A készpénzes számlákon kívüli számlák (átutalás stb.) rögzítésére szolgál a vevő-szállító naplóban. A feladás menete gyakorlatilag megegyezik az előző fejezetben leírtakkal, csak kibővül a partnerek beazonosítására vonatkozó feladatokkal.

Az első teendő itt is a feladást tartalmazó könyvtár kiválasztása (ugyanabból a fájlból dolgozik ez a menüpont is, mint az előző). A dátumintervallum megadásában az a különbség, hogy tartalmazhat előző vagy következő évre vonatkozó dátumot is. Ennek oka, hogy ebben az esetben is a számla kelte alapján történik a táblázat feltöltése, de a tényleges könyvelés a teljesítés dátuma alapján történik, és elképzelhető olyan számla, amelynek kelte és teljesítési dátuma nem azonos évbe esik. A program természetesen nem engedi a könyvelési évtől eltérő teljesítési dátumú számlák könyvelését, ezeket a megfelelő könyvelési évben kell feladni.

Az alapértelmezett főkönyvi számok ill. munkaszám megadása úgy történik, mint készpénzes számlák esetén, de itt értelemszerűen a pénztár főkönyvi száma helyett a vevő főkönyvi számát kell megadni. Ezt is felajánlja a program a könyvelés beállításai alapján.

Első körben a program az adótörzsszám (adószám első nyolc számjegye) szerint próbálja meg összepárosítani a könyvelendő számlában szereplő partnert a könyvelőprogram partner törzsével. Amennyiben talál egyezést a program, a tétel könyvelhető lesz, és a partner törzset felül fogja írni az átadott név és címadatokkal, amennyiben nem egyezik a kettő. Ha az adótörzsszám alapján történt az azonosítás, és a teljes adószám egyezik, a táblázat adószám oszlopában zöld színnel jelenik meg az adószám. Ha az adótörzsszám egyezik, de a teljes adószám nem (utolsó 3 karakter eltér), az adószám pirosan szerepel a táblázatban, és könyveléskor a törzsben átírásra kerül. Ha a törzsben két azonos adószámmal rendelkező partnert talál a program, választanunk kell, mindaddig nem lesz könyvelhető a tétel.

Ha adószám alapján nem sikerül a beazonosítás, a program először a név, majd a címadatok egyezőségét vizsgálja.

A „Feltöltés” után a készpénzes számlákhoz hasonló táblázatot kapunk: beállítható a számlák könyvelhetősége, és a sárga hátterű oszlopok módosíthatóak. A főkönyvi számok és a munkaszám oszlopon kívül módosítható a partnerkód oszlop is.

A státusz mező ebben az esetben több állapotot vehet fel. A „Könyvelhető” és „Lekönyvelt tétel”-en kívül a „Telj. idő szerint helytelen időszak”, a „Több azonos nevű partner” és a „Partner címe nem egyezik” állapotot is felveheti. Nézzük sorban:

• Könyvelhető: A tétel minden gond nélkül könyvelhető. A partnerkód mező két állapotot vehet fel: vagy egy, már rögzített partner kódját, amelyet sikerült a programnak egyértelműen beazonosítani, vagy a „0” értéket, ami az új partnert jelenti (nem talált hasonló nevűt a partner törzsben).
• Lekönyvelt tétel: A tétel nem választható ki könyvelésre, mert talált egy azonos számlaszámú tételt a program a vevő naplóban. Ekkor a partnerrel már nem foglalkozik a program.
• Telj. idő szerint helytelen időszak: A tétel nem választható ki könyvelésre, mert a teljesítés ideje nem az adott könyvelési évbe esik. Ekkor a partnerrel már nem foglalkozik a program.
• Több azonos nevű partner: Könyvelhető tétel, de a felhasználónak kell kitölteni a partnerkód mezőt, mert a program a partner törzsben több azonos nevű vevőt talált. A partnerkódra állva az F2 segítségével kiválaszthatjuk a megfelelő partnert (erre segítségünkre lehet a partner számlázóprogram szerinti címe, amit a „Partner a számlázóban” fejlécű oszlopban talál meg zárójelben). Ha egy új (harmadik azonos nevű) partnerről van szó, írjuk át a partnerkódot „0”-ra, így harmadikként is felveszi a partner törzsbe a program a vevőt (természetesen rögzíti a partner címét is, hogy később beazonosítható legyen).
• Ezeknél a tételeknél a program a partnerkódot „-1”-el jelöli, és addig nem engedi lekönyvelni a tételeket, amíg a könyvelendő tételek között talál „-1”
• Partner címe nem egyezik: Könyvelhető tétel, de a felhasználónak ellenőrizni kell a partnerkód mezőt, mert a program a partner törzsben ugyan talált egy azonos nevű partnert, de a címe nem egyezik a számlázó programban lévő adatokkal. Ha az összerendelés ennek ellenére helyes volt, nincs teendőnk, de ha egy új partnerről van szó, írjuk át a partnerkódot „0”-ra.

További tudnivalók:

• Ha az ügyfél törzsben nincs bejelölve a pénzforgalmi áfa opció, az áfa értéke minden esetben a teljesítés dátumával fog megegyezni.
• Ha az ügyfél törzsben be lett jelölve a pénzforgalmi áfa opció, akkor minden olyan számlánál üresen marad az áfa esedékessége mező, melyet „pénzforgalmi áfa” opcióval állítottak ki a számlázó programunkkal.
• A számlák könyvelésekor ha sikeres partner beazonosítás történt, a program frissíti a partner törzsben a partnerek adatait a cím adatokkal és az adószámmal. A pénzforgalmi elszámolású számlák áfatartalma a megadott áfa főkönyvi szám helyett a könyvelés beállításaiban megadott technikai számra kerül könyvelésre (ha nincs megadva számlaszám, hibaüzenetet kapunk).

Miért fontos a partnerek azonosítása?

Mint ismeretes, a vevő és a szállító számlákat partnerenként kell értékelni a mérlegben. Ezt a program a partnerkód alapján végzi el, ezért alapvető fontosságú, hogy egyazon vevő számlái azonos partnerkód alapján legyenek lekönyvelve. Természetesen, ha mégis hiba csúszik a feladásba, a tételek ugyanúgy módosíthatóak, mint a kézzel rögzített tételek.