Törzsadatokról általános tudnivalókat a következő linkre kattintva olvashat: Törzsadatok

A vállalkozás számlatükrének kialakítását végezhetjük el. A főkönyvi törzs alapállapotban is fel van töltve, de átalakítható, vagy más vállalkozás már átalakított, átdolgozott számlatükre is átvehető a „Törzsadatok, nyitó tételek átvétele” menüpont segítségével.

A menüpontba belépve egy listát kapunk a felvitt főkönyvi számokról. A listában a nyilakkal mozoghatunk, ENTER-rel vagy a 'Módosítás' gomb megnyomásával megváltoztathatjuk a kiválasztott főkönyvi számhoz tartozó adatokat (magát a számot nem!). Alapállapotban főkönyvi szám szerinti sorrendben láthatjuk a listát. A táblázatban, az oszlop fejlécére kattintva az egérrel tudjuk a lista sorrendjét megváltoztatni – főkönyvi szám, vagy megnevezés szerinti ABC-sorrendbe kerüljenek. A táblázatban kövér betűvel jelennek meg az összesítő főkönyvi számok.

Az 'Export' gombbal tudjuk külső (.RFT kiterjesztésű) fájlba elmenteni az aktuális főkönyvi törzset, illetve az 'Import' gombbal külső forrásból tudunk (ugyancsak .RFT kiterjesztésű) főkönyvi törzs fájlt betölteni. Ezt első sorban azért hoztuk létre a programban, hogy az új hálózatos bérprogramban lévő főkönyvi törzzsel szinkronban tarthassuk a felvitt főkönyvi számokat.
Tehát figyeljünk arra, hogy az itt, újonnan rögzített főkönyvi szám automatikusan nem fog megjelenni az új hálózatos bérszámfejtő programunkban is! 

Az 'Új tétel' gomb megnyomásával vihetünk fel új elemet a listába. Ekkor a következő adatokat kell kitöltenünk:

• Főkönyvi szám (természetesen nem lehet két egyforma, később nem módosítható!)
• Megnevezés (ha szükséges, a megnevezés mező alatt még két idegen nyelven is megadható)
• Idegen nyelv 1, Idegen nyelv 2: a főkönyvi törzset idegen nyelven is kitölthetjük, majd főkönyvi kivonat nyomtatásánál beállíthatjuk (Szűkítés -> Kivonat nyelv kiválasztása)
• Bankszámlaszám: bank típusú főkönyvi szám esetén bankszámlaszám beírható
• SWIFT kód: bank típusú főkönyvi szám esetén tölthető (a bankszámlatörténet feldolgozó használatakor van jelentősége, jelenleg a Revolut bank esetén kötelező kitölteni, REVOLT21 kóddal)
• Adónemkód: a 4-es számlatükörben szereplő főkönyvi számokhoz adónem kódokat tudunk hozzárendelni, melyeket a Cashbook Asszisztens, tételes adófolyószámla egyeztetésekor szeretnénk használni az adott adónemnél.
• Típus: a számla típusa. Lehet vevő, szállító, pénztár, bank, nyitó, záró, egyéb és összesítő:
  • Az összesítő számla: Ha egy főkönyvi számot alábontunk, akkor az alábontott főkönyvi számot összesítőre kell állítani. Ezekre a főkönyvi számokra nem lehet könyvelni, csak az alábontásaira! Ezek szerepe: a főkönyvi kivonatban az alszámlákat csak a törzsben rögzített összesítő számlákra összesíti a program. Ha egy alábontott főkönyvi számot mégse állítunk összesítőre, és arra is könyvelünk, a főkönyvi kivonatban nem történik összesítés, a főkönyvi számok egyenlegei külön-külön látszódnak. (Tudnivalók még a kartonok képernyőre menüpontban.)
  • Vevő, szállító számla: vevő ill. szállító naplóban csak ezekre a számlákra enged könyvelni a program.
  • Pénztár, bank számla: a pénztár ill. a bank naplóban csak ezekre a számlákra enged könyvelni a program. A naplóban minden egyes bankszámlának és pénztárnak külön fut a sorszáma, ezért a tételeket a sorszámok elé írt előtaggal különböztetjük meg. Amennyiben egy pénztár vagy bank főkönyvi számot rögzítjük, a tétel mentésekor a program megkérdezi, mi legyen az előtag, és csak akkor engedi elmenteni a tételt, ha ezt megadtuk. Két egyforma előtagot nem adhatunk meg egy könyvelésen belül! A sorszámozás automatikusan történik, de tétel módosítása vagy törlése esetén az adatok rendezésével korrigálható.

                        Az általunk felvitt törzsben egy bankszámla, egy pénztár és egy valutapénztár található, melyek előtagjai:

3811 Pénztár                            előtag: P1/        Sorszámozás: P1/0000001, P1/0000002 …

      3821 Valutapénztár                  előtag: PV1/     Sorszámozás: PV1/0000001, PV1/0000002 …

3841 Bankszámla                    előtag: B1/       Sorszámozás: B1/0000001, B1/0000002

Ha pl. van még egy bankszámlánk, azt a következőképpen lehet felvinni:

             3842 Bankszámla2                   előtag: B2/       Sorszámozás: B2/0000001, B2/0000002

• • Nyitó: csak egy főkönyvi szám jelölhető be, a „Nyitómérleg számla”.

• • Záró:   két ilyen számla van, a „Zárómérleg számla” és az „Adózott eredmény” számla.
  • Egyéb:Az összes olyan számla, amelyik a többibe nem sorolható.       

• Besorolás: Meg kell adnunk a mérleg és eredménykimutatás elkészítése miatt, hogy az adott főkönyvi számla egyenlegének melyik kimutatásban kell megjelennie: mérleg, eredmény, egyik sem.
• Mérleg sora ha az egyenleg: Ha a mérleget vagy az eredménykimutatást választottuk, folytatnunk kell a paraméterezést: meg kell adnunk külön-külön, hogy a mérleg ill. eredménykimutatás melyik sorában ill. milyen előjellel szerepeljen az adott számla egyenlegének összege követel, ill. tartozik egyenleg esetén. (Az esetek többségében ugyanazt a sort kell kiválasztani ’+’ ill. ’-’ előjellel, de bizonyos számlák az egyenlegüktől függően kerülnek a követelések ill. a kötelezettségek közé.)

Ha módosítani szeretnénk egy főkönyvi számot (a számot kivéve minden adatot meg lehet változtatni), azt a 'Módosítás' gomb megnyomása után tehetjük meg. Ha a beírt ill. módosított adatokat el szeretnénk menteni, nyomjuk meg a 'Mentés' gombot, ha nem, nyomjuk meg a 'Mégsem' gombot és visszaáll az eredeti állapot.

A 'Törlés' gombbal törölhetünk egy főkönyvi számot. A nyomtató ikont tartalmazó nyomógomb segítségével tudjuk a számlatükröt kinyomtatni, a képernyőn látható sorrendben.

Figyelem! Gondoljuk meg, mit viszünk fel, mert a későbbiekben a főkönyvi számok törlése problémákkal járhat!

(2016-tól megváltozott a mérleg és eredménykimutatás sémája. E-miatt a főkönyvi törzs kezelése menüpontban a 2014-es évig a korábbi mérleg és eredménykimutatás séma szerint lehet beállítani a főkönyvi számokat. 2016-ban az új séma szerint. A 2015-ös könyvelési évben viszont mindkét séma szerint be lehet (és be kell) állítani a főkönyvi törzset annak érdekében, hogy 2016-ban a program fel tudja tölteni a mérleget és eredménykimutatást a 2015-ös adatokkal. A mérlegsémában jelentősebb változás annyiban történt, hogy több sorból ki kell emelni a jelentős tulajdonrésszel rendelkező vállalkozásokkal kapcsolatos adatokat külön sorba. Az eredménykimutatásban viszont jelentős változás, hogy megszűnt a rendkívüli bevételek/kiadások/eredmény kategória, az ide tartozó főkönyvi számokat más sorokba kell besorolni, valamint az osztalék kikerült az eredménykimutatásból. Ennek megfelelően a mérlegben a „Mérleg szerinti eredmény” sor „Adózott eredményre” változott. A vállalkozások számlatükrének törvény szerinti módosítása a vállalkozás, a módosított számlatükör rögzítése és beállítása a programban a felhasználó feladata! A program konvertálja az új sémának megfelelően a beállításokat, ez a főkönyvi számok kb. 90-95%-ban megoldható, de ellenőrizni szükséges, és szükség esetén módosítani. A rendkívüli bevételek és kiadások beállításait viszont mindenképpen be kell állítani, illetve 2016-ban meg kell változtatni az ezzel kapcsolatos főkönyvi számokat. Célszerű a 2015-ös évben beállítani a törzset a 2016-os séma szerint és csak utána átvenni 2016-ra a főkönyvi törzset és a könyvelés beállításait! A 2015-ös könyvelési évben lehetőségünk van a 2015-ös beállítás főkönyvi számlánkénti konvertálására is a 2016-os sémára, amennyiben ez lehetséges, ami új főkönyvi szám felvitelénél jól használható.)

Devizában történő könyvelés esetén a főkönyvi törzs kezelésében található a „Devizanem” mező, ami csak a devizásként rögzített ügyfeleknél jelenik meg. A devizás pénztár és bankszámláknál kötelező csak kitölteni. Adatrögzítés közben csak az itt megadott devizanemben könyvelhetünk ezekre a számlákra. A többi számlatípusnál nem kell kitölteni ezt a mezőt, viszont tartsuk szem előtt a következőt: ha egy számlára többféle devizanemben könyvelünk, akkor természetesen sem a főkönyvi kivonatban, sem az automatikus zárásban, sem a nyitásban nem fogja a deviza értékeket feltüntetni a program. Tehát az olyan számlákat, amelyeknél feltétlenül szükséges a devizanemenkénti nyilvántartás, alá kell bontani annyi számlára, ahány devizanemet használunk (Pl.: vevők, szállítók).