A programban lehetőség van a NAV rendszeréből letölthető vevői és szállítói számlák fogadására. Mivel az ehhez szükséges beállítások ügyfelenként eltérőek, ezért először az Alapadatok ⇒ Ügyfél törzs kezelése ⇒ Adatok 1. fülnél az „Online számla beállítások” gombra kattintva meg kell adni a NAV Online Számla rendszerben létrehozott technikai felhasználó felhasználói nevét, jelszavát és XML aláírókulcsát. Lásd itt.

Amennyiben a beállítások megtörténtek, akkor be kell lépni a Könyvelés ⇒ OSA és OPG adatok fogadása és könyvelése ⇒ Online számla fogadás menüpontba, majd a számlák típusát és a megfelelő időszakot megadva a „Letöltés OSA-ból” gombra kell kattintani. A letöltés függ az időintervallumtól és a NAV rendszer sebességétől. A program megpróbálja a tételeket párosítani a már lekönyvelt tételekkel és ha sikerült, akkor ezek a tételek zöld színnel fognak megjelenni. A törlés gombbal törölhetjük az esetlegesen nem megfelelő szállító számlákat.

Fontosnak tartjuk kiemelni az OSA és OPG adatok Cashbookból történő letöltését, ami korábban csak a Cashbook könyvelői fiókkal volt lehetséges. Az utóbbi időben a NAV rendszerében tapasztalt problémák miatt a Cashbook úgy döntött, hogy ez a funkció átkerül a Cashbook Asszisztensbe, így jóval kedvezőbb áron érhető el vállalkozásonként. Ennek a szolgáltatásnak a lényege, hogy a Cashbook éjjel folyamatosan próbálja letölteni az OSA és OPG adatokat, ami reggelre nagy valószínűséggel rendelkezésre fog állni, a könyvelőprogramokból pedig lehet választani, hogy a NAV rendszeréből szeretnénk letölteni az OSA, illetve OPG adatokat, vagy annak hibájakor a Cashbookból. Így a "Letöltés OSA"-ból gomb mellett megtalálhatjuk a "Letöltés Cashbookból" gombot is, melynek használati funkciója gyakorlatilag megegyezik az OSA letöltésével.

Az online számla fogadásnál a szállítói és vevői számlákat is le lehet tölteni, amelyeket természetesen könyvelésnél ki is tudunk választani.

A program az OSA 3.0-val feltöltött számlákat is le tudja kérdezni, így már a magánszemélyek részére kiállított számlák is letölthetők. Mivel a magánszemélyek azonosítására alkalmas adatokat nem szabad az adatszolgáltatásba feltölteni, ezért az ilyen számláknál a név üresen jelenik meg a listában. Emiatt az ilyen számlák csoportos könyvelését sem engedi a program, ezeket csak kézi úton lehet könyvelni, illetve ehhez segítséget nyújt a Cashbook ingyenes változata is.

Letöltés előtt eldönthetjük, hogy csak a fejlécet, egyszerűsített számláknál a tételsorokat is, vagy minden számlának töltsük-e le a tételsorait. Az egyszerűsített számlákat azért lehet külön letölteni, mert korábban azoknak csak a bruttó összege került át. Ezzel a lehetőséggel a korábban letöltött egyszerűsített számlákat a tételsor adatokkal is ki lehet egészíteni.
Természetesen, ha minden számlát választunk, a számláktól függően több időt is igénybe vehet, de a program erre figyelmeztet is letöltés előtt és eldönthetjük, hogy valóban elindítjuk-e a letöltést. A letöltött listában tájékoztató adatként fel van tüntetve, hogy az adott számlának le vannak-e töltve a tételsorai, vagy csak a fejléce. Ezt a "Letöltve" oszlopban láthatjuk. Tételes (Teljes) letöltés esetén a Letöltve oszlopban zöld, míg "Csak fejléc" esetén piros háttérrel jelenik meg a szöveg. 
 

Az Online számla lekérdezés menüpontban a fejléc jobb szélén megjelent a „Tételsor megjelenítése” gomb, melynek segítségével lehetőség van a tételesen letöltött számlák tételsorainak megjelenítésére.
Az Online Számla Rendszerbe ténylegesen feltöltött tételsorok az ablak aljén külön táblázatban jelennek meg a kiválasztott számlához, amennyiben a teljes tartalom (nem csak a fejléc) le lett töltve. A frissítést követően az alapbeállítás a fejléc letöltése helyett a fejlécek és tételek letöltése lesz, ami több időt vesz igénybe, de tapasztalataink szerint már zökkenőmentes a letöltés.

Ha a tételsoros lekérdezés valamilyen hiba miatt nem sikerül, akkor a fejléc letöltése után nem ír ki semmilyen hibaüzenetet, hanem folytatódik a feldolgozás a következő számla letöltésével és a feldolgozás végén fogja kiírni az eredményt. Ha voltak olyan számlák, amelyeknek nem tudta letölteni a tételsorait, akkor rákérdez, hogy megpróbálja-e újra letölteni. Amennyiben 10 másodpercen belül nem történik felhasználói beavatkozás, akkor automatikusan elindul ezen számlák újbóli letöltése.

A „Nem könyvelhető” gombbal jelölhetjük, hogy a számla nem könyvelendő, így az nem fog megjelenni a számlák könyvelésénél az OSA gombra megjelenő listában, a csoportos könyveléskor, illetve a tételes Áfa ellenőrző listán sem.
A letöltött listát szűkíteni tudjuk szövegrészlet, számla kelte vagy teljesítés időintervallum megadása alapján, illetve a lista sorba is rendezhető. Továbbá a lista nyomtatható, így lehet küldeni egy adott időszakra a nem könyvelt számlákról listát a vállalkozónak, hogy mi lesz a sorsuk ezeknek a számláknak: valóban nem kell ezeket könyvelni, vagy csak nem adta át őket a könyvelőnek. A program lekérdezést követően az összes tételre lefuttatja az egyeztetést, hogy mely tételek kerültek könyvelésre, és frissíti az állapotukat.

Az Online Számla lekérdezés ablakban megjelenő lenti gombok segítségével közvetlen lehet rögzíteni, módosítani a számlákat a pénzügyi nyilvántartásba, illetve a pénztárba. A könyvelést követően a listában zöldre változik a tétel. Ezt követően a tételt már csak a módosítás gombbal tudjuk ebben a menüben megnyitni. Téves könyvelés esetén a tételt csak a saját naplójába belépve tudjuk törölni.

A letöltött számlák könyvelése természetesen továbbra is megoldható:

• Könyvelés/Vevő (és/vagy) szállító számlák könyvelése menüpontban (részletesebb tájékoztatót talál erre a linkre kattintva)

• OSA számlák csoportos könyvelése (részletesebb tájékoztatót talál erre a linkre kattintva)