A NAV 2023. február 6-án élesítette az online pénztárgépek adatainak letölthetőségét az OSA (online számla) keretein belül. Programjainkban elkészült az adatok letöltésére és könyvelésére szolgáló funkciók első verziója, melyet várhatóan további fejlesztések követnek a visszajelzések alapján. A legfontosabb tudnivalók ezzel kapcsolatban:

• Az adatok letöltéséhez két dolog szükséges: a kapcsolat létrehozása a NAV OSA (online számla) rendszerével a technikai felhasználó megadásával az Alapadatok menü -> Ügyfél törzs kezelés -> Adatok 1. fül -> Online számla beállítások alatt. Valószínűleg az OSA letöltés már be van állítva, hiszen nagyon hasznos a számlák könyvelésénél és az ÁFA bevallás ellenőrzésénél. Ha nem, erről itt található részletes leírás: Ügyfél törzs kezelése
• Amennyiben egy korábban létrehozott technikai felhasználóval kérdezzük le az adatokat, az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon be kell állítani a technikai felhasználónál az online pénztárgép adatainak letöltéséhez a jogosultságot:

• Jelenleg mindig az utolsó 14 nap adatait lehet letölteni a lekérdezés időpontjától számítva, tehát nagyon fontos, hogy a hiánytalan adatbázis érdekében legfeljebb két hetente töltsük le az adatokat! Felhívjuk a figyelmet, hogy az érvényes Cashbook előfizetéssel rendelkező ügyfeleknek a Cashbook éjszakánként folyamatosan letölti és archiválja az adatokat, amit hamarosan 14 napnál nagyobb intervallumokban is le fog tudni tölteni a program, így nincs szükség a 14 naponkénti letöltésre. 
• A jövőben elképzelhető, hogy a programon belül készül egy csoportos letöltésre szolgáló funkció, ami akár az összes ügyfél adatát képes lesz letölteni ügyfélváltás nélkül.
• A program jelenleg nem kezel valutát is kezelő pénztárgép adatokat!
   

Ez a menüpont szolgál az adatok letöltésére és egyedi vagy csoportos könyvelésére. Első futtatásakor a program felajánlja az adatok letöltését. Amennyiben még nincs beállítva az OSA technikai felhasználó, hibaüzenetet ka-punk. Lekérdezésnél nincs lehetőségünk beállítani, hogy milyen intervallumra kérjük az adatok lekérdezését, a program a letölthető adatok alapján bővíti az adatbázist a hiányzó adatokkal. Amennyiben új, a törzsben még nem rögzített pénztárgéphez érkeznek adatok, a program erről figyelmeztetést ad és felajánlja az új pénztárgépek adatainak beállítását (a pénztárgép törzs elérhető az ablak fejlécében található „Pénztárgép törzs” gombbal is).

Letöltés Cashbookból: Az online pénztárgép adatok fogadása és könyvelése menüpontba az eddig megszokott letöltés mellé bekerült a Cashbook-ból történő letöltés lehetősége is. Ennek az az előnye, hogy nincs 14 napos korlátozás, illetve a Cashbook minden éjjel automatikusan letölti a jelentéseket.
Amennyiben eddig nem Cashbook-ból történt a pénztári zárások könyvelése, úgy lekérdezésnél a program az utolsó letöltött zárást megelőző 2. naptól tölti le a Cashbook-ban szereplő zárásokat, elvégzi a szükséges azonosítást, és visszaadja a könyveltségi állapotot a Cashbook felé.
Szükséges esetén a dátumintervallumot kézzel is meg lehet adni, amennyiben a „Letöltés Cashbookból” gombra az egér jobb gombjával kattintunk. Ebben az esetben a lekérdezés a szokásosnál több időt is igénybe vehet.
Amennyiben a zárás Cashbook-ból érkezett, úgy a pénztárgép megnevezése, és a zárás sorszáma vastagon kerül megjelenítésre a listában.
Cashbook-ból letöltött pénztárgép könyvelésének mentésekor rögtön felszinkronizálja a program az adatokat. Amennyiben valamilyen technikai okból kifolyólag az RLB programban lekönyveltként látjuk a tételt, a Cashbookban viszont még könyveletlennek, akkor a tétel/tételek kijelölését követően a "Mindent kijelöl" gombra jobb egér gombbal kattintva a program újraszinkronizálást végez.

A táblázatban a lekönyvelt tételek zöld színnel jelennek meg. Ha korábbi tételeket ugyanazzal a bizonylatszám előtaggal könyveltük, amit a pénztárgép törzsben állítottunk be, a korábbi tételek könyveltként fognak megjelenni. Az ablak fejlécében lehetőségünk van leszűkíteni a listát egyetlen pénztárra, időintervallum szerint, illetve könyvelt/könyveletlen státusz alapján.

A táblázatban az adatok összesítve jelennek meg (bevétel, visszáru, sztornó), de a „Forgalmi adatok áfakulcsonkénti megjelenítése” opció bejelölésével megjelennek az áfakulcsonkénti oszlopok is (5 féle gyűjtő). A táblázatban a bevételi adatokon kívül láthatóak a pénzforgalmi adatok és az értékesítéssel nem összefüggő ki- és befizetések.

„Nem könyvelhető” gomb: erre kattintva megadhatjuk, hogy egy pénztári zárás könyvelhető-e, vagy sem. A menüpontba történő belépéskor, vagy letöltés után az az első pénztári zárás lesz kijelölve, melyik még nincs lekönyvelve. A nem könyvelhetőre állított zárásokat nem veszi figyelembe a program, és ha minden zárás le van könyvelve, akkor a lista végére fog ugrani.

A pénztárjelentéseket tartalmazó táblázat alatt található egy státusz mező, ahol tájékozódhatunk a lehetséges okokról, ha lekérdezéskor, vagy feldolgozásnál valamilyen hiba adódik. Ezek a jelentések sárga hátterűek lesznek.

Az ablak jobb szélén megjelenítésre kerül „pénztárszalagként” a napi zárás és a hozzá kapcsolódó pénztárjelentés elméletileg a kinyomtatott formában, ami külön-külön görgethető. FIGYELEM! A különböző pénztárgéptípusok nem egyforma formátumban küldik be a zárószalagok képét, így jelenleg nem minden géptípus által beküldött záró bizonylatot tud megjeleníteni a program. A megjeleníthető záró bizonylatok köre várhatóan bővülni fog! A bizonylatok szélességében is lehet eltérés, így elképzelhető, hogy visszajelzések alapján még módosítanunk kell az ablak elrendezésén (nem állt rendelkezésünkre minden típusú pénztárgépadat a fejlesztéshez).

Az alsó táblázatban láthatjuk a kiválasztott napi záráshoz kapcsolódó könyvelendő számlasorokat:

• Az árbevételt áfakulcsonként (gyűjtőnként)

• A kerekítést előjelhelyesen a megfelelő főkönyvi számra (bevétel vagy kiadás)

• A nem készpénzes bevételek átvezetését.
   

A táblázat alatt három gombot találunk:

• Könyvelés: a kiválasztott zárás kézi könyvelésére szolgál, megnyomásakor a pénztári bevétel rögzítése ablak jelenik meg, kitöltve a napi zárás adataival. A bizonylatszám egyelőre minden esetben a bizonylatszám mezőbe kerül, szükség esetén kézzel kell átmásolni az eredeti bizonylatszám mezőjébe.
  FIGYELEM! Az árbevétel áfaszázalékai a rendeletben meghatározott gyűjtők alapján lesznek párosítva és könyvelve: A – 5%, B – 18%, C – 27%, D – adójegyes, E – adómentes. 

• Csoportos könyvelés: a felső táblázatban a szóköz, insert, *, vagy a „Mindent kijelöl” gombbal kijelölt tételeket tudjuk egyszerre, csoportosan lekönyvelni. 

• Könyvelés módosítása: Ha a felső táblázatban már lekönyvelt (zölddel jelölt) tételt választunk ki, a tétel módosítható ezzel a gombbal.

Amennyiben letöltéskor nem jelenik meg adat, vagy olyan hibaüzenetet kapunk, hogy „Feldolgozás nem sikerült”, akkor valószínűleg hibás az egyik naplóállomány és pillanatnyilag nem dolgozható fel. Ez különösen régebbi pénztárgépek esetén fordulhat elő, mivel azok még régi formátumot használnak az adatszolgáltatáshoz, a NAV pedig csak a legújabb formátumot bocsátotta a fejlesztők rendelkezésére. Ha ilyen adatszolgáltatással találkozunk, megpróbálunk megoldást találni ezek feldolgozására is.