proxy-szerver kapcsolatot.
• Linux/Unix - pl. NAS – fájlmegosztáson használt számlázó esetén a samba szolgáltatás minimum 4-es verziójú, az SMB protokoll 2+ legyen, Windows szerver fájlmegosztáson használt házipénztár esetén a szerver minimum Windows 2008 legyen.
• Működő MSXML 6 xml-értelmező, ami a Windows rendszer része. Ha működés során „megadott argumentum érvénytelen” vagy „kapcsolódási hiba” van a házipénztár programban, akkor újra kell telepíteni a házipénztár program demóját úgy, hogy az összetevők közül ki kell venni a pipát vagy le kell tölteni és futtatni kell az MSXML6 telepítőjét (x86-os változat) innen:  http://www.rlb.hu/ugyfelek/msxml6.msi.

JOGOSULTSÁGOK:

A jogosultságok fül csak abban az esetben aktív, ha a Beállításokban a „Felhasználói jogok használata” opció be van jelölve (tudnivalók a Beállítások pontban). A jogosultságok fülön a bal oldali négyzetben a felhasználói jogosultsággal rendelkező személyek nevei láthatóak. A következő négyzetben pedig a kiválasztott ügyfélhez hozzárendelt felhasználók. A bal oldali négyzetből a nevek a két négyzet közötti nyilak segítségével helyezhetők át a másik négyzetbe a nyilak irányának megfelelően. A szimpla nyilakkal egy kiválasztott felhasználót, a dupla nyilakkal az összes felhasználót tudjuk az egyik listából a másikba áthelyezni. Ha a második négyzetben lévő nevekből egyet kijelölünk, akkor hozzárendelhetjük, hogy a pénztárbizonylatok, házipénztár jelentések, valamint a listák tekintetében milyen jogosultsága van az adott ügyfélre vonatkozóan. A jogosultág három féle lehet: letiltva, betekintés, engedélyezve.